Coordinator, Transactional Finance (US Time Shift 3:30PM - 11:30PM)

GENERAL PURPOSE OF THE POSITION/MỤC ĐÍCH CHUNG CỦA VỊ TRÍ:

The Transactional Finance position is an entry-level role primarily supporting Accounts Payable (AP), with daily responsibilities focused on scanning and submitting invoices in Aestiva. Training and guidance will be provided. As skills develop and business needs evolve, the role may expand to assisting with AP inquiries, providing Accounts Receivable (AR) support, and preparing month-end reconciliations for both AP and AR. The position requires attention to detail, organized records, a willingness to learn, and effective communication.

Vị trí Tài chính Giao dịch là vai trò chủ yếu hỗ trợ bộ phận Thanh toán (AP), với các công việc hàng ngày tập trung vào việc quét mã và gửi hóa đơn trong Aestiva. Sẽ có hướng dẫn và đào tạo. Khi kỹ năng được phát triển và nhu cầu kinh doanh thay đổi, vai trò này có thể mở rộng để hỗ trợ giải đáp các thắc mắc về AP, cung cấp hỗ trợ Công nợ phải thu (AR), và chuẩn bị đối chiếu cuối tháng cho cả AP và AR. Vị trí này yêu cầu chú ý đến chi tiết, sắp xếp hồ sơ gọn gàng, sẵn sàng học hỏi và khả năng giao tiếp hiệu quả.

Perform the following duties with training and guidance from the supervisor and AP and AR teams

AP activities take priority; additional responsibilities are assigned as training progresses and according to business needs.

Thực hiện các nhiệm vụ sau với sự hướng dẫn và đào tạo từ người giám sát cũng như các đội AP và AR. Các hoạt động của AP sẽ được ưu tiên; những trách nhiệm bổ sung sẽ được giao khi quá trình đào tạo tiến triển và theo nhu cầu kinh doanh.

RESPONSIBILITIES AND DUTIES/ NHIỆM VỤ:

Comply with SPI policies and procedures.

Tuân thủ các chính sách và quy trình của SPI.

Promote and comply with environmental policies. Comply with the policies for Health and Safety at Work and any other applicable instruction.

Thúc đẩy và tuân thủ các chính sách môi trường. Tuân thủ Chính sách về Sức khỏe và An toàn tại nơi làm việc và mọi hướng dẫn hiện hành khác.

Primary Accounts Payable Support.

Hỗ trợ thanh toán chính.

Scan, upload, and submit invoices in Aestiva accurately and on time as the primary daily responsibility.

Quét, tải lên và nộp hóa đơn trong Aestiva một cách chính xác và đúng hạn là trách nhiệm hàng ngày chính.

Check invoice images and supporting documents for completeness and readability; flag missing information, potential duplicates, and discrepancies for AP review.

Kiểm tra hình ảnh hóa đơn và tài liệu phụ trợ xem có đầy đủ và dễ đọc không; đánh dấu thông tin thiếu, khả năng trùng lặp và bất thường để bộ phận thanh toán xem xét.

Maintain organized invoice records and supporting documentation in accordance with established procedures.

Giữ hồ sơ hóa đơn và các tài liệu liên quan gọn gàng theo đúng quy trình đã thiết lập.

As assigned, assist with AP inquiries from vendors and internal teams by researching invoice status, gathering supporting information, and escalating unresolved questions to the appropriate AP team member.

Theo phân công, hỗ trợ các câu hỏi về AP từ nhà cung cấp và các nhóm nội bộ bằng cách tìm hiểu tình trạng hóa đơn, thu thập thông tin hỗ trợ và chuyển những câu hỏi chưa giải quyết được cho thành viên AP phù hợp.

Respond to vendor emails regarding overdue invoices listed on vendor statements; check invoice status and coordinate with the AP team to resolve questions or discrepancies.

Trả lời email của nhà cung cấp về các hóa đơn quá hạn được liệt kê trên bảng sao kê của nhà cung cấp; kiểm tra trạng thái hóa đơn và phối hợp với đội AP để giải quyết các câu hỏi hoặc sai sót.

Check and provide the solution for E10 improvement.

Kiểm tra và đưa ra giải pháp cải tiến E10.

Post cash receipts in ERP using bank details and customer remittance information, following established procedures; identify and escalate unmatched payments or posting discrepancias

Ghi nhận các khoản thu tiền mặt trong ERP bằng thông tin ngân hàng và thông tin chuyển tiền của khách hàng, theo các quy trình đã thiết lập; xác định và báo cáo các khoản thanh toán không khớp hoặc sai sót khi ghi sổ.

Assist in identifying causes of past due invoices by reviewing account activity, payment information, and supporting documents, and coordinating with the AR team and relevant contacts.

Hỗ trợ xác định nguyên nhân của các hóa đơn quá hạn bằng cách xem xét hoạt động tài khoản, thông tin thanh toán và tài liệu hỗ trợ, đồng thời phối hợp với nhóm AR và các liên hệ có liên quan

Add clear, timely comments to the AR aging file documenting reasons for overdue balances, follow-up status, and agreed next steps.

Thêm các bình luận rõ ràng, kịp thời vào tệp AR aging để ghi lại lý do số dư quá hạn, tình trạng theo dõi và các bước tiếp theo đã thỏa thuận.

With training and guidance, prepare assigned month-end AR and AP reconciliations, including supporting schedules and comparisons to general ledger balances, for review.

Với sự hướng dẫn và đào tạo, chuẩn bị các bảng đối chiếu công nợ phải thu và phải trả cuối tháng được phân công, bao gồm các bảng phụ trợ và so sánh với số dư sổ cái, để xem xét

Assist the AP and AR teams in investigating reconciling differences, documenting findings, and following up on outstanding items.

Hỗ trợ các nhóm AP và AR trong việc điều tra các khác biệt khi giao dịch, ghi chép kết quả và theo dõi các mục còn tồn đọng.

Follow company policies, confidentiality requirements, and internal controls; complete required training and perform other related duties as assigned by the manager.

Tuân thủ các chính sách của công ty, yêu cầu bảo mật và các kiểm soát nội bộ; hoàn thành các khóa đào tạo bắt buộc và thực hiện các công việc liên quan khác theo phân công của quản lý.

Other duties as assigned by Department Manager /Supervisor.

Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận, Giám sát.

13th Payment + Yearly Bonus

Yêu cầu công việc

• Bachelor’s degree in finance, accounting or related fields is required. Bằng Cử nhân chuyên ngành tài chính, kế toán, hoặc các ngành liên quan.
• No prior professional experience is required. Fresh graduate and entry-level candidates are welcome to apply. Không yêu cầu kinh nghiệm làm việc trước đây. Chúng tôi hoan nghênh các ứng viên mới tốt nghiệp và ở cấp độ mới vào nghề nộp đơn.
• Relevant internships, coursework, and administrative experience are an advantage but not required. Kinh nghiệm thực tập, các khóa học, kinh nghiệm hành chính là điểm cộng nhưng không bắt buộc.
• Ability to speak, read, and write in English. Có khả năng nói, đọc, viết tiếng Anh.
• Working time: 3:30PM - 11:30PM

Quyền lợi

• Thưởng:

  13th Payment + Yearly Bonus

• Đào tạo: Training and guidance will be provided.
• Căn-tin:

  Free Snack for Dinner