Tuyển dụng Trợ Lý Điều Hành tại Hà Nội

01. Điều phối lịch trình & công việc

• Quản lý, sắp xếp lịch làm việc tuần/tháng của Ban Giám đốc; điều phối lịch họp và các chương trình công tác.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và thông tin cần thiết trước các cuộc họp/làm việc.
• Theo dõi danh sách công việc, tiến độ và deadline; chủ động nhắc việc và cập nhật tình trạng xử lý.
• Nhận diện các rủi ro về lịch trình, nguồn lực hoặc tiến độ và đề xuất phương án xử lý

02. Chuẩn bị & theo dõi cuộc họp

• Chuẩn bị agenda, tài liệu, thành phần tham dự và các nội dung liên quan.
• Ghi nhận nội dung, kết luận và các quyết định sau cuộc họp.
• Chuyển hóa kết luận thành danh sách công việc, người phụ trách và deadline.
• Theo dõi, cập nhật tiến độ và tổng hợp các vấn đề cần Ban Giám đốc xem xét.
• Tham dự một số cuộc họp theo phân công và thực hiện báo cáo nhanh sau cuộc họp.

03. Tổng hợp & xử lý thông tin

• Tiếp nhận, phân loại và tổng hợp các công việc trình Ban Giám đốc theo mức độ ưu tiên.
• Tổng hợp các tài liệu về hành chính, pháp lý, kinh doanh, thị trường và hoạt động nội bộ thành các brief ngắn gọn, dễ nắm bắt.
• Theo dõi các mốc công việc, deadline và yêu cầu cần Ban Giám đốc xử lý.
• Chuẩn bị các báo cáo/brief 1–2 trang phục vụ Ban Giám đốc xem xét và ra quyết định.

04. Phối hợp & làm đầu mối

• Phối hợp với các bộ phận: HR, Finance – Accounting, Legal, Sales, Marketing và các đơn vị thành viên.
• Điều phối các chương trình, công việc liên phòng ban theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
• Hỗ trợ tiếp đón và làm việc với khách hàng, đối tác, cổ đông và các bên liên quan.
• Đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn giữa các bên.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Luật, Truyền thông hoặc các ngành liên quan; ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các trường như FTU, NEU.
• Có khoảng 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Assistant/Executive Assistant, Trợ lý quản lý, Project Coordinator hoặc các vị trí tương đương.
• Có khả năng đọc, tổng hợp và xử lý các tài liệu hành chính, hợp đồng, báo cáo và dữ liệu kinh doanh cơ bản.
• Sử dụng tốt Microsoft Office/Google Workspace, đặc biệt Word, Excel và PowerPoint.
• Có khả năng lập kế hoạch, quản lý nhiều đầu việc và theo dõi tiến độ đến khi hoàn thành.
• Tiếng Anh tương đương IELTS 6.5+, có khả năng đọc hiểu và xử lý email, tài liệu, hợp đồng và trao đổi với đối tác.
• Tư duy logic, chủ động, cẩn thận, bảo mật thông tin tốt.
• Giao tiếp chuyên nghiệp, khả năng phối hợp và thích ứng tốt trong môi trường có nhiều đầu việc.
• Có khả năng sử dụng các công cụ AI như ChatGPT, Claude, Gemini... để hỗ trợ tổng hợp thông tin, biên bản họp, soạn thảo tài liệu, phân tích dữ liệu và theo dõi công việc.
• Biết kiểm tra, chọn lọc và chỉnh sửa nội dung do AI hỗ trợ trước khi sử dụng.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập: Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Trực tiếp làm việc và phối hợp với Ban Giám đốc, có cơ hội tiếp cận các hoạt động quản trị và dự án của doanh nghiệp.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, yêu cầu cao về tính chủ động và khả năng xử lý công việc.
• Cơ hội phát triển theo các hướng Executive Assistant / Chief of Staff / Project Management.
• Khuyến khích ứng dụng AI vào công việc để nâng cao hiệu suất.
• Các chế độ phúc lợi khác theo chính sách của Công ty.