Tuyển dụng Trợ Lý Trưởng Phòng tại Hà Nội

1. Hỗ trợ điều hành

-          Theo dõi các priority, task, commitment và initiative quan trọng của phòng.

-          Theo dõi owner, deadline, status, next action, dependency và risk; chủ động follow-up và cảnh báo khi có delay.

-          Chuẩn bị agenda, tài liệu và thông tin cho các cuộc họp; ghi nhận meeting minutes và theo dõi action items đến khi hoàn thành.

-          Tổng hợp các vấn đề cần Trưởng phòng review, quyết định, hỗ trợ hoặc escalation.

-          Hỗ trợ các công việc và initiative phát sinh trực tiếp từ Trưởng phòng.

2. Hỗ trợ Global Sales

-          Theo dõi tình trạng customer/account, sales opportunity, proposal, quotation, contract và các dự án quan trọng.

-          Hỗ trợ theo dõi sales pipeline, next action và các vấn đề/risk của từng opportunity.

-          Phối hợp với AM/BD và các bộ phận Delivery, Finance, HR để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ.

-          Hỗ trợ chuẩn bị proposal, quotation, presentation, report và các business materials khi cần.

3. Business Research & Development

-          Research và tổng hợp thông tin về thị trường, ngành, khách hàng, đối thủ, công nghệ, sản phẩm/dịch vụ và các chủ đề kinh doanh.

-          Chuyển hóa thông tin từ nhiều nguồn thành summary, report, presentation hoặc business materials rõ ràng.

-          Hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu và business case phục vụ đánh giá cơ hội và các initiative mới.

-          Theo dõi research topic và BRD initiatives về owner, deadline, status và action item.

-          Sử dụng AI và các công cụ productivity để nâng cao hiệu quả research, analysis và tổng hợp thông tin.

Yêu cầu ứng viên

- Có khoảng 2+ năm kinh nghiệm làm việc. Ưu tiên ứng viên từng làm Executive Assistant, Personal Assistant, Account Management, Sales/Business Support, Business Research hoặc các vị trí tương đương. Uu tiên có kinh nghiệm làm việc trong ngành IT/software.

- Có khả năng quản lý nhiều đầu việc song song, theo dõi deadline và follow-up đến khi hoàn thành.

- Tư duy hệ thống, chủ động, cẩn thận và có ownership.

- Có khả năng hiểu context, tổng hợp thông tin và xác định vấn đề cần attention.

- Giao tiếp và phối hợp tốt với nhiều stakeholder.

- Tiếng Anh tốt cả 4 kỹ năng, đủ để tham gia meeting, trao đổi công việc, đọc tài liệu và research.

- Sử dụng tốt Excel/Google Sheets, PowerPoint/Google Slides và các công cụ productivity.

- Có khả năng sử dụng AI để hỗ trợ research, tổng hợp và xử lý công việc.

Ưu tiên:

- Có kinh nghiệm trong IT/software outsourcing, SI, SaaS hoặc B2B technology.

- Từng hỗ trợ trực tiếp Manager/Head/Director.

- Có exposure với Sales, Business Development, Business Research, Strategy hoặc Project Management.

- Hiểu cơ bản quy trình sales và triển khai dự án IT.

- Có kinh nghiệm sử dụng Jira, Notion, Trello, Redmine hoặc các công cụ quản lý công việc tương đương.

Quyền lợi được hưởng

1. Thời gian làm việc

• Checkin 8h30, không cần checkout
• Làm việc từ T2 – T6, nghỉ thứ 7, chủ nhật

2. Chế độ nghỉ phép “độc quyền”

• 12 ngày nghỉ phép/ năm, nghỉ lễ/Tết theo quy định của Nhà nước
• 01 ngày nghỉ của riêng Luvina (Thứ Hai – tuần thứ 2 của tháng 10 hàng năm)

3. Chế độ lương – thưởng minh bạch

• Thưởng nhân dịp thành lập công ty và thưởng Tết Âm lịch
• Thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm

4. Môi trường làm việc vui vẻ, gắn kết

• Tham gia vào hàng loạt sự kiện lớn trong năm: Year End Party, du lịch hè, và các ngày lễ trong năm như: Quốc tế Phụ nữ 08/03, Quốc tế Đàn ông 19/11,…
• Các giải đấu thể thao sôi động: SportDay, E-sports,…
• Các câu lạc bộ hoạt động thường xuyên: CLB Yoga, CLB Bóng đá,…
• Không gian làm việc hiện đại với Open Space tiện nghi: Tatami Room, Mother Room, Pantry,…

5. Văn hóa học tập sôi nổi

• Đa dạng chương trình đào tạo miễn phí về Kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
• Các khóa học tiếng Nhật offline chuyên sâu miễn phí từ N5 – N1, kaiwa trực tiếp với giáo viên người Nhật
• Tài khoản miễn phí truy cập vào nền tảng học tập trực tuyến Udemy
• Được tài trợ kinh phí ôn thi và thi lấy các chứng chỉ chuyên môn và “thưởng nóng” với các chứng chỉ khó
• Được khuyến khích trở thành Giảng viên nội bộ và có chế độ thù lao dành cho Giảng viên nội bộ
• Được tham gia các workshop, seminar và giao lưu, học hỏi với những chuyên gia hàng đầu trong mỗi lĩnh vực