Tuyển dụng Trợ Lý Hành Chính | Administrative Assistant tại Hà Nội

• Hỗ trợ Ban Lãnh đạo Công ty điều phối các công việc hàng ngày, bao gồm duy trì hệ thống lịch cá nhân, sắp xếp lịch họp, kế hoạch công tác, v.v…

• Chuẩn bị tài liệu, thông tin và các nội dung cần thiết cho các buổi họp/làm việc, nhắc lịch và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo công việc được triển khai đúng kế hoạch.

• Theo dõi và đảm bảo các hoạt động vận hành hàng ngày của công ty được thực hiện đầy đủ. Chủ động phát hiện, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

• Quản lý bưu kiện, tài liệu, email, cuộc gọi và tin nhắn; đảm bảo tính chính xác, bảo mật trong quá trình xử lý và sử dụng các thông tin.

• Khảo sát, đề xuất và thực hiện mua sắm tài sản, vật tư và nhu yếu phẩm phục vụ hoạt động của công ty. Theo dõi tình trạng và bảo quản tài sản trong quá trình sử dụng.

• Thực hiện các công việc hành chính, hậu cần và điều phối phục vụ quá trình sản xuất tác phẩm, triển lãm, sự kiện và các dự án của công ty; đảm bảo các điều kiện cần thiết được chuẩn bị đầy đủ và đúng giờ.

• Tham gia lập kế hoạch và triển khai các hoạt động nội bộ của công ty.

• Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu từ Công ty.

Key Responsibilities

• Support the Board of Directors in coordinating daily administrative and operational tasks, including managing and updating work and personal schedules, arranging meetings, business trips, and other related activities.

• Prepare documents, information, and other necessary materials for meetings; follow up and coordinate with relevant parties to ensure tasks are carried out according to schedule.

• Monitor and ensure the smooth day-to-day operations of the Company. Proactively identify arising issues and propose appropriate solutions.

• Manage inventory, packages, emails, phone calls, and messages related to work, following through with discretion to manage confidential matters and sensitive information.

• Research, propose, and carry out the procurement of assets, equipment, supplies, and office necessities; monitor their condition, usage, and maintenance.

• Handle administrative, logistical task supporting the production of artworks, events, exhibitions and projects; ensuring that all necessary requirements are properly prepared and delivered on time..

• Contribute to the development, coordination and implementation of the Company’s programs, projects, or events.

• Support other tasks as required by the Company.

Yêu cầu công việc

• Có niềm yêu thích với nghệ thuật, đặc biệt là nghệ thuật đương đại.

• Có kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương tự hoặc vị trí có tính chất vận hành, hỗ trợ hoạt động tổ chức.

• Có khả năng tổ chức, sắp xếp và theo dõi nhiều công việc đồng thời; chủ động trong việc lập kế hoạch và xử lý các công việc phát sinh.

• Có thể sử dụng, hoặc tìm hiểu cách

Yêu cầu công việc

• Có niềm yêu thích với nghệ thuật, đặc biệt là nghệ thuật đương đại.

• Có kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương tự hoặc vị trí có tính chất vận hành, hỗ trợ hoạt động tổ chức.

• Có khả năng tổ chức, sắp xếp và theo dõi nhiều công việc đồng thời; chủ động trong việc lập kế hoạch và xử lý các công việc phát sinh.

• Có thể sử dụng, hoặc tìm hiểu cách sử dụng các phần mềm ứng dụng văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, …) và các phần mềm làm việc nhóm (Notion, Slack)

• Có khả năng làm việc độc lập, chủ động đề xuất phương án xử lý.

• Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống tốt; có khả năng làm việc với nhiều bên liên quan trong các bối cảnh khác nhau.

• Cẩn thận, trách nhiệm, đáng tin cậy và có ý thức cao về bảo mật thông tin.

• Sẵn sàng di chuyển/công tác theo yêu cầu của công việc.

• Thông thạo tiếng Anh là một lợi thế.

• Có bằng lái xe ô tô là một lợi thế.

Mức lương và quyền lợi

• Cơ hội làm việc cùng đội ngũ sáng tạo đa ngành, liên lĩnh vực, chuyên nghiệp, năng động và có quy chuẩn cao.

• Cơ hội học hỏi, phát triển năng lực về vận hành, quản lý và tổ chức doanh nghiệp và sự kiện.

• Môi trường sáng tạo, năng động, chuyên nghiệp, có quy chuẩn cao, giàu tính kết nối đa ngành liên lĩnh vực.

• Hỗ trợ ăn uống theo thời gian làm việc.

• Mức lương: Theo thỏa thuận.

• Đảm bảo chế độ bảo hiểm theo tiêu chuẩn phúc lợi xã hội.

Qualifications

• Enthusiasm for the arts, especially contemporary art.

• Experience working in similar roles, or other positions involving operational support.

• Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage and follow up on multiple tasks simultaneously; proactive in planning and handling unexpected issues.

• Proficiency in, and willingness to learn, office and project management tools such as Microsoft Office, Google Workspace, Notion, Slack, ...

• Ability to work independently, proactively propose solutions, and be directly involved in task execution.

• Strong communication, coordination and problem-solving skills, with the ability to work effectively with different stakeholders.

• Careful, responsible, reliable, and highly conscious of information confidentiality.

• Fluency in English is a plus.

• Possessing a Category B driver’s license is a plus.

• Availability to travel as needed.

Wage and benefit

• Opportunities to work with an interdisciplinary and professional creative team.

• Opportunity to be directly involved in the organization, production, and implementation of art projects, exhibitions, and cultural events.

• Highly creative, dynamic, and professional working environment with strong interdisciplinary connections.

• Meal allowance per working schedule.

• Wage: Negotiable.

• Insurance in accordance with social welfare standards.

Quyền lợi

• Chăm sóc sức khoẻ: Đảm bảo chế độ bảo hiểm theo tiêu chuẩn phúc lợi xã hội.
• Đào tạo: Cơ hội học hỏi, phát triển năng lực về vận hành, quản lý và tổ chức doanh nghiệp và sự kiện.
• Xe đưa đón: Cơ hội làm việc cùng đội ngũ sáng tạo đa ngành, liên lĩnh vực, chuyên nghiệp, năng động và có quy chuẩn cao.
• Căn-tin: Hỗ trợ ăn uống theo thời gian làm việc.
• Khác: Môi trường sáng tạo, năng động, chuyên nghiệp, có quy chuẩn cao, giàu tính kết nối đa ngành liên lĩnh vực. Opportunity to be directly involved in the organization, production, and implementation of art projects, exhibitions, and cultural events.