Tuyển dụng Trợ lý Kinh doanh Agency tại Hồ Chí Minh

• Phạm vi công việc (Scope of Work)
• 1. Sale Admin – Báo giá, hợp đồng & chứng từ (40%)
• Soạn báo giá, CE theo brief của Account; kiểm tra đơn giá, công thức, VAT trước khi trình Giám đốc Kinh doanh duyệt.
• Thu thập và tổng hợp tối thiểu 3 báo giá nhà cung cấp cho mỗi deal, phối hợp với Sản xuất và Mua hàng.
• Soạn thảo hợp đồng, phụ lục phát sinh, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán theo mẫu của IDM và của khách hàng.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực và giấy tờ cho hồ sơ dự thầu.
• Lưu trữ, đánh số và quản lý hồ sơ từng deal trên hệ thống chung.
• 2. Business Account – Hỗ trợ khách hàng & dự án (35%)
• Tiếp nhận, ghi nhận brief và yêu cầu từ khách hàng; chuyển đúng đầu mối nội bộ.
• Theo dõi tiến độ dự án, nhắc hạn deliverable và mốc nghiệm thu với các bộ phận.
• Ghi nhận mọi phát sinh phạm vi và báo ngay cho Account để định giá, chuyển thành phụ lục.
• Soạn email, công văn, biên bản họp với khách hàng; tham gia họp và ghi biên bản khi được yêu cầu.
• Giữ liên lạc hằng ngày với đầu mối phòng ban mua sắm, kế toán của khách hàng (DNNN, tập đoàn lớn).
• 3. Báo cáo, công nợ & điều phối nội bộ (25%)
• Cập nhật pipeline, trạng thái báo giá – hợp đồng – nghiệm thu – thanh toán hằng tuần.
• Theo dõi công nợ phải thu; phối hợp Kế toán đối soát và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Lập báo cáo doanh thu, biên, công nợ hằng tuần/tháng cho Giám đốc Kinh doanh.
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, công tác Hà Nội – TP.HCM cho Giám đốc Kinh doanh.

Yêu cầu công việc

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Marketing, Truyền thông hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm ở vị trí Sale Admin, Sales Coordinator, Business Account hoặc Account Executive.
• Ngành: ưu tiên Agency truyền thông, sự kiện, sản xuất hoặc dịch vụ B2B.
• Khách hàng ưu tiên: Đã hỗ trợ account DNNN, tập đoàn lớn (hàng không, năng lượng, ngân hàng).
• Chứng từ – thương mại: Đã trực tiếp soạn báo giá, hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán.
• Đấu thầu: Đã hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ dự thầu là lợi thế.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc – viết email và văn bản thương mại.
• Khả năng nhận việc: Sẵn sàng đi làm ngay hoặc trong vòng 1–2 tuần.
• Thái độ: Trung thực, cẩn trọng, bảo mật thông tin khách hàng, giá và hồ sơ thầu; chủ động, học nhanh.
• Áp lực công việc: Chịu được áp lực deadline và nhiều cấp duyệt; sẵn sàng làm ngoài giờ khi dự án hoặc hồ sơ thầu cần.
• Tiêu chuẩn diện mạo: Trang phục chỉnh tề, tác phong chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng DNNN.

Quyền lợi được hưởng

• Được hưởng đầy đủ BHXH, BHYT và BHTN theo luật Lao động hiện hành.
• Thưởng lễ Tết theo quy định của công ty.
• Tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản trị cấp cao.
• Du lịch hàng năm, Team building cao cấp và các hoạt động văn hóa nội bộ phong phú.