Tuyển dụng Thư Ký Dự Án tại Hà Nội

Tuyển 02 vị trí: 1 làm việc tại Hà Nội và 1 làm việc tại Lăng Cô - Huế

1.     Mục tiêu công việc

Hỗ trợ Ban Quản lý Dự án trong công tác điều phối thông tin, quản lý hồ sơ, văn bản, báo cáo và theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo thông tin dự án được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời; góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phối hợp giữa Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan.

    2.  Nhiệm vụ chính

2.1. Quản lý hồ sơ và văn bản dự án

• Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và lưu trữ các hồ sơ, văn bản liên quan đến dự án.
• Theo dõi việc phát hành, tiếp nhận và luân chuyển văn bản giữa Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các bên liên quan.
• Quản lý danh mục hồ sơ, bản vẽ, biên bản, công văn và các tài liệu của dự án.
• Đảm bảo hồ sơ được cập nhật, lưu trữ khoa học và thuận tiện cho việc tra cứu.

2.2. Theo dõi tiến độ và công việc

• Cập nhật tình trạng thực hiện các đầu việc theo chỉ đạo của Giám đốc/Trưởng Ban QLDA.
• Theo dõi các đầu việc sau các cuộc họp và nhắc việc các bên liên quan theo thời hạn được giao.
• Tổng hợp các vấn đề tồn đọng, công việc quá hạn và báo cáo cấp quản lý.
• Hỗ trợ cập nhật tiến độ tổng thể của dự án và các mốc công việc quan trọng.

2.3. Công tác họp và báo cáo

• Chuẩn bị nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp dự án.
• Ghi nhận và lập biên bản họp, danh sách công việc/action list sau các cuộc họp.
• Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã thống nhất và báo cáo tình trạng thực hiện.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Ban QLDA.

2.4. Điều phối và hỗ trợ thông tin

• Là đầu mối hỗ trợ trao đổi thông tin hành chính và hồ sơ giữa Ban QLDA với các phòng/ban, tư vấn và nhà thầu.
• Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để thu thập thông tin phục vụ báo cáo và quản lý dự án.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, làm việc và các hoạt động điều phối khác của dự án.
• Chủ động cập nhật và báo cáo các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc.

2.5. Hỗ trợ công tác quản lý dự án

• Hỗ trợ Giám đốc/Trưởng Ban QLDA trong việc chuẩn bị tài liệu, báo cáo và thông tin phục vụ công tác quản lý.
• Hỗ trợ theo dõi các yêu cầu, chỉ đạo của Chủ đầu tư đối với tư vấn và nhà thầu.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc/Trưởng Ban QLDA.

Yêu cầu ứng viên

Trình độ & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản lý xây dựng, Kinh tế xây dựng, Xây dựng hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thư ký dự án, điều phối dự án hoặc  dự án xây dựng.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại Chủ đầu tư, Tư vấn Quản lý dự án, Tư vấn Giám sát hoặc Tổng thầu.
• Có kinh nghiệm với các dự án bất động sản, khách sạn, resort, chung cư hoặc công trình quy mô lớn là lợi thế.

Kiến thức & Kỹ năng

• Có khả năng tổ chức, quản lý và kiểm soát hồ sơ dự án.
• Kỹ năng tổng hợp, lập báo cáo và theo dõi công việc tốt.
• Kỹ năng lập biên bản họp và quản lý action list.
• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel và Word.
• Có khả năng giao tiếp và phối hợp với nhiều bên.

Yêu cầu khác

• Cẩn thận, chỉn chu, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Chủ động, có khả năng theo dõi nhiều đầu việc đồng thời.
• Bảo mật tốt các thông tin, tài liệu của dự án.
• Có khả năng làm việc tại công trường và chịu được áp lực tiến độ.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương cạnh tranh theo năng lực
• Nghỉ thứ 7, CN
• Được tham gia các dự án quy mô lớn của Chủ đầu tư
• Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các phúc lợi khác theo quy định