Tuyển dụng Director Assistant Cum Project Admin tại Hồ Chí Minh

1. Project Coordination – Điều phối dự án:

- Nắm bắt thông tin, tiến độ và các vấn đề chính của từng dự án.

- Cập nhật và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận Thi công, Thiết kế, QS và các bộ phận liên quan.

- Theo dõi các yêu cầu, vấn đề phát sinh và phối hợp với các bộ phận để xử lý.

- Tổng hợp và báo cáo các vấn đề cần Giám đốc/BOD quyết định.

- Theo dõi các action items sau các cuộc họp dự án.

2. Contract, Payment & Project Commercial Administration:

- Soạn thảo và quản lý hợp đồng.

- Theo dõi tiến độ thanh toán theo từng dự án.

- Gửi và tiếp nhận hồ sơ thanh toán của khách hàng.

- Theo dõi, đôn đốc và thu hồi công nợ.

- Cập nhật và báo cáo công nợ hàng tuần/hàng tháng trên phần mềm.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ thanh toán/quyết toán.

3. Tender & Banking Administration:

- Chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác đấu thầu dự án.

- Theo dõi các yêu cầu về hồ sơ, biểu mẫu và thời hạn submission.

- Làm việc với ngân hàng về việc phát hành các hồ sơ liên quan đến đấu thầu, bảo lãnh và quyết toán dự án.

- Theo dõi tình trạng phát hành, bổ sung và hoàn trả các hồ sơ ngân hàng khi cần thiết.

4. Project Document Control & Aecis App:

- Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ/thông tin dự án trên server Công ty.

- Kiểm soát việc đặt tên, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Upload, submit và xử lý thông tin trên App cho toàn bộ dự án.

- Quản lý và kiểm soát việc sử dụng Aecis App.

- Đảm bảo dữ liệu dự án trên hệ thống được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.

5. Customer Relationship & After-Sales:

- Giao tiếp và phối hợp trực tiếp với khách hàng trong quá trình triển khai dự án.

- Tiếp nhận, tổng hợp và theo dõi các yêu cầu của khách hàng.

- Hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề liên quan đến thanh toán, bàn giao, bảo hành và bảo trì.

- Chủ động duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng trong và sau dự án.

- Xây dựng sự tin tưởng và hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty.

- Ghi nhận phản hồi của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý.

6. BOD / Management Support:

- Tham gia một số cuộc họp trực tiếp cùng Giám đốc Công ty/BOD với khách hàng và đối tác, tùy theo tính chất đặc thù của từng dự án.

- Hỗ trợ Giám đốc chuẩn bị thông tin, tài liệu và nội dung cần thiết trước cuộc họp.

- Ghi chép, tổng hợp các nội dung và yêu cầu quan trọng sau cuộc họp.

- Theo dõi và cập nhật tình trạng thực hiện các công việc đã thống nhất.

- Hỗ trợ Giám đốc trong việc duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng/đối tác quan trọng.

- Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

- Được đào tạo về quy trình, hệ thống và công việc trước khi chính thức đảm nhận vị trí.

- Giới Tính: Nữ

- 2-4 năm kinh nghiệm liên quan.

- Có kỹ năng mềm về Office Software.

- Có khả năng sử dụng tiếng Anh nghe, nói và viết (tất cả hồ sơ được phát hành song ngữ).

- Chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc.

- Sẵn sàng đi công tác khi Công ty yêu cầu.

***QUY ĐỊNH VÀ QUYỀN LỢI KHÁC:

- Thời gian làm việc Thứ Hai đến Thứ Sáu hàng tuần.

- Được trang bị laptop/tablet và các thiết bị cần thiết phục vụ công việc.

- Được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ về quy trình quản lý dự án, hệ thống Aecis và các nghiệp vụ liên quan; đồng thời được hỗ trợ đào tạo nâng cao phù hợp với năng lực và định hướng ph

Yêu cầu công việc

- Giới Tính: Nữ

- 2-4 năm kinh nghiệm liên quan.

- Có kỹ năng mềm về Office Software.

- Có khả năng sử dụng tiếng Anh nghe, nói và viết (tất cả hồ sơ được phát hành song ngữ).

- Chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc.

- Sẵn sàng đi công tác khi Công ty yêu cầu.

***QUY ĐỊNH VÀ QUYỀN LỢI KHÁC:

- Thời gian làm việc Thứ Hai đến Thứ Sáu hàng tuần.

- Được trang bị laptop/tablet và các thiết bị cần thiết phục vụ công việc.

- Được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ về quy trình quản lý dự án, hệ thống Aecis và các nghiệp vụ liên quan; đồng thời được hỗ trợ đào tạo nâng cao phù hợp với năng lực và định hướng phát triển cá nhân.

- Có cơ hội làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, khách hàng và các đối tác lớn, qua đó phát triển kỹ năng quản lý dự án và quan hệ khách hàng.

- Lương tháng 13 theo chính sách của Công ty.

- Thưởng dự án dựa trên kết quả kinh doanh và hiệu quả hoạt động của Công ty.

- Bảo hiểm tai nạn và bảo hiểm sức khỏe 24/7.

- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và các chế độ nghỉ phép theo quy định.

- Chế độ làm thêm giờ và thanh toán ngoài giờ theo quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.

- Trợ cấp công tác xa theo chính sách của Công ty.

- Du lịch/outing trong và ngoài nước.

- Đánh giá hiệu quả công việc và cơ hội điều chỉnh thu nhập/thăng tiến dựa trên năng lực và kết quả công việc.

- Có cơ hội phát triển nghề nghiệp theo năng lực và định hướng phát triển của Công ty.

- Các chế độ phúc lợi khác sẽ được trao đổi chi tiết trong quá trình phỏng vấn.

Quyền lợi

• Thưởng: Lương tháng 13 theo chính sách của Công ty.
  Thưởng dự án dựa trên kết quả kinh doanh và hiệu quả hoạt động của Công ty.
• Chăm sóc sức khoẻ: Bảo hiểm tai nạn và bảo hiểm sức khỏe 24/7.
  Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và các chế độ nghỉ phép theo quy định.
• Nghỉ phép có lương: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT và các chế độ nghỉ phép theo quy định.
• Đào tạo: Được đào tạo về quy trình, hệ thống và công việc trước khi chính thức đảm nhận vị trí
  Được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ về quy trình quản lý dự án, hệ thống Aecis và các nghiệp vụ liên quan; đồng thời được hỗ trợ đào tạo nâng cao phù hợp với năng lực
• Máy tính xách tay: Được trang bị laptop/tablet và các thiết bị cần thiết phục vụ công việc.
• Cơ hội du lịch: Du lịch/outing trong và ngoài nước.
• Khác: Có cơ hội làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, khách hàng và các đối tác lớn, qua đó phát triển kỹ năng quản lý dự án và quan hệ khách hàng.
  Chế độ làm thêm giờ và thanh toán ngoài giờ theo quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.