Trưởng Nhóm Hành Chính

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Chủ trì hoặc phụ trách độc lập các mảng công việc hành chính được phân công; tham mưu cho Chánh Văn phòng về xây dựng, cải tiến quy trình, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành hành chính của Tập đoàn.

II. NHIỆM VỤ CHÍNH

a) Quản trị và vận hành hành chính

• Xây dựng, rà soát và triển khai kế hoạch, ngân sách, quy trình và quy định hành chính; theo dõi việc thực hiện và tuân thủ.

• Tổ chức, kiểm soát các dịch vụ hành chính tại Trụ sở và Văn phòng đại diện, bảo đảm hoạt động liên tục và chất lượng phục vụ nội bộ.

• Tổng hợp báo cáo; đề xuất cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ và tối ưu chi phí vận hành.

b) Quản lý tài sản, cơ sở vật chất và nhà cung cấp

• Quản lý mua sắm, cấp phát, điều chuyển, kiểm kê và thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ; bảo đảm hồ sơ, dữ liệu đầy đủ, chính xác.

• Theo dõi bảo trì, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện và các chi phí liên quan.

• Tham gia lựa chọn, quản lý, đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp nhằm tối ưu chi phí; kiểm soát hợp đồng, chất lượng dịch vụ, nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.

• Lập và theo dõi thực hiện ngân sách hành chính thuộc phạm vi phụ trách.

c) Hậu cần, sự kiện và điều phối công việc

• Lập kế hoạch và tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, sự kiện, tiếp khách, công tác và hoạt động đối ngoại của Tập đoàn.

• Điều phối, hướng dẫn nhân sự hành chính khi được phân công; chủ động phối hợp với các Ban, công ty thành viên và đối tác để xử lý công việc.

• Soạn thảo văn bản, báo cáo, hợp đồng và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chánh Văn phòng.

a) Kinh nghiệm

• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính; ưu tiên có 01-02 năm kinh nghiệm trưởng nhóm, điều phối công việc hoặc phụ trách độc lập một mảng hành chính.

• Có kinh nghiệm thực tế quản lý tài sản, cơ sở vật chất, dịch vụ văn phòng, nhà cung cấp và ngân sách hành chính.

• Ưu tiên đã làm việc tại tập đoàn, tổng công ty hoặc doanh nghiệp có quy mô, yêu cầu vận hành chuyên nghiệp.

• Ưu tiên có kinh nghiệm điều phối dự án hoặc nhóm công việc liên phòng ban.

b) Chu

Yêu cầu công việc

a) Kinh nghiệm

• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính; ưu tiên có 01-02 năm kinh nghiệm trưởng nhóm, điều phối công việc hoặc phụ trách độc lập một mảng hành chính.

• Có kinh nghiệm thực tế quản lý tài sản, cơ sở vật chất, dịch vụ văn phòng, nhà cung cấp và ngân sách hành chính.

• Ưu tiên đã làm việc tại tập đoàn, tổng công ty hoặc doanh nghiệp có quy mô, yêu cầu vận hành chuyên nghiệp.

• Ưu tiên có kinh nghiệm điều phối dự án hoặc nhóm công việc liên phòng ban.

b) Chuyên môn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Luật, Kinh tế hoặc chuyên ngành phù hợp.

• Nắm vững nghiệp vụ quản trị hành chính, quản lý tài sản, mua sắm, hợp đồng, nhà cung cấp và kiểm soát chi phí.

• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint và các công cụ quản lý công việc; có khả năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo.

• Có kinh nghiệm xây dựng quy trình, quy định và báo cáo quản trị.

c) Kỹ năng

• Lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp ưu tiên và kiểm soát nhiều đầu việc đồng thời.

• Giao tiếp, phối hợp liên phòng ban, phục vụ khách hàng nội bộ và xử lý tình huống linh hoạt.

• Phân tích, tổng hợp, kiểm soát chi phí, đàm phán và quản lý nhà cung cấp.

• Cẩn trọng, chỉn chu, chịu được áp lực và bảo mật thông tin tốt.

d) Yêu cầu khác

• Ưu tiên: Nam, độ tuổi 32-40.

Quyền lợi

• Thưởng: Chế độ thưởng theo hiệu quả công việc (KPI bonus), thưởng các dịp Lễ/Tết và lương tháng 13+.
• Chăm sóc sức khoẻ: Đóng bảo hiểm đầy đủ theo lương thực nhận theo quy định của pháp luật; đặc quyền Thẻ Bảo hiểm sức khỏe cao cấp PTI dành riêng cho cấp quản lý.
• Đào tạo: Môi trường làm việc đặc biệt chú trọng phát triển toàn diện nhân sự (Mini MBA, GELEX Talent Leader...).
• Khác: Mức lương thỏa thuận hấp dẫn và cạnh tranh theo năng lực thực tế. Cơ hội thử thách và khẳng định bản thân khi trực tiếp tham gia quản trị hành chính cho nhiều mô hình kinh doanh quy mô lớn trong các lĩnh vực kinh tế trọng điểm. Lộ trình thăng tiến và