Tuyển dụng Thư ký dự án Bất động sản tại Hồ Chí Minh

1. Kiểm soát tài liệu & Hồ sơ dự án

• Thiết lập, quản lý và duy trì hệ thống lưu trữ, mã hóa tài liệu dự án.
• Quản lý dữ liệu trên các phần mềm như Aconex, BIM 360, SharePoint (nếu có).
• Tiếp nhận, phát hành và luân chuyển công văn, bản vẽ, hồ sơ trình duyệt giữa các bên liên quan.
• Kiểm tra tính hợp lệ, định dạng và mã hiệu tài liệu trước khi trình ký, phát hành.
• Kiểm soát phiên bản, đảm bảo sử dụng bản vẽ và tài liệu cập nhật mới nhất.
• Thu hồi, lưu trữ hoặc đánh dấu các tài liệu, bản vẽ hết hiệu lực.
• Cập nhật danh mục hồ sơ (MDR), theo dõi tiến độ phê duyệt và nhắc nhở hồ sơ quá hạn.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm phục vụ kiểm tra, kiểm toán và hoàn công.

2. Thư ký & Hành chính dự án

• Hỗ trợ Trưởng ban/Giám đốc Dự án soạn thảo công văn, báo cáo và tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận, gửi và theo dõi văn bản trao đổi giữa Ban QLDA, công ty và đối tác.
• Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp và tài liệu phục vụ các cuộc họp.
• Ghi chép, tổng hợp và phát hành biên bản họp (MOM) bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị và các nhu cầu hành chính tại dự án.
• Theo dõi chấm công, nghỉ phép và tổng hợp dữ liệu nhân sự gửi Phòng Nhân sự.
• Hỗ trợ đón tiếp khách, công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác theo phân công.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành: Ngoại ngữ (Tiếng Anh), Quản trị văn phòng, Kinh tế Xây dựng, hoặc các ngành Kỹ thuật có định hướng làm hồ sơ.
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên đã tham gia ít nhất một dự án cao tầng (từ phần móng, hầm đến hoàn thiện).
• Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel nâng cao - biết dùng hàm để quản lý List hồ sơ).

Quyền lợi

• Thưởng: Thưởng hiệu quả công việc
• Chăm sóc sức khoẻ: Mua Bảo hiểm sức khỏe 24h
• Cơ hội du lịch: Du lịch nước ngoài hoặc trong nước