Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính – Pháp chế tại Hồ Chí Minh

• Quản lý hành chính và chi phí văn phòng.
• Theo dõi, tổng hợp và đề xuất các chi phí hành chính như xe công nghệ, điện thoại, internet, văn phòng phẩm và các dịch vụ văn phòng.
• Kiểm tra, tập hợp chứng từ, lập đề nghị thanh toán và phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán theo dõi việc thanh toán các chi phí hành chính.
• Tiếp nhận nhu cầu, hỗ trợ đặt và điều chỉnh vé máy bay cho các phòng ban theo quy trình, phê duyệt của công ty.
• Thực hiện thủ tục mua sắm trang thiết bị, công cụ và vật dụng phục vụ hoạt động công ty; phối hợp lấy báo giá, trình phê duyệt, tiếp nhận và bàn giao.
• Theo dõi các hợp đồng dịch vụ hành chính, thời hạn sử dụng và nhu cầu gia hạn.
• Thực hiện chế độ và quyền lợi người lao động.
• Thực hiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội và các chế độ dành cho người lao động trong phạm vi được phân công.
• Làm đầu mối triển khai gói bảo hiểm sức khỏe, cập nhật danh sách tham gia và hỗ trợ người lao động thực hiện các thủ tục liên quan.
• Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho người lao động theo kế hoạch và chính sách của công ty.
• Theo dõi, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp với phòng Tài chính – Kế toán thực hiện các công việc liên quan đến kinh phí công đoàn và các khoản phúc lợi.
• Tiếp nhận, hướng dẫn và phối hợp giải đáp các thắc mắc của người lao động về hồ sơ, thủ tục và chính sách thuộc phạm vi phụ trách.
• Hồ sơ pháp chế và thủ tục tuân thủ.
• Theo dõi thời hạn, tổng hợp dữ liệu, lập và trình duyệt các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động và các báo cáo liên quan; thực hiện nộp báo cáo theo phân công.
• Chuẩn bị, cập nhật và thực hiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến nội quy lao động và các yêu cầu về lao động, y tế, bảo hiểm với cơ quan có thẩm quyền.
• Cập nhật các quy định liên quan đến công việc phụ trách; tổng hợp những thay đổi cần lưu ý và đề xuất điều chỉnh hồ sơ, quy trình của công ty.
• Phối hợp với các phòng ban, cơ quan có thẩm quyền và đơn vị tư vấn khi cần để hoàn thiện hồ sơ; theo dõi kết quả xử lý và lưu trữ tài liệu.
• Báo cáo kịp thời các hồ sơ còn thiếu, thủ tục sắp đến hạn và vấn đề phát sinh cần xử lý.
• Hỗ trợ tuyển dụng.
• Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng và hồ sơ ứng viên theo yêu cầu của các phòng ban.
• Sàng lọc CV theo tiêu chí đã thống nhất, liên hệ ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn.
• Theo dõi kết quả phỏng vấn, cập nhật thông tin và phản hồi ứng viên theo kết quả đã thống nhất với phòng ban có nhu cầu tuyển dụng và người có thẩm quyền.
• Quản lý hợp đồng, công văn và tài liệu.
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hợp đồng cùng các tài liệu liên quan của công ty.
• Quản lý, lưu trữ công văn đi, công văn đến và theo dõi việc chuyển giao đến bộ phận phụ trách.
• Sắp xếp hồ sơ bản giấy và bản điện tử theo hệ thống thống nhất, bảo đảm đầy đủ, dễ tra cứu và bảo mật.
• Hỗ trợ cung cấp, tra cứu hồ sơ theo yêu cầu và đúng thẩm quyền.
• Thực hiện các công việc khác phù hợp với chức năng của vị trí theo phân công.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính hoặc ngành có liên quan.
• Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, nhân sự, hỗ trợ pháp chế hoặc công việc tương đương; có nền tảng nghiệp vụ, tinh thần chủ động và khả năng học hỏi để từng bước đảm nhiệm đầy đủ phạm vi công việc.
• Ứng viên chưa có kinh nghiệm ở một số mảng công việc vẫn được xem xét nếu có nền tảng phù hợp và tinh thần học hỏi; công ty sẽ hướng dẫn, hỗ trợ bổ sung nghiệp vụ trong quá trình làm việc.
• Có kiến thức cơ bản về quy định lao động, bảo hiểm xã hội và quản lý hồ sơ; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực hiện các thủ tục nhân sự hoặc hồ sơ tuân thủ liên quan.
• Sử dụng thành thạo Word, Excel và các công cụ văn phòng để soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và tổng hợp dữ liệu; sử dụng được PowerPoint.
• Có khả năng lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý thời hạn và chủ động theo dõi tiến độ nhiều đầu việc.
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt với các phòng ban và đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và tuân thủ yêu cầu bảo mật thông tin nhân sự, tài liệu nội bộ.
• Chủ động xử lý công việc trong phạm vi phụ trách, đề xuất phương án giải quyết và báo cáo kịp thời các vấn đề vượt thẩm quyền.

Quyền lợi được hưởng

• Được xem xét tăng lương và thưởng theo kết quả công việc, mức độ đóng góp và chính sách của công ty.
• Có cơ hội phát triển lên vị trí quản lý, tham gia xây dựng và phát triển đội ngũ theo năng lực, kết quả công việc và nhu cầu của công ty.
• Được tham gia các chế độ bảo hiểm bắt buộc theo quy định và được công ty cung cấp thêm gói bảo hiểm sức khỏe theo chính sách phúc lợi.
• Được hưởng lương tháng 13 theo chính sách của công ty.
• Được tham gia chương trình du lịch hàng năm và các hoạt động gắn kết đội ngũ theo chính sách của công ty.
• Làm việc trong môi trường công nghệ, có cơ hội phát triển chuyên môn về quản trị hành chính, hồ sơ lao động và thủ tục tuân thủ, đồng thời nâng cao kỹ năng tổ chức công việc và phối hợp liên phòng ban.
• Được hưởng các phúc lợi khác theo chính sách của công ty.