Thư ký Tổng Giám đốc kiêm Nhân viên Hành chính tổng vụ Lương 15 - 18 triệu (Hai Bà Trưng, Hà Nội) [29163]

A. Thư ký

• Quản lý lịch làm việc, lịch hẹn, cuộc họp và sắp xếp chuyến công tác cho Tổng Giám đốc.

• Điều phối các cuộc họp với nhân viên, đối tác kinh doanh, khách hàng và trụ sở chính tại Nhật Bản.

• Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo, biên bản cuộc họp và các tài liệu cần thiết khác.

• Phiên dịch Nhật – Việt trong các cuộc họp.

• Biên dịch tài liệu công việc giữa tiếng Nhật và tiếng Việt.

• Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo, nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao.

B. Hành chính tổng vụ

• Đặt mua văn phòng phẩm, sắp xếp vé máy bay và đặt phòng khách sạn.

• Tổ chức các chuyến du lịch công ty và khám sức khỏe định kỳ.

• Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ, bao gồm hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng tư vấn và hợp đồng mua sắm văn phòng phẩm.

• Phối hợp với đơn vị tư vấn bên ngoài để thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài.

• Phối hợp với đơn vị tư vấn bên ngoài để điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các giấy phép kinh doanh khác.

• Hỗ trợ công tác tuyển dụng và tiến hành phỏng vấn khi cần thiết.

C. Đăng ký sản phẩm và hồ sơ pháp lý

• Phối hợp với trụ sở chính tại Nhật Bản, đơn vị tư vấn bên ngoài và các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ đăng ký sản phẩm thiết bị y tế.

• Theo dõi tiến độ đăng ký, gia hạn, điều chỉnh và bổ sung hồ sơ sản phẩm.

• Quản lý hồ sơ đăng ký sản phẩm, nhãn sản phẩm, giấy chứng nhận và các tài liệu liên quan.

• Hỗ trợ điều phối các công việc liên quan đến tuân thủ quy định pháp luật và quy trình nội bộ của công ty.

D. Hỗ trợ kế toán

• Hỗ trợ phòng Kế toán sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán dưới sự hướng dẫn của Kế toán trưởng.

• Hỗ trợ bộ phận kho xử lý việc xuất hàng khi có thời gian.

Yêu cầu công việc

【Bắt buộc】

• Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học.

• Có chứng chỉ năng lực tiếng Nhật JLPT N2 trở lên.

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm liên quan đến hành chính, nhân sự hoặc thư ký.

• Có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ tốt.

• Có khả năng làm việc độc lập, chủ động và chịu được áp lực liên quan đến hoạt động kinh doanh.

• Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản, bao gồm Word, Excel và email.

• Trung thực, có trách nhiệm và kiên trì trong công việc.

• Có thái độ tích cực và tinh thần ham học hỏi.

• Có tác phong chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.

【Ưu tiên】

• Ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hoặc y tế.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: 15.000.000 – 18.000.000 VNĐ/tháng.

• Bảo hiểm xã hội được tính trên mức lương cơ bản.

• Phụ cấp ăn trưa: 50.000 VNĐ/ngày.

• Phụ cấp gửi xe: 150.000 VNĐ/tháng.

• Phụ cấp con nhỏ: 500.000 VNĐ/con/tháng.

• Phụ cấp nhà ở:

  • Độc thân: 1.000.000 VNĐ/tháng.

  • Đã kết hôn: 500.000 VNĐ/tháng.

• Thưởng khuyến khích theo tháng/quý.

• Nghỉ 90 phút trong kỳ kinh nguyệt.

• Du lịch công ty hằng năm.

• Bảo hiểm sức khỏe sau khi làm việc đủ 2 năm.

• Trợ cấp thâm niên một lần sau khi làm việc đủ 4 năm.

• Tổ chức ăn uống, giao lưu nội bộ khi đạt KPI.

• Nghỉ hè 1 ngày/năm.