Tuyển dụng Thư ký Hành chính

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Quản lý hồ sơ, lưu trữ dữ liệu

• Sắp xếp, và lưu trữ hồ sơ (hard copy), dữ liệu (soft copy) trên NovaGen
• Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật  và tra soát.

2. Triển khai chủ trương - Quy trình, Quy định

• Sắp xếp và điều phối lịch họp, lịch công tác
• Thay mặt/Đại diện ban lãnh đạo tham dự, điều phối lịch (có sự phân công, UQ)

3. Tổng hợp, báo cáo

• Lập file báo cáo và theo dõi (Nhật ký công việc - Công việc cần thực hiện - Tiến độ thực hiện)

4. Kiểm soát hồ sơ, soạn thảo văn bản

• Kiểm soát hồ sơ trình ký đúng hình thức và đầy đủ theo AM và quy trình
• Lập và quản lý file theo dõi "trình ký hồ sơ" đảm bảo ký đúng hạn và ghi nhận bàn giao

5. Công tác hành chính

• Lập và theo dõi các hồ sơ thanh toán chi phí
• Lập và quản lý Ngân sách hoạt động (nếu có)
• 6. Đối nội - Đối ngoại
• Thực hiện công tác ngoại giao (tặng quà, hậu cần tiếp khách, hội họp,..)
• 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên
• II. YÊU CẦU
• CÔNG VIỆC

Trình độ

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan)…

Chứng chỉ nghề nghiệp

Chứng chỉ đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ thư ký văn phòng (ưu tiên)

Kinh nghiệm chuyên môn

Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

Kỹ năng

• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
• Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
• Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt
• Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

Các yêu cầu khác

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
• Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự.