Tuyển dụng Sale Admin - Trợ Lý Kinh Doanh - HCM tại Hồ Chí Minh

A. Hỗ trợ hoạt động Kinh doanh

• Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các yêu cầu từ khách hàng và đội ngũ Sales.
• Soạn thảo báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản và các tài liệu liên quan.
• Nhập và cập nhật thông tin khách hàng, đơn hàng, doanh số và tình trạng giao hàng trên hệ thống.
• Theo dõi tiến độ đơn hàng từ khi tiếp nhận PO/đơn đặt hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
• Chuẩn bị báo cáo doanh số, đơn hàng, công nợ và tình trạng thực hiện đơn hàng theo yêu cầu.
• Sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp và hỗ trợ các công việc hành chính cho bộ phận Kinh doanh.
• Làm đầu mối trao đổi thông tin giữa Sales và các phòng ban liên quan.

B. Theo dõi và điều phối Logistics

• Tiếp nhận và kiểm tra các điều kiện giao hàng trên PO/hợp đồng: địa điểm giao hàng, thời gian giao, phương thức vận chuyển, người nhận, yêu cầu về phương tiện và chứng từ.
• Phối hợp với Kho, Logistics và đơn vị vận chuyển để lên kế hoạch giao hàng.
• Theo dõi tình trạng vận chuyển và cập nhật tiến độ giao hàng cho Sales/khách hàng.
• Kiểm tra các thông tin liên quan đến vận chuyển: số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói, pallet/thùng hàng, phương tiện giao nhận và thời gian dự kiến.
• Theo dõi các yêu cầu đặc biệt của khách hàng về giao nhận, bao gồm khung giờ giao hàng, quy định vào kho, đăng ký xe/tài xế, yêu cầu bốc dỡ hoặc các chứng từ cần thiết.
• Phối hợp xử lý các trường hợp giao hàng trễ, giao thiếu, sai địa điểm, sai chứng từ hoặc phát sinh trong quá trình vận chuyển.
• Kiểm tra và tập hợp chứng từ giao hàng: Delivery Order, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận, POD và các chứng từ liên quan.
• Theo dõi và tổng hợp chi phí logistics phát sinh theo từng đơn hàng khi được yêu cầu.
• Đối chiếu thông tin giao nhận với Sales, Kho, Logistics và Kế toán để đảm bảo dữ liệu chính xác.

C. Quản lý chứng từ và dữ liệu

• Lưu trữ hồ sơ khách hàng, hợp đồng, PO, chứng từ giao nhận và các tài liệu liên quan.
• Đảm bảo hồ sơ đơn hàng đầy đủ và đúng quy trình.
• Theo dõi các điều khoản thương mại và điều kiện giao nhận có ảnh hưởng đến việc thực hiện đơn hàng.
• Lập báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng, giao hàng và các vấn đề logistics.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Logistics, Ngoại thương hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Sales Secretary, Sales Coordinator, Logistics Coordinator hoặc vị trí tương đương.
• Có hiểu biết cơ bản về quy trình đơn hàng – kho – vận chuyển – giao nhận.
• Hiểu các khái niệm cơ bản về Logistics và Incoterms là lợi thế.
• Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Excel.
• Có khả năng theo dõi nhiều đơn hàng cùng lúc và quản lý dữ liệu chính xác.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với Sales, Kho, Logistics, Kế toán và khách hàng.
• Cẩn thận, chủ động, có trách nhiệm và chịu được áp lực về tiến độ.
• Có khả năng xử lý tình huống phát sinh và theo sát công việc đến khi hoàn tất.
• Tiếng Anh giao tiếp/đọc hiểu email và chứng từ là lợi thế.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: 10.000.000đ - 12.000.000đ/ tháng + % theo KPI;
• Được tham gia các chế độ Bảo hiểm: BHXH – BHYT – BHTN... đầy đủ;
• Môi trường làm việc mở phù hợp để phát triển năng lực bản thân;
• Chính sách khen thưởng hấp dẫn, lương tháng 13, tăng lương định kỳ hàng năm;
• Được tham gia các hoạt động đào tạo nâng cao nghiệp vụ, teambuilding...cùng công ty;
• Các phụ cấp khác: đồng phục, điện thoại, xăng xe, cơm trưa, công tác phí;
• Người lao động được hưởng 12 ngày phép năm theo quy định của Công ty và được nghỉ các ngày lễ, Tết theo quy định của pháp luật hiện hành.