Tuyển dụng Operations Supervisor (Logistics Supervisor) tại Hồ Chí Minh

1. TỔNG QUAN VỊ TRÍ / POSITION OVERVIEW

Vị trí Operations Supervisor tại Soleil Transportation chịu trách nhiệm quản lý, giám sát toàn b quy trình vận hành xuất nhập khẩu (Đường biển, Đường hàng không, Kho vận, 3PL); điều phối công việc của đội ngũ vận hành; trực tiếp giải quyết các sự cố phát sinh phức tạp về chứng từ, hải quan và các bên liên quan; đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa lợi nhuận

(Profit/Loss) cho từng tuyến hàng.

The Operations Supervisor at Soleil Transportation is responsible for managing and supervising the end-to-end import-export operational processes (Sea, Air, Warehousing, 3PL); coordinating daily tasks of the operations team; directly resolving complex documentation, customs, and vendor-related issues; while ensuring service quality and optimizing Profit/Loss performance for all trade lanes.

2. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / KEY RESPONSIBILITIES

2.1. Quản lý & Điều phối Vận hành Lô hàng / Operational Supervision & Coordination

● Tiếp nhận Shipping Request (S/R) từ Khách hàng; phân công và giám sát đội ngũ vận hành liên hệ Carrier/FWD thu xếp booking phù hợp.

● Chỉ đạo và kiểm duyệt việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, Manifest, C/O, Fumigation Cert, Insurance Cert...).

● Giám sát việc gửi SI (Shipping Instruction) & SOLAS VGM cho Hãng tàu/FWD để phát hành MBL, HBL đúng tiến độ và chính xác.

● Kiểm soát việc gửi Pre-alert cho đại lý tại điểm đến (Destination Agent) và theo dõi Proof of Delivery (POD) đối với các lô hàng trọng điểm.

● Receive Shipping Requests (S/R) from Customers; assign and supervise team members in contacting Carriers/Forwarders for booking arrangements.

● Oversee and verify import/export documentation preparations (Invoice, Packing List, Manifest, C/O, Fumigation Cert, Insurance Cert, etc.).

● Supervise the submission of S/I & SOLAS VGM to Carriers/Forwarders for timely and accurate issuance of MBL and HBL.

● Control pre-alert distributions to destination agents and track Proof of Delivery (POD) for key shipments.

2.2. Xử lý Sự cố & Quản lý Chi phí / Dispute Resolution & Financial Control

● Chủ động xử lý tất cả các vấn đề phát sinh phức tạp về B/L (tu chỉnh B/L, sửa đổi chứng từ, phát hành lại B/L), thủ tục hải quan, lưu kho bãi (Dem/Det), kiểm dịch hoặc tranh chấp với hãng tàu/khách hàng.

● Quản lý và kiểm duyệt nhập liệu giá mua/bán (Buying/Selling rate), đảm bảo tính chính xác và hoàn tất báo cáo Lãi/Lỗ (Profit/Loss report).

● Đánh giá hiệu quả làm việc của các đối tác vận tải, hãng tàu, đại lý để tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.

● Directly resolve complex operational issues regarding B/L (corrections, amendments, re-issuance), customs clearance, Demurrage/Detention, inspections, or disputes with carriers/customers.

● Oversee buying/selling rate entries, ensure data accuracy, and approve final Profit/Loss (P/L) reports.

● Evaluate vendor performance (carriers, truckers, agents) to optimize operational costs and service delivery.

2.3. Quản lý Đội ngũ & Báo cáo / Team Leadership & Reporting

● Phân công công việc, đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên vận hành (Ops Staff / Senior Ops).

● Xây dựng, cải tiến quy trình vận hành chuẩn (SOP) nhằm tăng năng suất và giảm thiểu rủi ro vận hành.

● Thực hiện các báo cáo định kỳ và hoàn thành các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Quản lý trực tiếp hoặc Ban Giám đốc.

● Assign tasks, train, and mentor Operations Staff and Senior Operations specialists.

● Develop and continuously improve Standard Operating Procedures (SOPs) to boost efficiency and mitigate operational risks.

● Submit regular management reports and execute additional assignments delegated by direct managers or executive leadership.

● Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Kinh tế ngoại thương, Logistics, Hải quan hoặc các ngành liên quan.

● Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu, Freight Forwarding, làm chứng từ hàng tàu/fwd và có kinh nghiệm ở vị trí quản lý/giám sát/trưởng nhóm.

● Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và làm việc thành thạo (Fluently in English), đặc biệt là tiếng Anh thương mại & chứng từ logistics.

● Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel); am hiểu sâu sắc qu

Yêu cầu công việc

● Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Kinh tế ngoại thương, Logistics, Hải quan hoặc các ngành liên quan.

● Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu, Freight Forwarding, làm chứng từ hàng tàu/fwd và có kinh nghiệm ở vị trí quản lý/giám sát/trưởng nhóm.

● Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và làm việc thành thạo (Fluently in English), đặc biệt là tiếng Anh thương mại & chứng từ logistics.

● Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel); am hiểu sâu sắc quy trình chứng từ, vận tải đường biển/hàng không, thủ tục hải quan và dịch vụ 3PL.

● Kỹ năng mềm: Khả năng lãnh đạo, tư duy giải quyết vấn đề (troubleshooting) xuất sắc, kỹ năng thương lượng, chịu được áp lực cao và có tinh thần trách nhiệm cao.

● Education: Bachelor's degree in Foreign Trade, Logistics, Import-Export, Economics, or Customs.

● Experience: At least 3 years of experience in Import-Export, Freight Forwarding, or shipping documentation, with proven experience in a supervisory/leadership capacity.

● Language Proficiency: Fluency in English (speaking, writing, and professional documentation).

● Technical Skills: Proficient in MS Office (especially Excel); deep understanding of documentation, sea/air freight, customs clearance, and 3PL services.

● Soft Skills: Strong leadership, exceptional troubleshooting abilities, negotiation skills, ability to thrive under high pressure, and high sense of responsibility.

Thứ 2 – Thứ 6 (8h00 - 17h00), Thứ 7 (8h00 - 12h00, làm việc tại nhà / Work From Home)

Quyền lợi

• Thưởng: ● Các khoản phụ cấp, trợ cấp và thưởng hấp dẫn theo chính sách công ty.
  ● Allowances, stipends, and performance bonuses as per company policies.
• Chăm sóc sức khoẻ: ● Tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động.
  ● Full social, health, and unemployment insurance coverage.
• Nghỉ phép có lương: ● 12 ngày phép năm.
  ● 12 annual leave days.
• Khác: ● 18.000.000 – 26.000.000 VNĐ/tháng (Gross - Thỏa thuận theo năng lực) / Month (Gross - Negotiable based on experience).
  ● Thử việc 2 tháng, hưởng 85% lương.
  ● 2-month probation at 85% salary.
  ● Xét tăng lương định kỳ 1 l