Tuyển dụng Phó Phòng Điều Phối Và Dự Án tại Hồ Chí Minh

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC: Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý và điều hành hoạt động điều phối vận tải, đội xe và các nhà cung cấp dịch vụ; trực tiếp tổ chức triển khai dự án vận hành cho khách hàng mới, tối ưu nguồn lực, chi phí và năng lực vận chuyển, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ, SLA, an toàn và tính liên tục của hoạt động vận tải.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: 

2.1. TRÁCH NHIỆM: 

A. Điều hành vận tải và điều phối nguồn lực 

- Giám sát hoạt động điều phối xe container, xe tải, hàng nguyên container và hàng lẻ. 

- Theo dõi tình trạng phương tiện, tài xế, tuyến đường và kế hoạch giao nhận. 

- Phân bổ hợp lý nguồn lực giữa đội xe nội bộ và các nhà cung cấp vận tải. 

- Kiểm soát tình trạng thiếu xe, trễ chuyến, thay đổi lịch và các phát sinh ảnh hưởng đến khách hàng. 

- Điều phối nguồn lực dự phòng để bảo đảm kế hoạch vận chuyển liên tục.

B. Quản lý chất lượng dịch vụ và SLA 

- Theo dõi tỷ lệ giao nhận đúng giờ, đúng địa điểm và đúng yêu cầu khách hàng. 

- Giám sát chất lượng dịch vụ vận tải tại các nhà máy và tuyến vận chuyển trong nước, quá cảnh Lào, Campuchia hoặc tuyến được phân công. 

- Tiếp nhận, phân tích và xử lý bước đầu các trường hợp không đạt SLA.

 - Đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến chất lượng dịch vụ. 

C. Triển khai dự án khách hàng 

- Phối hợp khảo sát yêu cầu vận hành của khách hàng mới. 

- Đánh giá tuyến đường, nhu cầu phương tiện, tài xế, vendor và chi phí dự kiến. 

- Xây dựng kế hoạch triển khai, timeline, phương án nguồn lực và phương án dự phòng. 

- Phối hợp xây dựng SOP vận tải phù hợp với đặc thù từng khách hàng. 

- Tổ chức chạy thử, theo dõi giai đoạn đầu và bàn giao dự án sang vận hành ổn định. 

- Báo cáo kết quả và các vấn đề cần cải tiến sau triển khai. 

D. Quản lý nhà cung cấp vận tải 

- Theo dõi năng lực, số lượng phương tiện, chất lượng dịch vụ và mức độ đáp ứng của vendor. 

- Điều phối và huy động vendor theo kế hoạch vận tải.  

- Đánh giá định kỳ nhà cung cấp theo tiêu chí giá, chất lượng, SLA, an toàn và tuân thủ.  

- Đề xuất bổ sung, thay thế hoặc tạm ngưng vendor không đáp ứng yêu cầu.  

- Duy trì nguồn cung ứng dự phòng nhằm hạn chế gián đoạn vận hành.  

E. Kiểm soát chi phí và hiệu quả vận hành 

- Phối hợp khảo sát tuyến đường và xây dựng giá thành vận chuyển.  

- Cung cấp dữ liệu costing cho Pricing và các bộ phận liên quan.  

- Theo dõi chi phí vận hành đội xe, chi phí thuê ngoài, nhiên liệu, cầu đường và các chi phí phát sinh.  

- Phân tích nguyên nhân vượt chi phí và đề xuất biện pháp tối ưu.  

- Kiểm soát việc sử dụng phương tiện và hạn chế xe rỗng, thời gian chờ hoặc hành trình không hiệu quả.  

F. Quản lý an toàn và rủi ro 

- Giám sát việc thực hiện quy định an toàn, C-TPAT và quy trình vận tải.  

- Tiếp nhận và phối hợp xử lý tai nạn, sự cố phương tiện hoặc sự cố hàng hóa.  

- Báo cáo ngay các sự cố nghiêm trọng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín Công ty.  

- Theo dõi hành động khắc phục sau sự cố.

G. Quản lý nhân sự và báo cáo 

- Hỗ trợ Trưởng phòng phân công, hướng dẫn và đánh giá nhân sự điều độ, vận tải và dự án. 

- Tổ chức đào tạo SOP, yêu cầu khách hàng và kỹ năng phục vụ cho nhân viên, tài xế. 

- Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc khi được ủy quyền. 

- Thực hiện báo cáo tuần, tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu. 

2.2. QUYỀN HẠN:

- Điều phối phương tiện, tài xế và vendor trong phạm vi kế hoạch đã được phê duyệt.

- Yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin phục vụ vận hành.

- Yêu cầu vendor bổ sung hoặc thay thế phương tiện không đạt yêu cầu.

- Tạm dừng việc sử dụng phương tiện hoặc tài xế có nguy cơ mất an toàn.

- Đề xuất điều chỉnh lịch vận chuyển, phương án nguồn lực và phương án dự phòng.

- Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển hoặc xử lý nhân sự thuộc phạm vi quản lý.

- Đề xuất cải tiến SOP, tối ưu tuyến đường và chi phí vận tải.

- Thay mặt Trưởng phòng xử lý và quyết định công việc trong phạm vi được ủy quyền. 

2.3. BÁO CÁO & QUẢN TRỊ:

- Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Điều phối và Dự án.

- Quản lý trực tiếp hoặc phối hợp quản lý:

• Nhân viên điều độ.
• Nhân viên vận tải.
• Nhân viên dự án.
• Tài xế và đội xe theo phân công.
• Nhà cung cấp vận tải.

- Chế độ báo cáo:

• Báo cáo tình hình vận hành hằng ngày.
• Báo cáo SLA và sự cố hằng tuần.
• Báo cáo chi phí, vendor và dự án hằng tháng.
• Báo cáo ngay các vấn đề vượt thẩm quyền hoặc có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng.

Yêu cầu ứng viên

A. Trình độ và kinh nghiệm 

- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Logistics, Vận tải, Xuất nhập khẩu, Quản trị chuỗi cung ứng hoặc lĩnh vực liên quan. 

- Có tối thiểu 04 năm kinh nghiệm về điều phối vận tải, logistics hoặc triển khai dự án khách hàng.

- Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm quản lý nhóm hoặc giám sát vận hành. 

B. Kiến thức và kỹ năng 

- Am hiểu điều hành vận tải đường bộ, đội xe và nhà cung cấp vận tải.

- Có khả năng xây dựng SOP, kế hoạch triển khai và quản lý SLA. 

- Có kỹ năng điều phối, giải quyết vấn đề và xử lý sự cố. 

- Có khả năng phân tích chi phí, năng suất và hiệu quả vận hành. 

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và phối hợp liên phòng ban tốt. 

- Sử dụng thành thạo Microsoft Office; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm TMS, ERP hoặc hệ thống điều vận. 

- Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc là một lợi thế. 

C. Phẩm chất

- Chủ động, quyết đoán và có tinh thần chịu trách nhiệm.

- Chịu được áp lực cao và sẵn sàng xử lý công việc ngoài giờ khi có sự cố.

- Trung thực, minh bạch và có ý thức kiểm soát chi phí.

- Có tư duy dịch vụ khách hàng và cải tiến liên tục.

Quyền lợi được hưởng

1. Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và phạm vi trách nhiệm.

2. Thưởng KPI, thưởng lễ, Tết và lương tháng 13 theo quy định.

3. Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN.

4. Chế độ công tác phí và phụ cấp theo tính chất công việc.

5. Được đào tạo chuyên sâu về quản lý vận tải, dự án và chuỗi cung ứng.

6. Có lộ trình phát triển lên vị trí Trưởng phòng Điều phối và Dự án.

7. Khám sức khỏe, du lịch và hoạt động gắn kết hằng năm.

8. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có quyền tham gia xây dựng mô hình vận hành của Công ty