Tuyển dụng Nhân Viên E-Commerce Admin tại Hồ Chí Minh

- 1. Vai trò

• Chịu trách nhiệm đảm bảo vận hành đơn hàng, sản phẩm trên các nền tảng thương mại điện tử, đảm bảo sản phẩm, tồn kho, đơn hàng và các chương trình khuyến mại được triển khai chính xác, kịp thời nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

- 2. Nhiệm vụ

• 2.1 Xử lý đơn hàng
• Tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận đơn hàng sỉ/lẻ từ các kênh bán hàng: TikTok Shop, Shopee, Owned Channel, App, Social, zalo và các kênh được phân công.
• Theo dõi trạng thái đơn hàng từ khi phát sinh đến khi giao hàng thành công; phối hợp với bộ phận kho vận để đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng thời hạn.
• Theo dõi và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao hàng, đơn hủy, hoàn hàng, từ chối nhận hàng, khiếu nại và đổi trả theo đúng quy trình.
• Cập nhật dữ liệu đơn hàng trên hệ thống quản lý Haravan, MISA, Excel/Google Sheets hoặc các hệ thống liên quan; phối hợp đối soát dữ liệu giữa hệ thống nội bộ và sàn TMĐT.
• Tổng hợp tình hình đơn hàng, ghi nhận các vấn đề phát sinh và báo cáo cho quản lý trực tiếp.
• 2.2 Quản lý tồn kho
• Theo dõi số lượng tồn kho thực tế và cập nhật tồn kho realtime trên hệ thống kênh online shopee, tiktokshop...., đảm bảo dữ liệu tồn kho được cập nhật chính xác giữa kho và các kênh bán hàng.
• Theo dõi định mức tồn kho tối thiểu – tối đa (Min–Max), chủ động cảnh báo các SKU có nguy cơ thiếu hàng và tiến hành làm lệnh sản xuất, kế hoạch phân bổ tồn kho phù hợp theo kế hoạch được duyệt.
• Căn cứ vào tình hình bán hàng, lượng tồn kho và kế hoạch kinh doanh để đề xuất nhu cầu bổ sung hàng/lệnh sản xuất.
• Phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho vận và các bộ phận liên quan xây dựng, theo dõi kế hoạch sản xuất, nhập kho và phân bổ hàng hóa giữa các kênh.
• Theo dõi tiến độ bổ sung hàng, phối hợp xử lý chênh lệch tồn kho và chủ động cảnh báo nguy cơ thiếu hàng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• 2.3 Chăm sóc khách hàng qua Zalo & Membership
• Tiếp nhận và phản hồi tin nhắn, câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ của khách hàng qua Zalo theo phạm vi được phân công.
• Tư vấn sản phẩm, chính sách bán hàng, hướng dẫn đặt hàng và hỗ trợ kiểm tra tình trạng đơn hàng.
• Chủ động chăm sóc khách hàng trước và sau mua: xác nhận hoặc nhắc đơn khi cần, liên hệ hỏi thăm sau khi nhận hàng, tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.
• Duy trì liên hệ, tư vấn sản phẩm và chính sách bán hàng cho khách sỉ; theo dõi nhu cầu đặt hàng và phối hợp hỗ trợ khách hàng.
• Quản lý danh sách khách hàng Membership, lịch sử mua hàng, thông tin hội viên và chính sách chiết khấu, thứ hạng chiết khấu theo quy định.
• Phối hợp triển khai các chương trình ưu đãi, chăm sóc khách hàng thân thiết và gửi thông tin phù hợp qua Zalo theo kế hoạch.
• Tổng hợp phản hồi, khiếu nại và nhu cầu của khách hàng để đề xuất cải thiện sản phẩm, dịch vụ và quy trình chăm sóc.
• Đảm bảo thông tin tư vấn nhất quán, phản hồi đúng thời gian và tuân thủ quy định bảo mật thông tin khách hàng.
• 2.4 Tổng hợp và đối soát doanh thu với kế toán
• Tổng hợp, theo dõi và cập nhật báo cáo doanh thu định kỳ cùng bạn E-com Performance Executive của các kênh bán hàng online, bao gồm TikTok Shop, Shopee, Owned Channel, App, Social và các kênh được phân công.
• Tổng hợp doanh thu từ hoạt động Membership; theo dõi doanh thu theo nhóm khách hàng, lịch sử mua hàng và chính sách chiết khấu theo dữ liệu hiện có.
• Theo dõi các chỉ số kinh doanh liên quan như số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình, số lượng sản phẩm bán ra, đơn hủy/hoàn và doanh thu thực nhận khi có dữ liệu.
• Đối soát số liệu doanh thu giữa các nền tảng TMĐT, hệ thống quản lý nội bộ như Haravan/MISA và file báo cáo; ghi nhận, phối hợp xử lý các chênh lệch phát sinh.
• 2.5 Hỗ trợ các hoạt động khác của team
• Chủ động phối hợp, hỗ trợ các thành viên trong team và thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp
• Theo dõi tình trạng gian hàng, đơn hàng, sản phẩm, tồn kho và các thông báo từ nền tảng; phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ cập nhật thông tin sản phẩm, giá bán, tồn kho và chương trình khuyến mãi theo kế hoạch đã được phê duyệt.
• Phối hợp với các thành viên trong team E-commerce và các bộ phận liên quan triển khai kế hoạch bán hàng, chương trình khuyến mãi, chiến dịch kinh doanh và các hoạt động thúc đẩy doanh số.
• Hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu, báo cáo, tài liệu và thực hiện các công việc phát sinh phục vụ hoạt động chung của team.
• 2.6 Báo cáo, đối soát và cải tiến vận hành
• Tổng hợp báo cáo định kỳ về đơn hàng, tồn kho và các chỉ số vận hành theo yêu cầu.
• Theo dõi và cập nhật dữ liệu đơn hàng vào Haravan/Misa/Excel.
• Đối soát dữ liệu doanh thu và tồn kho giữa hệ thống và nền tảng TMĐT.
• Tổng hợp và so sánh kết quả kinh doanh theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng chương trình bán hàng; theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu doanh thu khi được giao chỉ tiêu.
• Phân tích biến động doanh thu theo kênh bán hàng, sản phẩm và nhóm khách hàng Membership; ghi nhận các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
• Đề xuất các cơ hội cải thiện doanh thu, hiệu quả vận hành kênh online và hoạt động chăm sóc, duy trì khách hàng Membership.

- Báo cáo định kỳ

• Chỉ số Vận hành: Tỷ lệ xử lý đơn hàng đúng hạn. Đồng bộ tồn kho. Triển khai CTKM đúng tiến độ.
• Dịch vụ khách hàng: Tỷ lệ phản hồi khách hàng. Xử lý khiếu nại thành công.
• Yêu cầu công việc
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh tế, Marketing, quản trị kinh doanh, logistic hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm từ 1 năm ở vị trí tương đương.
• Kỹ năng giao tiếp, phân tích dữ liệu và báo cáo.
• Quyền lợi được hưởng
• Nâng lương theo hiệu quả công việc và quy chế của công ty.
• Thưởng các ngày lễ: 01/01; 30/04; 02/09; Lương tháng 13,…
• Thưởng ý thức 10% hàng tháng.
• Quà tặng sinh nhật, quà tặng các dịp lễ 08/03, 20/10, 01/06, Tết,…
• Du lịch hàng năm, khám sức khỏe, đào tạo…
• Cơm trưa miễn phí.