Tuyển dụng Thư ký CEO & Nhân viên Hành chính Tiếng Nhật (29163) [Hai Bà Trưng, ​​Hà Nội]

Khách hàng của chúng tôi đang tìm kiếm một Thư ký kiêm Chuyên viên Hành chính biết tiếng Nhật để hỗ trợ Tổng Giám đốc và giám sát nhiều hoạt động hành chính, bao gồm phiên dịch và biên dịch, công việc chung, đăng ký sản phẩm thiết bị y tế và hỗ trợ kế toán. Vị trí này mang đến cơ hội làm việc chặt chẽ với ban quản lý Nhật Bản trong một môi trường làm việc thân thiện, ổn định và hỗ trợ.

A. Thư ký
• Quản lý lịch trình, các cuộc hẹn, cuộc họp và sắp xếp chuyến công tác của Tổng Giám đốc.

• Điều phối các cuộc họp với nhân viên, đối tác kinh doanh, khách hàng và trụ sở chính tại Nhật Bản.

• Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo, biên bản và các tài liệu cần thiết khác.

• Cung cấp phiên dịch tiếng Nhật - tiếng Việt trong các cuộc họp.

• Dịch các tài liệu kinh doanh giữa tiếng Nhật và tiếng Việt.

• Theo dõi các chỉ thị và nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao.

B. Công việc chung và Hành chính
• Đặt mua văn phòng phẩm và sắp xếp đặt vé máy bay và chỗ ở khách sạn.

• Tổ chức các chuyến công tác và khám sức khỏe định kỳ cho công ty. • Quản lý các hợp đồng với nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm hợp đồng thuê, hợp đồng dịch vụ tư vấn và hợp đồng mua sắm văn phòng phẩm.

• Phối hợp với các chuyên gia tư vấn bên ngoài để xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài.

• Phối hợp với các chuyên gia tư vấn bên ngoài về việc sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các giấy phép kinh doanh khác của công ty.

• Xử lý các hoạt động tuyển dụng và tiến hành phỏng vấn khi cần thiết.

C. Đăng ký sản phẩm và hồ sơ pháp lý
• Phối hợp với trụ sở chính tại Nhật Bản, các chuyên gia tư vấn bên ngoài và các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ đăng ký sản phẩm cho thiết bị y tế.

• Theo dõi tiến độ đăng ký sản phẩm, gia hạn, sửa đổi và nộp bổ sung.

• Lưu giữ hồ sơ đăng ký sản phẩm, nhãn sản phẩm, chứng nhận và các hồ sơ liên quan.

• Hỗ trợ điều phối các vấn đề tuân thủ quy định theo các yêu cầu hiện hành và quy trình của công ty.

D. Hỗ trợ kế toán
• Hỗ trợ Bộ phận Kế toán trong việc lưu trữ các chứng từ kế toán dưới sự hướng dẫn của Kế toán trưởng. • Hỗ trợ đội ngũ kho hàng trong việc đóng gói và vận chuyển đơn hàng bất cứ khi nào có thời gian.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học.

• Có chứng chỉ tiếng Nhật trình độ N2 trở lên (JLPT).

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm liên quan trong các vị trí hành chính, nhân sự hoặc thư ký.

• Có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ tốt.

• Có khả năng làm việc độc lập, chủ động và chịu được áp lực bán hàng.

• Thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản, bao gồm Word, Excel và email.

• Thể hiện sự trung thực, trách nhiệm và kiên trì.

• Có thái độ tích cực và tinh thần ham học hỏi.

• Duy trì phong thái chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng trong ngành chăm sóc sức khỏe.

Quyền lợi được hưởng

- Bảo hiểm xã hội được tính dựa trên lương cơ bản
- Phụ cấp
Phụ cấp ăn uống: 50.000 VND/ngày
Phụ cấp đậu xe: 150.000 VND/tháng
Phụ cấp con cái: 500.000 VND/con/tháng
- Phụ cấp nhà ở:
• Độc thân: 1.000.000 VND/tháng
• Đã kết hôn: 500.000 VND/tháng
- Thưởng tháng/quý
- Nghỉ phép 90 phút cho kỳ kinh nguyệt.

- Chuyến du lịch công ty hàng năm
- Bảo hiểm sức khỏe sau khi hoàn thành 2 năm công tác.

- Phụ cấp thâm niên một lần sau khi hoàn thành 4 năm công tác.

- Tiệc liên hoan xây dựng đội nhóm khi đạt KPI.

- Nghỉ hè: 01 ngày/năm