Tuyển dụng Thư Ký Ban Quản Lý Dự Án tại Khánh Hòa

2.1. Quản lý hành chính Ban QLDA

- Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch kiểm tra hiện trường, lịch nghiệm thu và các cuộc làm việc của Ban QLDA.

- Chuẩn bị phòng họp, chương trình, danh sách thành phần, tài liệu và thông báo họp.

- Tiếp nhận điện thoại, email, công văn và thông tin đến Ban QLDA; phân loại và chuyển đúng người xử lý.

2.2. Quản lý hồ sơ và Document Control

- Duy trì Document Register/Submittal Register và cập nhật tình trạng hồ sơ.

- Theo dõi mã hồ sơ, số hiệu, revision, ngày trình, ngày phản hồi, trạng thái và nơi lưu trữ.

- Quản lý phát hành/tiếp nhận công văn, transmittal, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ quản lý dự án theo quy trình được phê duyệt.

- Kiểm soát việc sử dụng đúng phiên bản tài liệu; cảnh báo khi có hồ sơ superseded/obsolete.

- Lưu trữ hồ sơ điện tử và bản cứng theo hệ thống thư mục/mã tài liệu của dự án, bảo đảm truy xuất nhanh.

- Ghi chép và phát hành Meeting Minutes/biên bản họp đúng thời hạn.

- Lập Action Tracker/Action List: nội dung, người phụ trách, thời hạn, trạng thái, bằng chứng hoàn thành.

- Theo dõi và nhắc việc các bên; tổng hợp các action quá hạn để báo cáo Trưởng Ban QLDA.

2.3. Theo dõi hồ sơ kỹ thuật và nghiệm thu

- Theo dõi tình trạng trình duyệt Method Statement, ITP, Shop Drawing, Material Submittal, MIR, WIR/IR, RFI, NCR, SOR và hồ sơ hoàn công.

- Phối hợp QA/QC, Kế hoạch – Tiến độ, QS và kỹ thuật để cập nhật các hồ sơ còn thiếu hoặc chờ phản hồi.

- Chuẩn bị danh sách hồ sơ phục vụ các đợt kiểm tra, nghiệm thu và họp giao ban.

2.4. Công văn và giao tiếp dự án

- Soạn thảo theo mẫu các công văn, thông báo, thư mời họp, thư xác nhận và phiếu chuyển hồ sơ theo chỉ đạo.

- Theo dõi công văn đến/đi, hạn phản hồi và tình trạng xử lý.

- Phối hợp việc trình ký, phát hành và xác nhận đã nhận của các bên liên quan.

2.5. Hỗ trợ báo cáo Chủ đầu tư

- Tổng hợp báo cáo hành chính dự án theo ngày/tuần/tháng theo yêu cầu.

- Cập nhật danh mục hồ sơ tồn đọng, hồ sơ quá hạn, vấn đề cần quyết định và lịch công việc sắp tới.

- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo tiến độ, chất lượng, HSE và tình hình thực hiện hợp đồng khi được phân công.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp từ Cao đẳng các chuyên ngành Xây dựng, Quản trị, Kinh tế xây dựng hoặc chuyên ngành liên quan.
• Có từ 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký dự án, Document Controller hoặc tương đương, ưu tiên lĩnh vực xây dựng.
• Có kiến thức cơ bản về quản lý hồ sơ, công văn, bản vẽ và hồ sơ nghiệm thu dự án.
• Thành thạo Word, Excel; có khả năng lập và theo dõi các bảng Document Register, Action Tracker.
• Kỹ năng tổng hợp, soạn thảo văn bản, lập biên bản và theo dõi tiến độ công việc tốt.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chủ động, có khả năng phối hợp với nhiều bên.

Quyền lợi được hưởng

• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Ngoài BHXH, BHYT, BHTNLĐ, được tham gia thêm bảo hiểm 24h.
• Tham gia hoạt động Team Building hàng năm.
• Đánh giá và thưởng hiệu quả công việc theo KPI hàng tháng.
• Phụ cấp tiền ăn trưa: 730.000 đồng/tháng.
• Thưởng các dịp Lễ, Tết, sinh nhật và các chương trình khác của Công ty.
• Thưởng Lương tháng 13.
• Các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép và chế độ khác theo đúng quy định của pháp luật lao động.
• Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, nhiệt huyết, có cơ hội học hỏi và phát triển.