Chuyên Viên Hành Chính - Lương Upto 14 Triệu Gross - Đi Làm Ngay

Chức năng vị trí

• Đảm bảo công tác hành chính, văn thư – lưu trữ, quản lý tài sản – cơ sở vật chất của Công ty vận hành thông suốt;
• Giám sát chất lượng phục vụ khách hàng tại hệ thống CHXD/đại lý.

I. CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1. Tiếp nhận công văn đến – đi và xử lý theo quy trình; sắp xếp, lập sổ theo dõi, lưu trữ hồ sơ (GPKD, PCCC, công văn...).
2. Lưu trữ, bảo quản con dấu, văn bản, hồ sơ, tài liệu khác của Công ty.
3. Theo dõi hồ sơ liên quan đến GPXD, PCCC, công văn và các hồ sơ hành chính.

II. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH – PHÁP LÝ – CƠ SỞ VẬT CHẤT

1. Quản lý tài sản, trang thiết bị, đồng phục, công cụ – dụng cụ và cơ sở vật chất văn phòng.
2. Thanh toán chi phí văn phòng, CHXD, các khu vực cố định/phát sinh hàng tháng.
3. Theo dõi thời hạn hiệu lực và thực hiện các giấy phép KD, bảo hiểm/ kiểm định của các CHXD, hồ sơ pháp lý và các hợp đồng dịch vụ liên quan.
4. Quản lý, điều phối xe con văn phòng (phối hợp Lái xe con); theo dõi, kiểm tra chi phí sử dụng xe hàng tháng.
5. Tổ chức sự kiện nội bộ, lễ tân, khánh tiết; đón tiếp, hướng dẫn khách; chuẩn bị phòng họp, phòng làm việc.
6. Số hóa các báo cáo hành chính định kỳ của Phòng (chấm công, tuyển dụng, đào tạo...) lên hệ thống online, hướng tới 100% báo cáo thực hiện online.
7. Phối hợp Nhân viên IT nhập liệu, cập nhật dữ liệu hành chính – nhân sự lên Dashboard báo cáo KPI theo quy trình được ban hành.

III. GIÁM SÁT CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ TẠI CHXD/ĐẠI LÝ

Giám sát, nhắc nhở các cửa hàng/đại lý về thái độ và chất lượng phục vụ của nhân viên bán hàng, đảm bảo không quá 2 lần phàn nàn về bán hàng trong kỳ đánh giá.

IV. CÔNG TÁC KHÁC

Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng HCNS.

V. Trách nhiệm và quyền hạn

• Chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, văn bản, giấy tờ và tài sản, cơ sở vật chất của Công ty Đề xuất, kiến nghị vấn đề vướng mắc thuộc trách nhiệm của mình
• Chịu trách nhiệm về tiến độ số hóa báo cáo hành chính và hỗ trợ vận hành Dashboard KPI Được quyền yêu cầu các cửa hàng/đại lý phối hợp cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng
• Chịu trách nhiệm bảo mật tuyệt đối thông tin theo quy định.

Yêu cầu ứng viên

• Bằng cấp, chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc liên quan Chứng chỉ Tin học văn phòng
• Kiến thức cần thiết Hiểu biết về nghiệp vụ hành chính văn phòng, quản lý tài sản; hiểu biết cơ bản về công cụ báo cáo online
• Kỹ năng cần thiết Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc Kỹ năng giải quyết tình huống Kỹ năng làm việc nhóm
• Kinh nghiệm Từ 02 năm trở lên ở vị trí Chuyên viên Hành chính
• Độ tuổi, sức khỏe Nam/nữ 24 – 35 tuổi
• Phẩm chất và thái độ Phẩm chất: Thái độ sống tích cực; Tôn trọng lợi ích của Công ty; Tỉ mỉ, cẩn thận. Thái độ: Tuân thủ mệnh lệnh cấp trên; Chủ động trong công việc; Trung thực; Tinh thần hợp tác; Học hỏi và phát triển; Động lực làm việc.
• Yêu cầu khác Ưu tiên kinh nghiệm tại công ty kinh doanh xăng dầu; có khả năng đi công tác khi cần

Quyền lợi được hưởng

• Lương cạnh tranh, thưởng theo hiệu quả công việc
• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định pháp luật
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định
• Được đào tạo, phát triển năng lực theo lộ trình của Công ty