Admin Bộ Phận Vận Hành

1. Công tác hồ sơ – back office vận hành
• Phụ trách soạn thảo, trình ký và quản lý hồ sơ vận hành trạm sạc sau lắp đặt (biên bản kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng, nghiệm thu vận hành, công văn liên quan…).
• Tiếp nhận, theo dõi và giao nhận hồ sơ với nhà thầu vận hành/bảo trì, đảm bảo đầy đủ, đúng quy định và đúng tiến độ.
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để hoàn thiện hồ sơ kiểm tra định kỳ, hồ sơ xử lý sự cố, hồ sơ bảo trì – bảo dưỡng.
2. Quản lý dữ liệu & lưu trữ hồ sơ
• Quản lý, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ vận hành trạm sạc trên hệ thống dataroom theo đúng quy định.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ của từng trạm (đã vận hành, đang bảo trì, phát sinh sự cố…) và nhắc nhở các bên liên quan khi thiếu/chậm hồ sơ.
• Đảm bảo dữ liệu được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu, phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo.
3. Tổng hợp, báo cáo & hành chính
• Tổng hợp số liệu vận hành, bảo trì, bảo dưỡng trạm sạc trên Excel theo yêu cầu của
Trưởng bộ phận.
• Lập các báo cáo định kỳ/đột xuất: tình trạng trạm sạc, tiến độ bảo trì, chi phí vận hành…
• Thực hiện hồ sơ công tác phí, hành chính, hỗ trợ công việc văn phòng cho bộ phận Vận hành.
4. Phối hợp & hỗ trợ
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, nhà thầu và các phòng ban liên quan để đảm bảo công tác vận hành trạm sạc thông suốt.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận.
Yêu cầu ứng viên
• Có kinh nghiệm admin/back office, ưu tiên lĩnh vực kỹ thuật, xây dựng, điện, hạ tầng hoặc vận hành.
• Có bằng Đại học. Thành thạo Excel, quản lý dữ liệu, tổng hợp báo cáo; sử dụng tốt Word, các công cụ văn phòng.
• Cẩn thận, logic, mạnh về hồ sơ – giấy tờ – lưu trữ dữ liệu. Có khả năng phối hợp nhiều bên, theo dõi và kiểm soát công việc chi tiết.
Quyền lợi được hưởng
Thu nhập cạnh tranh theo năng lực.
Tham gia đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thân thiện.
Cơ hội tham gia các chương trình đào tạo, teambuilding, phúc lợi nội bộ hấp dẫn.