Tuyển dụng THƯ KÍ CEO KIÊM HÀNH CHÍNH- HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI- ID 29163

Khách hàng của chúng tôi đang tìm kiếm một Thư ký kiêm Nhân viên Hành chính sử dụng được tiếng Nhật để hỗ trợ Tổng Giám đốc và giám sát các hoạt động hành chính đa dạng, bao gồm: phiên dịch và biên dịch, công tác hành chính tổng hợp, đăng ký sản phẩm thiết bị y tế, và hỗ trợ kế toán. Vị trí này mang đến cơ hội làm việc trực tiếp với ban quản lý người Nhật trong một môi trường thân thiện, ổn định và đầy sự hỗ trợ.

A. Thư ký
• Quản lý lịch trình, các cuộc hẹn, cuộc họp và sắp xếp chuyến công tác cho Tổng Giám đốc.
• Điều phối các cuộc họp với nhân viên, đối tác kinh doanh, khách hàng và trụ sở chính tại Nhật Bản.
• Chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo, biên bản và các văn bản cần thiết khác.
• Phiên dịch tiếng Nhật – tiếng Việt trong các cuộc họp.
• Biên dịch các tài liệu kinh doanh giữa tiếng Nhật và tiếng Việt.
• Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo và nhiệm vụ do Tổng Giám đốc giao.

B. Hành chính tổng hợp
• Đặt mua văn phòng phẩm, sắp xếp vé máy bay và chỗ ở (khách sạn).
• Tổ chức các chuyến công tác của công ty và các đợt kiểm tra sức khỏe định kỳ.
• Quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ (bao gồm hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng tư vấn, hợp đồng mua sắm văn phòng phẩm, v.v.).
• Phối hợp với các đơn vị tư vấn bên ngoài để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài.
• Phối hợp với các đơn vị tư vấn bên ngoài để thực hiện thủ tục sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) và các loại giấy phép kinh doanh khác.
• Thực hiện các hoạt động tuyển dụng và tham gia phỏng vấn ứng viên khi cần thiết.

C. Đăng ký sản phẩm và hồ sơ pháp lý
• Phối hợp với trụ sở chính tại Nhật Bản, các đơn vị tư vấn bên ngoài và các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ đăng ký sản phẩm thiết bị y tế.
• Theo dõi tiến độ đăng ký, gia hạn, sửa đổi và bổ sung hồ sơ sản phẩm.
• Lưu trữ, quản lý các tài liệu đăng ký sản phẩm, nhãn sản phẩm, giấy chứng nhận và các hồ sơ liên quan.
• Hỗ trợ điều phối các vấn đề tuân thủ quy định theo các yêu cầu pháp lý hiện hành và quy trình của công ty.

D. Hỗ trợ kế toán
• Hỗ trợ bộ phận Kế toán trong việc sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán dưới sự hướng dẫn của Kế toán trưởng.
• Hỗ trợ bộ phận kho trong việc xử lý đơn hàng khi có thời gian phù hợp.

Yêu cầu công việc

• Nữ- Có bằng cao đẳng hoặc đại học.
• Có chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (JLPT) ở cấp độ N2 trở lên.
• Có ít nhất ba năm kinh nghiệm liên quan trong các vai trò hành chính, nhân sự hoặc thư ký.
• Có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập, chủ động và chịu được áp lực liên quan đến bán hàng.
• Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel, email.
• Thể hiện sự trung thực, trách nhiệm và kiên trì.
• Có thái độ tích cực và sẵn sàng học hỏi.
• Duy trì thái độ chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng trong ngành chăm sóc sức khỏe.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành y tế hoặc chăm sóc sức khỏe.

Quyền lợi được hưởng

- Bảo hiểm xã hội được tính dựa trên mức lương cơ bản.
- Các khoản phụ cấp:
Phụ cấp ăn uống: 50.000 VNĐ/ngày
Phụ cấp gửi xe: 150.000 VNĐ/tháng
Phụ cấp con cái: 500.000 VNĐ/con/tháng
- Phụ cấp nhà ở:
• Người độc thân: 1.000.000 VNĐ/tháng
• Người đã kết hôn: 500.000 VNĐ/tháng
- Thưởng theo tháng/quý.
- Nghỉ phép 90 phút trong kỳ kinh nguyệt.
- Chuyến du lịch cùng công ty hằng năm.
- Bảo hiểm sức khỏe sau khi làm việc đủ 2 năm.
- Phụ cấp thâm niên (chi trả một lần) sau khi làm việc đủ 4 năm.
- Các bữa ăn gắn kết nhóm (team-building) khi đạt chỉ tiêu công việc (KPI).
- Nghỉ hè: 01 ngày/năm.