Tuyển dụng HR Training & Operations Manager tại Hồ Chí Minh

MỤC TIÊU VỊ TRÍ / JOB PURPOSE

Chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý chiến lược đào tạo, phát triển năng lực và các hoạt động vận hành nhân sự của Công ty; bảo đảm các chương trình đào tạo, quy trình nhân sự, quan hệ lao động và chính sách liên quan được triển khai thống nhất, hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

Vị trí này đóng vai trò đối tác nhân sự của các bộ phận vận hành tòa nhà, trung tâm thương mại và khối văn phòng; đồng thời tư vấn cho Ban Lãnh đạo về phát triển nguồn nhân lực, hiệu suất làm việc, quản lý lao động và các giải pháp cải thiện tổ chức.

Responsible for developing and managing the Company’s training strategy, capability development and HR operations, ensuring that training programs, HR processes, employee relations and related policies are implemented consistently, effectively and in compliance with applicable laws.

This position acts as an HR business partner to building operations, shopping mall operations and office functions, while advising Management on workforce development, performance, labor management and organizational improvement solutions.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH / KEY RESPONSIBILITIES

1. CHIẾN LƯỢC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN- TRAINING AND DEVELOPMENT STRATEGY

• Xây dựng chiến lược, kế hoạch và ngân sách đào tạo hằng năm phù hợp với định hướng kinh doanh, kế hoạch nhân sự và yêu cầu vận hành của Công ty.

Develop annual training strategies, plans and budgets aligned with the Company’s business direction, workforce plan and operational requirements.

• Chủ trì đánh giá nhu cầu đào tạo tại các bộ phận thông qua phân tích khoảng cách năng lực, kết quả đánh giá hiệu suất, yêu cầu công việc và định hướng phát triển nhân sự.

Lead training-needs assessments through competency-gap analysis, performance evaluation results, job requirements and employee development plans.

• Xây dựng, triển khai và cập nhật chương trình đào tạo định kỳ dành cho các bộ phận vận hành tòa nhà, trung tâm thương mại và khối văn phòng.

Develop, implement and regularly update training programs for building operations, shopping mall operations and office functions.

• Tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo nội bộ về dịch vụ khách hàng, an toàn và phòng cháy chữa cháy, quy trình vận hành, kỹ năng quản lý, kỹ năng mềm và các nội dung cần thiết khác.

Organize and manage internal training programs covering customer service, safety and fire prevention, operational procedures, management skills, soft skills and other required topics.

• Phối hợp với các phòng ban chuyên môn và đơn vị đào tạo bên ngoài để tổ chức các khóa đào tạo bắt buộc, đào tạo chuyên môn, đào tạo tuân thủ và đào tạo phát triển quản lý.

Coordinate with functional departments and external training providers to deliver mandatory, technical, compliance and management-development programs.

• Xây dựng và phát triển đội ngũ giảng viên nội bộ; ban hành tiêu chuẩn về tài liệu, nội dung, phương pháp đào tạo và đánh giá kết quả học tập.

Build and develop an internal trainer network and establish standards for training materials, content, delivery methods and learning assessments.

• Kiểm soát chất lượng nhà cung cấp đào tạo, nội dung chương trình, chi phí, điều kiện hợp đồng và kết quả đầu ra.

Control the quality of training providers, program content, costs, contractual conditions and expected deliverables.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua phản hồi của học viên, kết quả kiểm tra, khả năng áp dụng kiến thức và sự cải thiện hiệu suất sau đào tạo.

Monitor and evaluate training effectiveness through participant feedback, assessment results, workplace application and post-training performance improvement.

• Đề xuất các chương trình phát triển nghề nghiệp, kế hoạch kế nhiệm và lộ trình nâng cao năng lực cho các nhóm nhân sự trọng yếu.

Propose career-development programs, succession plans and capability-development roadmaps for key employee groups.

• Quản lý hồ sơ đào tạo, dữ liệu học tập, chứng chỉ, báo cáo đào tạo và việc tuân thủ thời hạn đào tạo bắt buộc.

Manage training records, learning data, certificates, training reports and compliance with mandatory training deadlines.

2. QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÂN SỰ - HR OPERATIONS MANAGEMENT

• Quản lý, kiểm soát và cải tiến các quy trình vận hành nhân sự, bao gồm chấm công, thời giờ làm việc, nghỉ phép, hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, kỷ luật lao động và tuân thủ nội quy.

Manage, control and improve HR operational processes, including attendance, working hours, leave, labor contracts, employee records, labor discipline and internal compliance.

• Bảo đảm các quy trình nhân sự được thực hiện thống nhất, chính xác, đúng thời hạn và phù hợp với chính sách Công ty cũng như pháp luật lao động hiện hành.

Ensure that HR processes are implemented consistently, accurately, on time and in compliance with Company policies and applicable labor laws.

• Rà soát và cập nhật các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và tiêu chuẩn dịch vụ của Bộ phận Nhân sự.

Review and update HR procedures, guidelines, forms and service standards.

• Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để tiếp nhận, phân tích và xử lý các vấn đề nhân sự phát sinh trong hoạt động hằng ngày.

Work closely with departments to receive, analyze and resolve HR matters arising from daily operations.

• Kiểm soát dữ liệu nhân sự, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, bảo mật và khả năng truy xuất của hồ sơ.

Control HR data and ensure the completeness, accuracy, confidentiality and traceability of employee records.

• Phối hợp kiểm tra việc tính toán và chi trả các quyền lợi của người lao động, bao gồm tiền lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và các khoản liên quan.

Coordinate the review of employee entitlement calculations and payments, including salary, bonuses, allowances, welfare benefits and related items.

• Theo dõi chất lượng dịch vụ nhân sự và đề xuất giải pháp cải thiện trải nghiệm của người lao động.

Monitor HR service quality and propose solutions to improve the employee experience.

3. QUẢN LÝ HIỆU SUẤT VÀ KPI - PERFORMANCE AND KPI MANAGEMENT

• Phối hợp xây dựng, triển khai và cải tiến hệ thống KPI, mục tiêu công việc và quy trình đánh giá hiệu suất định kỳ.

Coordinate the development, implementation and improvement of KPI systems, work objectives and periodic performance evaluation processes.

• Hướng dẫn các phòng ban thiết lập mục tiêu, tiêu chí đánh giá, trọng số và bằng chứng kết quả phù hợp với chức năng công việc.

Guide departments in establishing objectives, evaluation criteria, weightings and supporting evidence relevant to job responsibilities.

• Theo dõi tiến độ thực hiện KPI, lịch đánh giá, việc tự đánh giá và các vòng rà soát theo cấp quản lý.

Monitor KPI progress, evaluation schedules, self-assessments and management review rounds.

• Kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán của dữ liệu đánh giá trước khi tổng hợp và trình phê duyệt.

Review the completeness and consistency of evaluation data before consolidation and approval submission.

• Phân tích kết quả đánh giá để xác định nhu cầu đào tạo, khoảng cách năng lực và các giải pháp cải thiện hiệu suất.

Analyze performance results to identify training needs, competency gaps and performance-improvement solutions.

• Phối hợp triển khai kế hoạch cải thiện hiệu suất đối với các trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu công việc.

Coordinate performance-improvement plans for employees who do not meet job requirements.

4. QUAN HỆ LAO ĐỘNG VÀ TUÂN THỦ - EMPLOYEE RELATIONS AND COMPLIANCE

• Chủ trì hoặc tham gia xử lý các vấn đề quan hệ lao động, khiếu nại, phản ánh, mâu thuẫn nội bộ và vi phạm kỷ luật.

Lead or participate in handling employee relations matters, complaints, grievances, internal conflicts and disciplinary violations.

• Tư vấn cho cấp quản lý về cách xử lý các vấn đề nhân sự phù hợp với quy định pháp luật, chính sách Công ty và nguyên tắc công bằng.

Advise managers on handling HR matters in accordance with applicable laws, Company policies and fairness principles.

• Báo cáo kịp thời các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến quan hệ lao động, hoạt động vận hành hoặc uy tín của Công ty.

Promptly report issues that may affect employee relations, business operations or the Company’s reputation.

• Đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm cân bằng quyền lợi hợp pháp của người lao động và yêu cầu quản lý của Công ty.

Propose appropriate solutions to balance employees’ lawful interests with the Company’s management requirements.

• Theo dõi, cập nhật và phổ biến các quy định pháp luật liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và quyền lợi của người lao động.

Monitor, update and communicate legal requirements related to labor, payroll, insurance, personal income tax and employee entitlements.

• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước, đơn vị kiểm toán hoặc đơn vị tư vấn khi có yêu cầu.

Coordinate the preparation of documents and liaise with government authorities, auditors or consultants when required.

5. BÁO CÁO, NGÂN SÁCH VÀ CẢI TIẾN - REPORTING, BUDGET AND CONTINUOUS IMPROVEMENT

• Xây dựng báo cáo định kỳ và báo cáo quản trị về đào tạo, vận hành nhân sự, quan hệ lao động, KPI, chi phí và các chỉ số nhân sự liên quan.

Prepare periodic and management reports on training, HR operations, employee relations, KPIs, costs and other relevant HR indicators.

• Theo dõi và kiểm soát ngân sách đào tạo, chi phí nhà cung cấp và các chi phí nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.

Monitor and control training budgets, provider costs and HR expenses within the assigned scope.

• Phân tích dữ liệu nhân sự và đào tạo để nhận diện xu hướng, rủi ro và cơ hội cải tiến.

Analyze HR and training data to identify trends, risks and improvement opportunities.

• Đề xuất với Ban Lãnh đạo các giải pháp nâng cao năng lực nhân sự, hiệu quả vận hành và mức độ tuân thủ.

Recommend solutions to Management to improve workforce capability, operational effectiveness and compliance.

• Thực hiện các báo cáo đột xuất và nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

Prepare ad hoc reports and perform other assignments as requested by Management.

6. QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ VÀ PHỐI HỢP CÁC BÊN LIÊN QUAN - TEAM AND STAKEHOLDER MANAGEMENT

• Quản lý, phân công, hướng dẫn và đánh giá hiệu suất của nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.

Manage, assign, coach and evaluate the performance of team members within the assigned scope.

• Xây dựng kế hoạch phát triển năng lực và đào tạo chéo cho đội ngũ Nhân sự.

Develop capability-building and cross-training plans for the HR team.

• Thiết lập tiêu chuẩn công việc, thời hạn xử lý và cơ chế kiểm soát chất lượng đầu ra của Bộ phận.

Establish work standards, processing timelines and output-quality controls for the function.

• Xây dựng quan hệ hợp tác hiệu quả với các Trưởng Bộ phận, quản lý vận hành, nhân viên và các đối tác bên ngoài.

Build effective working relationships with Department Heads, operational managers, employees

Yêu cầu công việc

YÊU CẦU CÔNG VIỆC / JOB REQUIREMENTS

1. Trình độ học vấn / Education

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật, Tâm lý học, Giáo dục hoặc các ngành liên quan.

Bachelor’s degree in Human Resources Management, Business Administration, Law, Psychology, Education or a related field.

• Chứng chỉ về đào tạo, quản trị nhân sự, luật lao động hoặc quản lý dự án là lợi thế.

Professional certification in training, human resources, labor law or project management is an advantage.

2. Kinh nghiệm / Experience

• Tối thiểu 05–07 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, trong đó có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí giám sát hoặc quản lý.

Minimum five to seven years of HR experience, including at least two years in a supervisory or managerial role.

• Có kinh nghiệm thực tế về đào tạo và phát triển, vận hành nhân sự, quản lý hiệu suất hoặc quan hệ lao động.

Hands-on experience in learning and development, HR operations, performance management or employee relations.

• Có kinh nghiệm xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, quản lý ngân sách, đánh giá nhà cung cấp và đo lường hiệu quả đào tạo.

Experience in developing and implementing training plans, managing budgets, evaluating providers and measuring training effectiveness.

• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường tòa nhà văn phòng, căn hộ, trung tâm thương mại, bán lẻ, dịch vụ hoặc vận hành cơ sở vật chất là lợi thế lớn.

Experience in office buildings, apartments, shopping malls, retail, service or facilities-operation environments is a strong advantage.

3. Kiến thức chuyên môn / Professional Knowledge

• Am hiểu pháp luật lao động Việt Nam, quy định về hợp đồng lao động, kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, tiền lương và quyền lợi người lao động.

Strong knowledge of Vietnamese labor law, labor contracts, labor discipline, working hours, payroll and employee entitlements.

• Có kiến thức về phương pháp xác định nhu cầu đào tạo, thiết kế chương trình, đánh giá hiệu quả đào tạo và phát triển năng lực.

Knowledge of training-needs analysis, program design, training-effectiveness evaluation and competency development.

• Hiểu biết về hệ thống KPI, quản lý hiệu suất, chính sách nhân sự và quản trị dữ liệu nhân sự.

Understanding of KPI systems, performance management, HR policies and HR data management.

4. Kỹ năng / Skills

• Kỹ năng lãnh đạo, quản lý đội ngũ, huấn luyện và phát triển nhân viên tốt.

Strong leadership, team-management, coaching and employee-development skills.

• Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đào tạo và xử lý tình huống tốt.

Strong communication, presentation, training-delivery and problem-solving skills.

• Có khả năng làm việc hiệu quả với nhiều phòng ban, cấp quản lý và đối tác bên ngoài.

Ability to work effectively with multiple departments, management levels and external partners.

• Có tư duy phân tích, khả năng quản lý dự án, kiểm soát tiến độ và đưa ra giải pháp.

Strong analytical thinking, project-management, progress-control and solution-development capabilities.

• Có khả năng xử lý các vấn đề nhân sự nhạy cảm một cách bảo mật, khách quan và chuyên nghiệp.

Ability to handle sensitive HR matters confidentially, objectively and professionally.

• Thông thạo tiếng Anh trong công việc, bao gồm giao tiếp, đọc hiểu, soạn thảo tài liệu và báo cáo.

Proficient in English for business communication, reading, document preparation and reporting.

• Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là PowerPoint, Excel và Word phục vụ đào tạo, phân tích, báo cáo và thuyết trình.

Advanced proficiency in Microsoft Office, particularly PowerPoint, Excel and Word, for training, analysis, reporting and presentations.

NĂNG LỰC HÀNH VI / BEHAVIORAL COMPETENCIES

• Năng lực lãnh đạo và phát triển đội ngũ.

Leadership and people development.

• Tư duy chiến lược và định hướng kết quả.

Strategic thinking and results orientation.

• Tính chuyên nghiệp, chính trực và bảo mật.

Professionalism, integrity and confidentiality.

• Khả năng hợp tác và quản lý các bên liên quan.

Collaboration and stakeholder management.

• Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề.

Analytical thinking and problem solving.

• Chủ động, linh hoạt và có khả năng thích ứng.

Proactiveness, flexibility and adaptability.

• Tinh thần cải tiến liên tục và học hỏi.

Continuous improvement and learning mindset.

• Khả năng cân bằng giữa yêu cầu kinh doanh và quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Ability to balance business requirements with employees’ lawful interests.

CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THAM KHẢO

REFERENCE PERFORMANCE INDICATORS

• Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đào tạo đúng thời hạn và ngân sách.

Percentage of training plans completed on time and within budget.

• Tỷ lệ hoàn thành các khóa đào tạo bắt buộc.

Mandatory training completion rate.

• Mức độ hài lòng và hiệu quả áp dụng sau đào tạo.

Training satisfaction and post-training application effectiveness.

• Tính chính xác và đúng hạn của hồ sơ, báo cáo và quy trình nhân sự.

Accuracy and timeliness of HR records, reports and processes.

• Mức độ tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ.

Compliance with applicable laws and internal policies.

• Tiến độ và chất lượng triển khai quy trình KPI, đánh giá hiệu suất.

Timeliness and quality of KPI and performance-review implementation.

• Thời gian xử lý các yêu cầu, khiếu nại và vấn đề quan hệ lao động.

Resolution time for HR requests, grievances and employee relations matters.

• Mức độ cải thiện năng lực và hiệu suất của đội ngũ Nhân sự.

Improvement in the capability and performance of the HR team.

Quyền lợi

• Thưởng: bonuses
• Chăm sóc sức khoẻ: insurance
• Nghỉ phép có lương: leave
• Giải thưởng: Gói phúc lợi: lương tháng 13, lễ tết, sinh nhật, cưới hỏi…
• Khác: salary, allowances, welfare benefits and related items