Chuyên viên Cải Tiến Chất Lượng - QA (Phòng Chăm sóc khách hàng)

1. Hỗ trợ vận hành CSKH

• Giám sát các chỉ số SLA/KPI và kịp thời cảnh báo các trường hợp bất thường hoặc có nguy cơ ảnh hưởng chất lượng dịch vụ.
• Theo dõi các chỉ số CSKH tại phòng CSKH/bưu cục như: thời gian phản hồi đầu tiên, thời gian giải quyết khiếu nại toàn trình, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, CSAT và các chỉ số liên quan theo từng giai đoạn.
• Quản lý/cập nhật danh sách nhân sự CSKH, danh sách Người liên hệ và các dữ liệu phục vụ vận hành theo phân công.
• Thao tác, kiểm tra và hỗ trợ người dùng trên hệ thống CRM trong phạm vi nghiệp vụ CSKH.

2. Kiểm soát và đảm bảo chất lượng (Quality Assurance)

• Xây dựng, duy trì và cập nhật tiêu chí/scorecard đánh giá chất lượng CSKH phù hợp với từng kênh và nghiệp vụ.
• Thực hiện kiểm tra mẫu và đánh giá chất lượng các tương tác CSKH trên các kênh như call, chat, ticket/email và các nghiệp vụ liên quan theo kế hoạch.
• Theo dõi mức độ tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn dịch vụ và chất lượng xử lý của nhân sự/đơn vị.
• Ghi nhận, phân loại lỗi theo nhóm nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng; nhận diện các lỗi lặp lại hoặc rủi ro chất lượng.
• Phối hợp với quản lý/đào tạo để phản hồi kết quả QA, thống nhất tiêu chuẩn đánh giá (calibration) và đề xuất coaching/training khi cần.

3. Xây dựng, chuẩn hóa quy trình và cải tiến

• Xây dựng, chuẩn hóa, cập nhật SOP/quy trình/hướng dẫn nghiệp vụ CSKH, checklist, biểu mẫu và tiêu chuẩn chất lượng.
• Rà soát quy trình hiện hành; xác định các điểm bất hợp lý, chồng chéo, thiếu kiểm soát hoặc phát sinh nhiều thao tác thủ công.
• Phối hợp với CSKH, Vận hành, Công nghệ và các bộ phận liên quan để thiết kế/điều chỉnh workflow và giải pháp cải tiến.

4. Phân tích dữ liệu, báo cáo và cải tiến chất lượng

• Thu thập, làm sạch, tổng hợp và phân tích dữ liệu vận hành CSKH từ CRM và các nguồn dữ liệu liên quan.
• Thực hiện phân tích xu hướng, Pareto và phân tích nguyên nhân gốc đối với các vấn đề trọng yếu.
• Xây dựng, duy trì báo cáo/dashboard quản trị chất lượng; cung cấp insight, cảnh báo và đề xuất action plan cho cấp quản lý.
• Theo dõi tiến độ thực hiện action plan và đo lường hiệu quả sau cải tiến.
• Thực hiện khảo sát, tổng hợp và phân tích mức độ hài lòng/phản hồi của khách hàng theo yêu cầu.

Bằng cấp: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành quản lý chất lượng, kinh tế, logistic,…)

Kiến thức về quản lý chất lượng dịch vụ khách hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình cải tiến chất lượng và xử lý phản hồi khách hàng.

Kiến thức cơ bản về phân tích dữ liệu và báo cáo vận hành

Kinh nghiệm: Có ít nhất từ 02 năm hoạt động trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng trong chăm sóc khách hàng, dịch vụ khách hàng, chuyển phát nhanh,...

Kinh nghiệm xây dựng quy trình, xây dựng báo cáo tổng hợp.

Có kinh nghiệm quản lý đội nhóm hoặc hỗ trợ đội nhóm trong công việc và báo cáo.

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng. Phân tích số liệu và thành thạo Microsoft Office & Google Workspace (Excel/Google Sheets, PowerPoint, Word).

Kỹ năng đánh giá và giải quyết vấn đề.

Khả năng làm việc độc lập và đội nhóm, phối hợp tốt môi trường vận hành.