Tuyển dụng Trưởng Bộ Phận Hành Chính (làm việc tại Long An, có xe đưa đón tại HCM)

1. Công tác quản lý hành chính

• Quản lý công tác văn phòng, tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất.
• Tổ chức công tác mua sắm, cấp phát, bảo trì, sửa chữa tài sản, thiết bị văn phòng.
• Kiểm soát chi phí hành chính, đề xuất các giải pháp tối ưu ngân sách hành chính.
• Quản lý công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp, sự kiện nội bộ và các hoạt động hành chính khác.

2. Công tác văn thư – lưu trữ

• Tổ chức, điều hành hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty.
• Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các văn bản trước khi trình ký hoặc ban hành.
• Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
• Đảm bảo việc bảo mật thông tin, hồ sơ, tài liệu của Công ty.
• Thực hiện số hóa hồ sơ và xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, hiệu quả.

3. Công tác quản lý con dấu

• Quản lý việc sử dụng, bảo quản con dấu Công ty theo đúng quy định.
• Kiểm tra, giám sát việc đóng dấu trên các văn bản, hồ sơ.
• Đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng thẩm quyền và quy trình.

4. Công tác pháp lý hành chính

• Theo dõi, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
• Phối hợp với các cơ quan chức năng trong các vấn đề hành chính phát sinh.
• Cập nhật và phổ biến các quy định pháp luật liên quan đến công tác hành chính – văn thư.

5. Báo cáo

• Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính.
• Tốt nghiệp ĐH/CĐ các chuyên ngành: Quản trị Hành chính Văn phòng; Văn thư - Lưu trữ và các ngành liên quan.
• Nam/ Nữ, có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí quản lý hoặc tương đương trong lĩnh vực Hành chính – Văn thư.
• Am hiểu nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ.
• Kiến thức về quản trị văn phòng và quản lý tài sản doanh nghiệp.
• Hiểu biết về quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu và công tác bảo mật thông tin.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp đầu tư xây dựng bất động sản.
• Có kinh nghiệm xây dựng quy trình, quy định và quản lý hệ thống hồ sơ lưu trữ.