Tuyển dụng Operations Executive tại Hồ Chí Minh

1. Hỗ trợ hành chính – vận hành

●​ Tiếp nhận, điều phối và theo dõi các yêu cầu hỗ trợ vận hành từ giáo viên, nhân viên, học sinh và các bộ phận.

●​ Phối hợp xử lý các nhu cầu liên quan đến phòng học, không gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị và hậu cần.

●​ Theo dõi tiến độ, phản hồi kết quả và báo cáo các vấn đề vượt phạm vi xử lý.

●​ Hỗ trợ các công việc hành chính và vận hành khác theo phân công.

2. Điều phối vận hành sự kiện

●​ Tiếp nhận nhu cầu và lập kế hoạch/checklist hỗ trợ vận hành cho các sự kiện của trường.

●​ Phối hợp chuẩn bị cơ sở vật chất, logistics, bảo trì, bảo vệ, vệ sinh và các nguồn lực liên quan.

●​ Kiểm tra công tác chuẩn bị và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong sự kiện.

●​ Điều phối thu dọn và hoàn trả hiện trạng khu vực sau sự kiện.

3. Quản lý cảnh quan và cây xanh

●​ Theo dõi tình trạng cảnh quan, cây xanh, thảm cỏ và các khu vực sân vườn.

●​ Giám sát kế hoạch chăm sóc, cắt tỉa, thay thế và bổ sung cây xanh.

●​ Kiểm tra chất lượng dịch vụ cảnh quan và phối hợp xử lý các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến an toàn học sinh, nhân viên và cơ sở vật chất.

4. Quản lý dịch vụ thuê ngoài

Phụ trách các dịch vụ kiểm soát côn trùng, thu gom/xử lý rác thải, nước uống, cảnh quan – cây xanh và các dịch vụ khác theo phân công.

●​ Theo dõi hợp đồng, phạm vi công việc, lịch thực hiện và chất lượng dịch vụ.

●​ Giám sát SLA/KPI và yêu cầu nhà cung cấp khắc phục khi không đạt yêu cầu.

●​ Kiểm tra khối lượng, hồ sơ nghiệm thu, chứng từ và phối hợp thực hiện thanh toán.

●​ Theo dõi chi phí và đề xuất điều chỉnh/cải thiện dịch vụ khi cần thiết.

5. Theo dõi điện, nước và chi phí tiện ích

●​ Theo dõi và tổng hợp số liệu tiêu thụ điện, nước định kỳ.

●​ Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

●​ Theo dõi biến động chi phí và báo cáo các trường hợp bất thường.

●​ Phối hợp đề xuất các giải pháp tiết kiệm điện, nước và chi phí vận hành.

6. Hành chính, hồ sơ và trình ký

●​ Soạn thảo công văn, thông báo, biên bản, tờ trình, đề xuất và các văn bản theo phân công.

●​ Quản lý và lưu trữ hợp đồng, báo giá, biên bản, hồ sơ nghiệm thu, chứng từ và các hồ sơ vận hành.

●​ Chuẩn bị, kiểm tra và theo dõi hồ sơ trình ký/phê duyệt.

●​ Lập các đề xuất liên quan đến dịch vụ, chi phí, mua sắm và nhu cầu vận hành.

●​ Tổng hợp dữ liệu và thực hiện báo cáo định kỳ/theo yêu cầu.

Yêu cầu công việc

●​ Bachelor's degree, preferably in Administration, Office Management, or related fields.

●​ Experience in office administration, preferably in an educational environment.

●​ Strong organizational and time management skills, with the ability to work independently and in a team.

●​ Excellent communication skills, with the ability to convey information clearly and effectively.

●​ Experience in contract tracking and management is an advantage.

●​ Proficiency in office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

●​ Detail-oriented, meticulous, and responsible in work.

Quyền lợi

• Thưởng: Mức lương cạnh tranh, thưởng và phụ cấp theo chính sách của nhà trường.
• Chăm sóc sức khoẻ: Các chế độ bảo hiểm, ngày nghỉ và phúc lợi khác theo quy định của nhà trường và pháp luật. Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm sức khỏe, Khám sức khỏe định kỳ.
• Căn-tin: Cung cấp suất ăn trưa.