Tuyển dụng Nhân Viên Sales Admin tại Hà Nội

Sales Admin chịu trách nhiệm vận hành hành chính của Bộ phận Kinh doanh: kiểm soát báo giá, hợp đồng, hồ sơ thầu bảo đảm chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn; duy trì dữ liệu bán hàng cập nhật trên hệ thống quản trị; đồng thời là đầu mối phối hợp giữa Kinh doanh với Kế toán (hóa đơn, công nợ) và Phòng Quản lý dự án (bàn giao sau ký kết), góp phần nâng cao hiệu suất của đội ngũ kinh doanh.

PHẠM VI CÔNG VIỆC

Hồ sơ bán hàng

• Soạn thảo và kiểm soát báo giá, hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu — thanh lý theo mẫu công ty; theo dõi luồng trình ký.
  
• Chuẩn bị hồ sơ năng lực, hồ sơ dự thầu/chào thầu: tập hợp tài liệu pháp lý, bảo lãnh, rà soát checklist trước khi nộp.
  
• Lưu trữ hợp đồng, chứng từ bán hàng có hệ thống; chuyển hợp đồng ký mới cho Kế toán trong 03 ngày làm việc.

Dữ liệu và báo cáo

• Cập nhật pipeline bán hàng trên hệ thống quản trị công việc (KaTask): cơ hội, giai đoạn, giá trị; nhắc đội Sales cập nhật đúng hạn.
  
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng cho CMO: doanh thu ký mới, pipeline, công nợ theo mốc hợp đồng.
  
• Theo dõi mốc thanh toán cùng Kế toán và nhắc đôn đốc khi đến hạn.

Điều phối và hỗ trợ

• Lập biên bản kick-off khi hợp đồng ký kết (phạm vi, cam kết, mốc thanh toán, đầu mối) và bàn giao cho Phòng Quản lý dự án.
  
• Hỗ trợ đặt lịch họp khách hàng, chuẩn bị tài liệu demo cùng BA/Marketing; điều phối yêu cầu khách hàng sau bán tới bộ phận phụ trách.
  
• Quản lý mẫu biểu, quy trình bán hàng; chủ động đề xuất cải tiến khi phát hiện điểm nghẽn.

Dự án với cơ quan nhà nước / đầu tư công

• Chuẩn bị hồ sơ dự thầu các dự án phần mềm/CNTT sử dụng vốn ngân sách, đầu tư công: hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực, bảo lãnh dự thầu; kê khai và nộp thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
  
• Theo dõi toàn bộ tiến trình gói thầu: thông báo mời thầu, yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu, thời hạn nộp, kết quả mở thầu; bảo lãnh thực hiện hợp đồng sau trúng thầu.
  
• Soạn thảo công văn, văn bản giao dịch với bộ, ban ngành, chủ đầu tư theo đúng thể thức văn bản hành chính; theo dõi văn bản đến/đi của bộ phận.
  
• Phối hợp PM và Kế toán chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo mốc hợp đồng với chủ đầu tư nhà nước.

Yêu cầu ứng viên

• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin / Sales Support / Hành chính kinh doanh.
• Thành thạo soạn thảo báo giá, hợp đồng; nắm vững quy trình ký kết — nghiệm thu — thanh toán.
• Nắm quy trình đấu thầu và hồ sơ dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước/đầu tư công; soạn thảo công văn đúng thể thức văn bản hành chính.
• Cẩn thận, chủ động theo việc đến cùng; giao tiếp văn bản rõ ràng, chuyên nghiệp.
• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Thương mại.

Là lợi thế nếu bạn có:

• Kinh nghiệm tại công ty CNTT/phần mềm; đã trực tiếp làm hồ sơ dự thầu và nộp thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; từng làm việc với chủ đầu tư là cơ quan nhà nước.
• Hiểu biết về công nợ, hóa đơn điện tử; tiếng Anh đọc hiểu tài liệu.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập 10 – 15 triệu đồng/tháng theo năng lực + thưởng hiệu quả; xét tăng lương định kỳ hằng năm.
• BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo luật; nghỉ phép năm và lịch nghỉ lễ theo quy định.
• Giờ làm việc cố định 09h00 – 18h30, thứ Hai đến thứ Sáu; nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật.
• Môi trường công ty công nghệ trẻ: quy trình rõ ràng trên hệ thống, đánh giá minh bạch bằng dữ liệu.
• Được đào tạo về sản phẩm phần mềm, quy trình đấu thầu; lộ trình phát triển lên Sales Executive hoặc Trưởng nhóm vận hành kinh doanh.
• Team building, chăm sóc sức khỏe định kỳ và các phúc lợi khác theo chính sách công ty.