Tuyển dụng Nhân Viên Admin (Xử Lý Hồ Sơ) tại Hà Nội

• Quản lý Hồ sơ, Hợp đồng & Dữ liệu Mặt bằng: Tiếp nhận & Lưu trữ hồ sơ bản cứng & bản mềm liên quan đến mặt bằng (Hợp đồng thuê, giấy tờ pháp lý/sổ đỏ, bản vẽ, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý, thỏa thuận bổ sung...).
• Theo dõi hạn Hợp đồng: Cập nhật, theo dõi lịch thanh toán tiền thuê, hạn hợp đồng thuê, thông báo tăng/giảm giá thuê, thời hạn đặt cọc để chủ động cảnh báo gia hạn hoặc thanh lý.
• Cập nhật Master List: Quản lý và cập nhật liên tục danh sách dữ liệu mặt bằng (tình trạng tìm kiếm, ký kết, đặt cọc, sửa chữa, khai trương, gia hạn...).
• Theo dõi Thủ tục, Luân chuyển Giấy tờ & Thanh toán: Trình ký & Luân chuyển các Tờ trình, Hợp đồng thuê, Thỏa thuận đặt cọc với Ban Giám đốc và các Phòng/Ban liên quan (Pháp chế, Kế toán...).
• Thủ tục Thanh toán: Soạn thảo và tập hợp chứng từ thanh toán tiền cọc, tiền thuê mặt bằng hàng tháng/quý, chi phí môi giới, chi phí thủ tục pháp lý... chuyển Kế toán xử lý đúng hạn.
• Đầu mối liên hệ thủ tục: Phối hợp với Chủ nhà và Pháp chế công ty để thu thập, bổ sung các giấy tờ pháp lý cần thiết cho mặt bằng.
• Hỗ trợ Hành chính & Báo cáo: Soạn thảo các công văn, thông báo, biên bản làm việc, thông báo đơn phương/chấm dứt hợp đồng, gia hạn hợp đồng theo mẫu hoặc chỉ đạo của Trưởng phòng.
• Tổ chức cuộc họp: Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản các cuộc họp nội bộ phòng hoặc làm việc với đối tác/chủ nhà khi cần.
• Báo cáo định kỳ: Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo tuần/tháng/quý về tiến độ phát triển mặt bằng, chi phí mặt bằng, danh sách hồ sơ tồn đọng/chờ xử lý.

Yêu cầu công việc

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học trở lên các chuyên ngành Hành chính, Văn thư, Kế toán, Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin dự án, Admin chuỗi bán lẻ, Admin bất động sản hoặc Admin phòng Phát triển Mặt bằng/Xây dựng.
• Kỹ năng chuyên môn: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Google Docs/Sheets, Google Drive).
• Hiểu biết cơ bản về quy trình luân chuyển chứng từ, hợp đồng kinh tế/hợp đồng thuê nhà.
• Kỹ năng mềm & Tố chất: Cẩn thận, chi tiết, ngăn nắp, có năng lực quản lý lượng hồ sơ lớn mà không thất lạc.
• Kỹ năng theo dõi công việc (Follow-up): Chủ động nhắc nhở deadline và bám sát tiến độ xử lý hồ sơ/thanh toán.
• Kỹ năng giao tiếp & Phối hợp: Giao tiếp tốt với Chủ nhà, làm việc hiệu quả với Kế toán, Pháp chế và Ban Quản lý.

Quyền lợi được hưởng

• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Luật Lao động.
• Thưởng lễ, tết, tháng lương 13, thưởng theo hiệu quả mở điểm/phát triển hệ thống.
• Chế độ nghỉ phép năm, du lịch/teambuilding.
• Môi trường năng động, cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Admin/Kế hoạch.