Tuyển dụng Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu tại Hà Nội

1. Thông tin vị trí:

Chức danh Nhân viên Xuất nhập khẩu

Bộ phận Xuất nhập khẩu

Báo cáo trực tiếp Trưởng phòng Xuất nhập khẩu

Địa điểm làm việc Tầng 3 tòa nhà Hoàng gia, số 180 Triệu Việt Vương, phường Hai Bà Trưng, Hà Nội

Thời gian làm việc : 8:00 – 17:00 thứ 2 đến thứ 6, 8:00 - 12:00 thứ 7

Loại hình : Full-time

2. Mục đích công việc

Phụ trách thực hiện và theo dõi toàn bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu liên quan đến các đơn hàng mua bán theo điều kiện FOB, đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị, giao đến cảng, thông quan và xếp lên tàu đúng tiến độ; chứng từ chính xác, đầy đủ; đồng thời kiểm soát các chi phí và rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng.

3. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

A. Tiếp nhận và quản lý đơn hàng:

• Tiếp nhận và kiểm tra PO/Hợp đồng từ bộ phận giao dịch/kế toán.

• Kiểm tra các thông tin: mã hàng, tên hàng, số lượng, quy cách đóng gói, giá, điều kiện giao hàng FOB, cảng xếp hàng, thời gian giao hàng và các yêu cầu về chứng từ.

B. Điều phối kế hoạch xuất/nhập hàng

• Phối hợp với Giao dịch, bộ phận Kế hoạch, Sản xuất và Kho để xác định ngày hàng sẵn sàng về kho hoặc sẵn sàng xuất ra cảng.

• Tiếp nhận và kiểm tra booking từ khách hàng hoặc forwarder.

• Theo dõi lịch tàu, ETD, closing time/cut-off và các mốc thời gian liên quan.

• Lập kế hoạch đóng hàng và giao container phù hợp với lịch tàu để điều vận cont về nhà máy bốc hàng.

C. Thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu

• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ phục vụ khai báo hải quan.

• Phối hợp với đại lý hải quan/forwarder trong quá trình khai báo và thông quan.

• Theo dõi tình trạng tờ khai, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.

• Kiểm tra số lượng hàng, số container, số seal và các thông tin liên quan trước khi hàng rời kho.

• Theo dõi quá trình giao container/hàng hóa đến cảng.

• Thông báo cho các đơn vị liên quan về lịch trình cont hàng về và gửi các chứng từ liên quan cho các đơn vị nội bộ nhập hàng về.

D. Quản lý chứng từ xuất khẩu:

• Chuẩn bị và kiểm tra:

o Commercial Invoice.

o Packing List.

o Bill of Lading.

o Certificate of Origin (C/O) nếu có yêu cầu.

o Tờ khai hải quan.

o VGM.

o Shipping Instruction.

o Các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng/hợp đồng.

• Kiểm tra Draft B/L trước khi phát hành chính thức.

• Đảm bảo thông tin trên chứng từ thống nhất với PO/Hợp đồng và thực tế hàng hóa.

• Gửi chứng từ cho khách hàng đúng thời hạn.

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ của từng shipment.

• Làm file chỉ định sợi kỹ thuật sau khi kiểm tra chốt với bộ phận kế toán hàng năm.

E. Phối hợp với khách hàng và đối tác logistics sắp xếp lịch xuất nhập:

• Trao đổi với khách hàng/forwarder về booking, lịch tàu, shipping instruction và yêu cầu chứng từ.

• Làm việc với hãng tàu/forwarder để theo dõi booking và lịch vận chuyển.

• Theo dõi các trường hợp đổi lịch tàu, thiếu container, thay đổi cut-off hoặc các vấn đề khác.

• Phối hợp xử lý các phát sinh nhằm hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và chi phí của công ty.

F. Kiểm soát chi phí và phát sinh:

• Theo dõi các chi phí liên quan đến quá trình xuất /nhập hàng.

• Kiểm tra các khoản phí phát sinh như phí vận chuyển nội địa, phí cảng, phí chứng từ, lưu container/lưu bãi và các khoản phí khác theo phạm vi trách nhiệm.

• Đối chiếu chi phí với báo giá/hợp đồng và bảng kê vận chuyển hàng tháng trước khi chuyển sang bộ phận kế toán.

• Báo cáo ngay cho cấp quản lý khi phát sinh chi phí bất thường hoặc ngoài kế hoạch.

G. Thực hiện các báo cáo chuyên môn liên quan xuất/nhập.

• Cập nhật báo cáo dự kiến xuất hàng hàng tuần theo yêu cầu.

• Theo dõi các chỉ tiêu về tiến độ giao hàng, độ chính xác chứng từ và phát sinh logistics.

• Tổng hợp nguyên nhân các trường hợp giao hàng trễ, sai chứng từ hoặc phát sinh chi phí .

• Tổng hợp các báo cáo tổng hợp của Xuất nhập khẩu và dữ liệu đối chiếu kế toán theo yêu cầu.

. Yêu cầu công việc:

Trình độ:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngoại thương, Kinh tế quốc tế hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

• Có từ 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu/logistics.

• Ưu tiên ứng viên đã trực tiếp xử lý hàng xuất khẩu bằng container và làm việc với khách hàng/forwarder nước ngoài.

• Có kinh nghiệm xử lý đơn hàng theo điều kiện FOB là lợi thế.

Kiến thức chuyên môn:

• Nắm được quy trình xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan.

• Hiểu các chứng từ xuất khẩu và quy trình booking.

• Hiểu và áp dụng được Incoterms, đặc biệt là FOB.

• Có khả năng kiểm tra Invoice, Packing List, B/L, C/O và các chứng từ liên quan.

• Có kiến thức cơ bản về vận tải biển và logistics quốc tế.

Ngoại ngữ:

• Có khả năng đọc hiểu và trao đổi email bằng tiếng Anh.

• Có thể giao tiếp tiếng Anh trong công việc với khách hàng/forwarder là lợi thế.

Yêu cầu công việc

. Yêu cầu công việc:

Trình độ:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Xuất nhập khẩu, Logistics, Ngoại thương, Kinh tế quốc tế hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

• Có từ 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu/logistics.

• Ưu tiên ứng viên đã trực tiếp xử lý hàng xuất khẩu bằng container và làm việc với khách hàng/forwarder nước ngoài.

• Có kinh nghiệm xử lý đơn hàng theo điều kiện FOB là lợi thế.

Kiến thức chuyên môn:

• Nắm được quy trình xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan.

• Hiểu các chứng từ xuất khẩu và quy trình booking.

• Hiểu và áp dụng được Incoterms, đặc biệt là FOB.

• Có khả năng kiểm tra Invoice, Packing List, B/L, C/O và các chứng từ liên quan.

• Có kiến thức cơ bản về vận tải biển và logistics quốc tế.

Ngoại ngữ:

• Có khả năng đọc hiểu và trao đổi email bằng tiếng Anh.

• Có thể giao tiếp tiếng Anh trong công việc với khách hàng/forwarder là lợi thế.

Kỹ năng:

• Kỹ năng theo dõi và quản lý tiến độ.

• Kỹ năng xử lý vấn đề và phối hợp nhiều bộ phận.

• Cẩn thận, chính xác trong kiểm tra chứng từ.

• Kỹ năng giao tiếp và làm việc với khách hàng/đối tác.

• Sử dụng tốt Excel và các phần mềm quản lý nội bộ.

Phẩm chất:

• Cẩn thận, chủ động và có trách nhiệm.

• Chịu được áp lực về thời gian và deadline.

• Có khả năng xử lý nhiều shipment cùng lúc.

• Tinh thần phối hợp và hỗ trợ các bộ phận liên quan.

7. Quan hệ công việc

Nội bộ:

• Giao dịch theo dõi đơn hàng

• Giao dịch đặt hàng

• Planning/Sản xuất

• Kho

• Kế toán

Bên ngoài:

• Khách hàng

• Forwarder

• Hãng tàu

• Đơn vị vận tải

• Cơ quan Hải quan và các đơn vị liên quan.

Quyền lợi

• Thưởng: Mức lương thỏa thuận khi phỏng vấn
• Chăm sóc sức khoẻ: Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động
• Nghỉ phép có lương: Được hưởng các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, … theo quy định của Luật lao động