Tuyển dụng Front Desk Supervisor (Giám Sát Lễ Tân) tại Hồ Chí Minh

1. Shift Operations & Room Inventory Control

Monitor real-time hotel available room inventory, forecast sell-out dates, and develop overbooking contingency plans in advance.

Theo dõi tình trạng phòng trống của khách sạn theo thời gian thực, dự báo thời điểm kín phòng và xây dựng phương án xử lý tình huống đặt phòng vượt công suất (overbooking) trước khi phát sinh.

Pre-assign rooms for VIPs, long-stay guests, and OTA channel guests on the day of arrival; arrange welcome amenities, welcome letters, or special setups in advance.

Sắp xếp trước phòng cho khách VIP, khách lưu trú dài ngày và khách đặt phòng qua các kênh OTA trong ngày đến; chuẩn bị trước các tiện nghi chào đón, thư chào mừng hoặc các yêu cầu bố trí đặc biệt theo tiêu chuẩn dịch vụ.

During peak check-in hours (e.g., group tour arrivals), step in personally to handle check-in procedures, manage guest queues, and ensure orderly front desk operations.

Trong các khung giờ cao điểm nhận phòng (ví dụ: khi đoàn khách đến), trực tiếp hỗ trợ quy trình check-in, điều phối hàng chờ của khách và đảm bảo hoạt động tại quầy Lễ tân diễn ra thông suốt, chuyên nghiệp và hiệu quả.

2. Staff Supervision & Team Management

Manage front desk scheduling and attendance records; flexibly adjust shift staffing based on booking forecasts to ensure adequate manpower during peak periods.

Quản lý lịch làm việc và chấm công của bộ phận Lễ tân; linh hoạt điều chỉnh nhân sự theo ca dựa trên dự báo lượng đặt phòng nhằm đảm bảo đủ nguồn lực trong các khung giờ cao điểm.

Lead "buddy system" training for new hires, covering PMS operations, foreign currency exchange procedures, and local police registration uploads; conduct regular pre-shift briefings to communicate daily priorities.

Triển khai chương trình đào tạo theo mô hình "Buddy System" (nhân viên kèm nhân viên) dành cho nhân sự mới, bao gồm hướng dẫn sử dụng hệ thống PMS, quy trình đổi ngoại tệ, quy trình khai báo tạm trú cho khách nước ngoài với cơ quan chức năng; đồng thời tổ chức họp đầu ca thường xuyên để phổ biến các mục tiêu và công việc trọng tâm trong ngày.

Track and evaluate front desk staff performance on up-selling, membership enrollment, and guest satisfaction scores.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên Lễ tân thông qua các chỉ số như doanh số bán gia tăng (Up-selling), số lượng khách đăng ký chương trình thành viên và điểm hài lòng của khách hàng.

3. Guest Relations & Complaint Resolution

Step in as the first point of escalation when receptionists are unable to resolve guest complaints; exercise authorized discretion such as room upgrades to resolve issues appropriately.

Là cấp xử lý đầu tiên khi nhân viên Lễ tân không thể giải quyết khiếu nại của khách; chủ động áp dụng các quyền hạn được phân cấp (ví dụ: nâng hạng phòng) nhằm xử lý tình huống một cách phù hợp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Independently handle challenging situations including guest intoxication, lost item disputes, and credit card chargebacks; coordinate with Security or alert local authorities when necessary.

Độc lập xử lý các tình huống phức tạp như khách say xỉn, tranh chấp về tài sản thất lạc hoặc khiếu nại hoàn trả giao dịch thẻ tín dụng (chargeback); đồng thời phối hợp với bộ phận An ninh hoặc cơ quan chức năng khi cần thiết.

Monitor OTA guest stay experiences to prevent negative reviews; conduct internal debriefs on any negative reviews received.

Theo dõi trải nghiệm lưu trú của khách đặt phòng qua các nền tảng OTA nhằm hạn chế các đánh giá tiêu cực; tổ chức họp rút kinh nghiệm nội bộ đối với các phản hồi không tích cực để cải thiện chất lượng dịch vụ.

4. Financial Auditing & Revenue Protection

Oversee daily bill auditing; verify the completeness of signatures and amounts on all registration forms, deposit slips, and charge vouchers to ensure accurate daily revenue reports.

Giám sát công tác kiểm tra hóa đơn hằng ngày; xác minh tính đầy đủ của chữ ký và số tiền trên tất cả phiếu đăng ký, phiếu đặt cọc và chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo báo cáo doanh thu hằng ngày chính xác.

Ensure incidental revenues (minibar, damage fees, late check-out charges) are fully recorded; prevent revenue leakage.

Đảm bảo toàn bộ các khoản doanh thu phát sinh (như minibar, phí bồi thường hư hỏng, phụ phí trả phòng muộn...) được ghi nhận đầy đủ và chính xác, hạn chế thất thoát doanh thu cho khách sạn.

5. Cross-Department Coordination

On sold-out nights, coordinate directly with the Housekeeping Supervisor to expedite room cleaning, ensuring arriving guests have ready rooms.

Trong những ngày khách sạn kín phòng (sold-out), phối hợp trực tiếp với Giám sát Buồng phòng để đẩy nhanh tiến độ vệ sinh phòng, đảm bảo phòng sẵn sàng trước khi khách đến nhận phòng.

Follow up on engineering maintenance requests; urge timely repair of out-of-order (OOO) rooms and update room status accordingly.

Theo dõi các yêu cầu sửa chữa với bộ phận Kỹ thuật; đôn đốc việc khắc phục kịp thời các phòng ngoài trạng thái khai thác (OOO – Out of Order) và cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống sau khi hoàn tất.

Compile the daily Front Office Operations Report, including Occupancy (OCC), Average Daily Rate (ADR), and Revenue Per Available Room (RevPAR) for the Front Office Manager's review.

Tổng hợp Báo cáo hoạt động Bộ phận Lễ tân hằng ngày, bao gồm các chỉ số Công suất phòng (OCC), Giá bán phòng bình quân (ADR – Average Daily Rate) và Doanh thu trên mỗi phòng khả dụng (RevPAR – Revenue Per Available Room) để trình Trưởng bộ phận Lễ tân xem xét.

Yêu cầu ứng viên

1. Education & Experience

Associate degree or above; preference for candidates with degrees in Hotel Management, Tourism Management, or related fields.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên; ưu tiên ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Quản trị Du lịch hoặc các ngành liên quan.

Minimum 2 years of front desk or guest service experience in the hotel industry, with at least 1 year in a supervisory/leadership role (Front Desk Supervisor/Team Leader).
Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc tại Bộ phận Lễ tân hoặc Dịch vụ khách hàng trong ngành khách sạn, trong đó có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Giám sát hoặc Trưởng nhóm (Front Desk Supervisor/Team Leader).

Candidates with experience in chain hotel brands are preferred.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các khách sạn thuộc hệ thống hoặc chuỗi khách sạn.

2. Language Skills (Critical for Chinese-Invested Hotels)

Vietnamese (Fluent): Essential for managing local staff, liaising with local suppliers, and handling Vietnam-specific compliance matters (e.g., police registration for foreign guests).
Tiếng Việt (thành thạo): Bắt buộc để quản lý nhân sự địa phương, phối hợp với nhà cung cấp trong nước và thực hiện các thủ tục theo quy định của Việt Nam (ví dụ: khai báo tạm trú cho khách nước ngoài với cơ quan chức năng).

3. Technical Skills

Proficient in Property Management Systems (PMS or equivalent); able to independently manage room inventory, review reservations, and generate reports.
Thành thạo hệ thống Quản lý Khách sạn (Property Management System - PMS hoặc hệ thống tương đương); có khả năng tự quản lý tình trạng phòng, kiểm tra đặt phòng và lập các báo cáo vận hành.

Familiar with front desk financial/cashiering procedures, with the ability to audit accounts and identify financial risks.
Am hiểu quy trình thu ngân và nghiệp vụ tài chính tại quầy Lễ tân; có khả năng kiểm tra, đối soát doanh thu và phát hiện các rủi ro tài chính.

Knowledgeable about Vietnam's tạm trú (temp