Tuyển dụng Hành Chính Thư Ký tại Hồ Chí Minh

• Hỗ trợ hậu cần công tác Ban Giám đốc
• Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ hậu cần phục vụ lịch công tác của Ban Giám đốc.
• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị và các điều kiện cần thiết phục vụ cuộc họp, chương trình làm việc.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo công tác hậu cần được thực hiện chu đáo, đúng kế hoạch.
• Hậu cần sự kiện và hoạt động nội bộ
• Phối hợp chuẩn bị, tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội họp, chương trình tiếp đón đối tác và các hoạt động của Công ty.
• Làm việc với nhà cung cấp về địa điểm, tiệc, quà tặng, trang trí và các dịch vụ liên quan.
• Theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng dịch vụ và tổng hợp chi phí tổ chức.
• Quản lý hồ sơ pháp lý và hành chính
• Theo dõi, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty và các đơn vị thành viên.
• Phối hợp thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép, hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu pháp lý theo phân công.
• Theo dõi thời hạn hiệu lực của hồ sơ, giấy phép; chủ động nhắc nhở và phối hợp thực hiện gia hạn, cập nhật khi cần thiết.
• Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu.
• Công tác lễ tân, tiếp khách và quà tặng
• Chuẩn bị công tác đón tiếp khách hàng, đối tác & các đoàn khách đến Công ty.
• Phối hợp sắp xếp phòng tiếp khách, trà nước, tiệc chiêu đãi và các hoạt động đối ngoại.
• Quản lý, đề xuất và chuẩn bị quà tặng đối tác, khách hàng, Ban Giám đốc và các dịp lễ, sự kiện.
• Theo dõi ngân sách, số lượng quà tặng và đảm bảo việc sử dụng phù hợp, tiết kiệm.
• Công việc hành chính khác
• Thực hiện các thủ tục đề xuất, thanh toán, quyết toán chi phí liên quan đến công việc phụ trách.
• Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp trong quá trình triển khai công việc
• Thực hiện báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: 2-3 năm kinh nghiệm làm Hành chính, Thư ký, Trợ lý Ban Giám đốc hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm trong các công ty có quy mô >200 nhân sự.
• Kỹ năng chuyên môn:
• Có kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức hậu cần, sắp xếp lịch trình công tác, đặt vé máy bay, khách sạn và điều phối sự kiện nội bộ.
• Có khả năng quản lý hồ sơ hành chính, giấy phép, hợp đồng và làm việc với nhà cung cấp.
• Kỹ năng mềm:
• Giao tiếp tốt, tổ chức công việc khoa học, chủ động xử lý tình huống phát sinh.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin và có tinh thần trách nhiệm cao.
• Tác phong chuyên nghiệp, linh hoạt và phối hợp tốt với các phòng ban, đối tác.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập thỏa thuận theo thực tế trong buổi phỏng vấn
• Đầy đủ quyền lợi theo Luật Lao động (BHXH, BHYT, BHTN) sau thử việc.
• Thưởng các ngày lễ, Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu suất công việc.
• Được làm việc trong môi trường hiện đại, sáng tạo và áp dụng công nghệ mới.
• Khám sức khỏe định kỳ
• Company trip, Teambuilding hàng năm
• Được đào tạo kỹ năng chuyên môn, phát triển năng lực cá nhân.