Tuyển dụng Trợ Lý Trưởng Phòng tại Đà Nẵng

1.     Hỗ trợ Trưởng phòng DEV

•  Quản lý lịch làm việc của Trưởng phòng; sắp xếp các cuộc họp nội bộ và với khách hàng/đối tác; phối hợp với các bên liên quan chuẩn bị nội dung, số liệu và tài liệu trước họp.

•  Ghi nhận nội dung chính, quyết định, kết luận và action items của các cuộc họp; tổng hợp biên bản ngắn gọn, rõ ràng.

•  Theo dõi tiến độ các đầu việc sau họp, chủ động nhắc việc và cập nhật tình trạng cho Trưởng phòng.

•  Chủ động cảnh báo sớm các deadline, vấn đề, rủi ro hoặc nội dung cần Trưởng phòng xem xét và ra quyết định.

•  Tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn thành báo cáo/tóm tắt ngắn gọn, có cấu trúc, giúp Trưởng phòng nắm bắt nhanh tình hình.

•  Hỗ trợ theo dõi việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu và các chỉ số quản trị của phòng DEV.

2.     Hỗ trợ làm việc với khách hàng đối tác Nhật Bản

•  Hỗ trợ chuẩn bị nội dung, tài liệu và thông tin phục vụ các cuộc họp/trao đổi với khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan phía Nhật Bản.

•  Đọc hiểu, tổng hợp và truyền đạt chính xác các email, tài liệu và yêu cầu công việc bằng tiếng Nhật trong phạm vi phụ trách.

•  Tham gia các cuộc họp với phía Nhật khi cần; ghi nhận nội dung chính, quyết định và action items; hỗ trợ làm rõ các điểm chưa thống nhất giữa các bên.

•  Theo dõi các yêu cầu và cam kết với phía Nhật, phối hợp với PM/Dev và các bộ phận liên quan để cập nhật tiến độ và phản hồi đúng hạn.

•  Hỗ trợ soạn thảo hoặc rà soát email, báo cáo và tài liệu công việc bằng tiếng Nhật ở mức phù hợp với yêu cầu công việc.

3.     Điều phối hoạt động của phòng và hỗ trợ dự án

•  Làm đầu mối điều phối các công việc chung và luồng thông tin của phòng DEV theo phân công của Trưởng phòng.

•  Phối hợp với PM, các bộ phận nội bộ và các bên liên quan để theo dõi kế hoạch, action items, deadline và các vấn đề cần xử lý.

•  Hỗ trợ PM tổng hợp tình hình hoạt động của dự án, chuẩn bị tài liệu họp/báo cáo và quản lý các hồ sơ liên quan.

•  Quản lý, lưu trữ và cập nhật tài liệu của phòng như biên bản họp, báo cáo quản trị, kế hoạch và tài liệu dự án một cách khoa học, dễ truy xuất.

•  Hỗ trợ tổ chức các hoạt động, sự kiện và chương trình nội bộ của phòng khi cần.

4.     Báo cáo, dữ liệu và hỗ trợ quản trị

•  Quản lý và cập nhật các file theo dõi, báo cáo quản trị và dashboard của phòng theo phạm vi được phân công.

•  Tổng hợp các số liệu quản trị của phòng/dự án như doanh thu, chi phí, effort, năng suất, lợi nhuận hoặc các KPI liên quan; phát hiện biến động/bất thường và báo cáo Trưởng phòng.

•  Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến các bảng theo dõi/báo cáo nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.

•  Ứng dụng công cụ số và AI/GenAI phù hợp để hỗ trợ tổng hợp thông tin, báo cáo và tự động hóa các công việc lặp lại.

5.     Các công việc khác

•  Thực hiện các công việc tổng hợp, phân tích, điều phối hoặc nghiên cứu theo yêu cầu của Trưởng phòng DEV.

•  Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với phạm vi và mục tiêu của vị trí.

Yêu cầu ứng viên

1. Kinh nghiệm và học vấn

•  Tốt nghiệp Đại học; ưu tiên các chuyên ngành Ngôn ngữ Nhật, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Công nghệ thông tin hoặc ngành liên quan.

•  Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký, Project Coordinator, Project Admin, BrSE/Comtor support hoặc vai trò tương đương.

2.     Tiếng Nhật

•  Tiếng Nhật tương đương JLPT N2 trở lên; không bắt buộc chứng chỉ nếu năng lực thực tế đáp ứng yêu cầu công việc.

•  Có khả năng đọc hiểu email và tài liệu công việc bằng tiếng Nhật; giao tiếp và trao đổi công việc trong các cuộc họp ở mức tốt.

•  Có khả năng tóm tắt, truyền đạt lại nội dung tiếng Nhật sang tiếng Việt và ngược lại một cách rõ ràng, đúng trọng tâm.

3. Kỹ năng

•  Có khả năng tổng hợp thông tin và dữ liệu từ nhiều nguồn thành báo cáo ngắn gọn, có cấu trúc và dễ hiểu.

•  Quản lý tốt nhiều đầu việc song song; kiểm soát deadline và follow công việc đến khi hoàn thành.

•  Có kỹ năng tổ chức, điều phối cuộc họp và theo dõi action items.

•  Sử dụng tốt Excel và các công cụ văn phòng; có khả năng xây dựng các bảng theo dõi và báo cáo quản trị.

•  Có tư duy số liệu cơ bản, hiểu các khái niệm quản trị như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, effort, productivity và KPI.

•  Có khả năng phát hiện vấn đề, đặt câu hỏi đúng trọng tâm và chủ động escalation khi cần.

4. Tố chất

•  Tư duy logic, nắm bắt vấn đề nhanh và biết xác định thông tin quan trọng.

•  Chủ động cao: tự nhìn ra việc cần làm, theo sát đến cùng và đề xuất phương án xử lý khi phù hợp.

•  Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác với số liệu, tài liệu và thông tin trao đổi.

•  Giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt với nhiều đối tượng từ quản lý, PM, Dev đến khách hàng/đối tác.

•  Linh hoạt, thích nghi tốt với môi trường thay đổi và có khả năng xử lý nhiều ưu tiên cùng lúc.

•  Có tinh thần trách nhiệm cao và ý thức bảo mật thông tin.

Ưu tiên:

• Có kinh nghiệm làm việc với khách hàng Nhật trong các dự án phát triển phần mềm, từng làm việc trực tiếp với cấp quản lý và/hoặc khách hàng, đối tác Nhật Bản.
• Hiểu biết cơ bản về quy trình phát triển phần mềm và cách vận hành dự án IT là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm Project Coordination, PMO support hoặc hỗ trợ quản lý bộ phận kỹ thuật.
• Có kinh nghiệm làm báo cáo quản trị, dashboard hoặc phân tích dữ liệu kinh doanh/dự án.
• Biết ứng dụng AI/GenAI hoặc công cụ automation để nâng cao hiệu suất công việc.

Quyền lợi được hưởng

1. Thời gian làm việc

• Checkin 8h30, không cần checkout
• Làm việc từ T2 – T6, nghỉ thứ 7, chủ nhật

2. Chế độ nghỉ phép “độc quyền”

• 12 ngày nghỉ phép/ năm, nghỉ lễ/Tết theo quy định của Nhà nước
• 01 ngày nghỉ của riêng Luvina (Thứ Hai – tuần thứ 2 của tháng 10 hàng năm)

3. Chế độ lương – thưởng minh bạch

• Thưởng nhân dịp thành lập công ty và thưởng Tết Âm lịch
• Thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm

4. Môi trường làm việc vui vẻ, gắn kết

• Tham gia vào hàng loạt sự kiện lớn trong năm: Year End Party, du lịch hè, và các ngày lễ trong năm như: Quốc tế Phụ nữ 08/03, Quốc tế Đàn ông 19/11,…
• Các giải đấu thể thao sôi động: SportDay, E-sports,…
• Các câu lạc bộ hoạt động thường xuyên: CLB Yoga, CLB Bóng đá,…
• Không gian làm việc hiện đại với Open Space tiện nghi: Tatami Room, Mother Room, Pantry,…

5. Văn hóa học