Chuyên viên Kiểm soát Hành chính tổng hợp (mảng Quản lý vận hành, Chủ đầu tư BĐS)

1. Mô tả công việc

• Tham gia xây dựng các quy trình hướng dẫn công việc liên quan đến quản lý vận hành và khai thác cho thuê tại các dự án.
• Thẩm định đề xuất và kiểm soát phương án quản lý vận hành, các kế hoạch ngân sách, chi phí hoạt động vận hành theo năm/quý/tháng của các Ban Quản lý tòa nhà.
• Lập kế hoạch thu phí dịch vụ (khách thuê) và phí quản lý (cư dân), kiểm soát công nợ, đôn đốc các Ban Quản lý tòa nhà hoàn thành chỉ tiêu thu hồi công nợ. Gửi thông báo thu hồi công nợ, trực tiếp làm việc với khách hàng/cư dân để đôn đốc thu hồi công nợ đối với dự án chưa thành lập Ban Quản lý tòa nhà.
• Phối hợp với khối Tài chính, phòng Kế toán trong quyết toán chi phí vận hành và lập báo cáo tài chính.
• Xây dựng, tổ chức triển khai các chương trình chăm sóc khách thuê, khách mua sắm (Văn phòng, Trung tâm Thương mại), chăm sóc và kết nối cộng đồng cư dân (Khu đô thị), các hoạt động kết nối cư dân (lễ hội, thể thao, văn hóa).
• Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
• Kiểm soát khiếu nại khách hàng tại các Ban quản lý Tòa nhà. Tham gia trực tiếp xử lý khiếu nại, kiến nghị của cư dân/khách hàng mang tính quan trọng tránh dẫn đến khủng hoảng truyền thông và ảnh hưởng uy tín thương hiệu, tài chính của Tập đoàn.
• Xây dựng, triển khai hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ (QC), đo lường mức độ hài lòng khách hàng (CSI). Tổ chức đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành định kỳ tại các Ban quản lý dựa trên các tiêu chí đo lường hiệu quả dịch vụ đã được xây dựng.
• Tham gia tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, bầu Ban quản trị và bàn giao thành công Tòa nhà cho Ban quản trị theo đúng quy định pháp luật.
• Tham gia các cuộc họp với Ban quản lý, nhà thầu và khách hàng để đưa ra phương án và xử lý dứt điểm các khiếu nại của khách hàng.
• Báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng tại các Ban quản lý tòa nhà cho cấp trên.
• Chủ động đề xuất các điều chỉnh cần thiết trong công tác quản lý chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách cho từng dự án.
• Thực hiện một số công việc phát sinh theo yêu cầu của Trưởng phòng, Giám đốc Ban.

2. Quyền lợi: o Lương thưởng

• Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực
• Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

- Chế độ thưởng ngày lễ (Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 02/09). o Phúc lợi

• Phụ cấp cơm trưa tại Công ty (T2-T6 hàng tuần)
• Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định
• Tổ chức team building thường niên (Công ty hỗ trợ toàn bộ chi phí, chấm công các ngày đi du lịch)
• Chế độ bảo hiểm sức khỏe toàn diện cho nhân viên (khám chữa bệnh, tai nạn, thai sản...) **
• Chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm
• Tặng thêm 01 ngày phép/năm đối với nhân viên trên 12 tháng (theo Luật là 12 ngày phép/năm thì ở KITA là 13 ngày phép/năm)

- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tháng. o Trang thiết bị

• Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc
• Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc (bút viết, highlight…).

3. Yêu cầu công việc

• Trình độ học vấn: Đại học chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Kế toán... hoặc các chuyên ngành có liên quan;
• Kinh nghiệm: 05 năm kinh nghiệm Chăm sóc khách hàng, ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí Trợ lý Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng Tòa nhà

- Kỹ năng

• ✓ Có kiến thức, hiểu biết về tiêu chuẩn và quy trình, kiểm soát ngân sách quản lý vận hành Tòa nhà.
• ✓ Kỹ năng giao tiếp, thương lượng, đàm phán và xử lý xung đột tốt.
• ✓ Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu q
• Ngoại ngữ: giao tiếp tiếng Anh cơ bản;
• Tin học: biết sử dụng AutoCAD, thành thạo MS Office (Word, Excel, Powerpoint...);
• Tính cách cá nhân: nhanh nhẹn, nhiệt tình, chủ động, hòa đồng