Nhân viên Hành chính – Lễ tân (Sử dụng tiếng Nhật & tiếng Anh, Ba Đình - Hà Nội) (28991)

■ TÓM TẮT CÔNG VIỆC

• Chịu trách nhiệm các công việc hành chính và lễ tân hàng ngày, bao gồm hỗ trợ nhân viên/khách người Nhật và người nước ngoài.
• Xử lý thủ tục xin visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và các thủ tục hành chính khác cho người nước ngoài.
• Điều phối các dịch vụ văn phòng, công tác đặt chỗ, quản lý tài liệu và các vấn đề hành chính khác để đảm bảo văn phòng vận hành trơn tru.
• Đặt vé máy bay và khách sạn cho nhân viên và khách.
• Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, tài liệu hàng ngày.

■ MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• Đặt vé máy bay và khách sạn cho nhân viên và khách.
• Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, tài liệu hàng ngày.
• Chuẩn bị thư mời nhập cảnh và hỗ trợ thu thập hồ sơ xin Giấy phép lao động, Visa và Thẻ tạm trú cho người nước ngoài.
• Xử lý thủ tục xin visa cho nhân viên đi công tác nước ngoài.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan về lịch trình xuất nhập cảnh của người nước ngoài.
• Theo dõi các khoản thanh toán hàng tháng và công nợ đối với dịch vụ chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, nước uống, khách sạn, vé máy bay và các dịch vụ văn phòng khác.
• Hỗ trợ người nước ngoài làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng.
• Hỗ trợ người nước ngoài đăng ký tài khoản định danh điện tử VNeID.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch khám sức khỏe cho nhân viên người Nhật.
• Quản lý và mua sắm cà phê, sữa và các vật tư văn phòng khác.
• Đặt nước uống và chuẩn bị đồ uống tiếp khách.
• Sắp xếp thẻ SIM và xử lý các vấn đề liên quan đến thẻ SIM khi cần thiết.
• Đặt làm danh thiếp và bảng tên cho nhân viên.
• Đặt báo cho nhân viên người Nhật.
• Xử lý thủ tục thông quan quốc tế cho nhân viên/chuyên gia nước ngoài.
• Giải quyết khiếu nại và các vấn đề liên quan đến VNPost, DHL và Daesun; đặt dịch vụ với Daesun khi có yêu cầu.
• Hỗ trợ sắp xếp bữa trưa cho khách khi cần thiết.
• Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của quản lý.
• Yêu cầu công việc
• Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng.
• Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm thực hiện các thủ tục và hồ sơ hành chính cho người nước ngoài, như Giấy phép lao động, Visa và Thẻ cư trú.
• Tiếng Nhật: Trình độ N2 trở lên; Tiếng Anh: Upper-Intermediate (giao tiếp thành thạo).
• Có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel, Word và Outlook.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, tự tin và linh hoạt trong giao tiếp.
• Chăm chỉ, chủ động, nhanh nhẹn và sẵn sàng học hỏi.
• Quyền lợi được hưởng
• 101 ngày nghỉ/năm (bao gồm nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ và nghỉ phép của công ty)
• Có 2 đợt thưởng lớn mỗi năm: Lương tháng 13 vào dịp Tết và thưởng theo kết quả kinh doanh vào tháng 4 hàng năm
• Thưởng trên lương cơ bản hàng tháng
• Thưởng doanh thu theo những lần vượt kế hoạch
• Tăng lương định kỳ hàng năm
• Đóng BHXH trên 100% mức lương cơ bản
• Cơ hội thăng tiến rõ ràng, môi trường làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ phát triển nghề nghiệp
• Tiệc tất niên và du lịch hàng năm với quy mô công ty