Tuyển dụng Giám Đốc Vận Hành tại Hà Nội

Giám đốc Vận hành chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và không ngừng cải tiến hệ thống điều hành, vận hành của MindX nhằm đảm bảo chiến lược của Công ty được triển khai nhất quán, hiệu quả và có khả năng mở rộng trên toàn hệ thống. Vị trí đảm bảo các cơ sở vận hành an toàn, hiệu quả, đúng chuẩn; học viên được học đúng cam kết, có trải nghiệm tốt và tiếp tục đồng hành; đồng thời tối ưu năng suất, chi phí và khả năng mở rộng của Tổng công ty.

• Chịu trách nhiệm đầu-cuối từ sau khi khách hàng hoàn tất đăng ký/bàn giao đơn hàng đến Learning – Renewal – Upsell – Referral – Alumni; phối hợp với Kinh doanh tại các điểm giao Lead/Trial/Enrollment.
• Thiết lập một hệ điều hành chung cho toàn hệ thống: mô hình tổ chức, SOP, SLA, dữ liệu, dashboard, kiểm soát, công cụ và nhịp điều hành.
• Đồng sở hữu hiệu quả P&L của hệ thống thông qua công suất lớp học, năng suất nhân sự, chi phí vận hành, tỷ lệ duy trì/tái phí và chất lượng dịch vụ.

Trách nhiệm và nhiệm vụ chính

1. Quản trị hệ thống vận hành Công ty.

• Thiết kế và vận hành hệ thống quản trị vận hành của MindX theo định hướng chiến lược của Ban lãnh đạo.
• Chuẩn hóa mô hình vận hành giữa Head Office, các Trung tâm và các đơn vị kinh doanh.
• Thiết lập cơ chế phối hợp liên phòng ban nhằm đảm bảo luồng công việc xuyên suốt, rõ trách nhiệm và giảm xung đột.
• Định kỳ rà soát toàn bộ hệ thống vận hành, nhận diện điểm nghẽn, đề xuất cải tiến và triển khai các chương trình chuyển đổi vận hành.

2. Hoạch định Chiến lược, P&L & Năng lực Vận hành Hệ thống

• Xây dựng chiến lược vận hành 3 năm, kế hoạch năm/quý/tháng phù hợp chiến lược tăng trưởng, định vị sản phẩm và kế hoạch mở rộng của MindX.
• Lập ngân sách vận hành HO và từng đơn vị; xây dựng định mức, unit economics và phương án tối ưu P&L; xây dựng định mức chi phí và phương án tối ưu hóa chi phí trên mỗi học viên/lớp (Cost per Student / Cost per Class) mà không làm giảm chất lượng dịch vụ.
• Chuyển dịch mục tiêu kinh doanh thành kế hoạch năng lực vận hành: công suất lấp đầy phòng/lớp (fill rate), hạ tầng CNTT, trang thiết bị, lịch học và định biên nhân sự.
• Đánh giá rủi ro vận hành, xây dựng phương án dự phòng và kế hoạch liên tục kinh doanh cho các tình huống gián đoạn, an toàn, khủng hoảng khách hàng hoặc thiếu nguồn lực.

3. Quản trị Customer Journey và hiệu quả sau bán

• Thiết kế và quản trị hành trình Lead → Trial → Enrollment → Onboarding → Learning → Renewal → Upsell → Referral → Alumni; xác định rõ Owner, đầu vào/đầu ra, SLA và dữ liệu tại từng điểm chạm.
• Xây dựng Cơ chế cảnh báo sớm học viên có nguy cơ nghỉ học; chủ trì phối hợp với Khối Teaching và Sales thực hiện các phương án can thiệp, giữ chân và thúc đẩy Tái phí (Renewal) / Giới thiệu (Referral).
• Xây dựng khung phân tầng chăm sóc (VIP, học viên nguy cơ, học viên chờ lớp...); chịu trách nhiệm đo lường NPS/CSAT và điều hành hệ thống lắng nghe khách hàng (Voice of Customer)
• Xây dựng Playbook xử lý khiếu nại/hoàn phí theo thẩm quyền; phân tích nguyên nhân gốc (Root-cause analysis) để khắc phục tận gốc lỗ hổng quy trình, ngăn chặn việc tái diễn lỗi.

4. Quản lý Điều hành Chuỗi Trung tâm & Hoạt động Chuẩn hóa Hàng ngày.

• Điều hành hệ thống Giám sát/Quản lý vận hành vùng và Quản lý Cơ sở; đảm bảo 100% cơ sở tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, trang thiết bị, an toàn, vệ sinh và nhận diện thương hiệu đảm bảo phòng học, thiết bị, phần mềm, an toàn, vệ sinh, nhận diện và điều kiện học tập luôn sẵn sàng.
• Quản trị toàn bộ quy trình xếp lớp, mở/ghép/đóng lớp, lịch học–học bù, checkpoints, demo day và tỷ lệ lấp đầy phòng học.
• Ban hành, quản lý, giám sát quy chuẩn đón–trả học viên và an toàn trung tâm; thiết lập quy trình phân cấp xử lý sự cố, quy định thời hạn thông báo và phân quyền báo cáo rõ ràng.
• Ban hành tiêu chuẩn vận hành cơ sở; Quản trị kế hoạch lớp: dự báo nhu cầu, xếp lớp, khai giảng, ghép/chuyển/đóng lớp, lịch học–nghỉ–học bù, checkpoints, demo day và sự kiện trong khóa.
• Bảo đảm quy trình đón–trả và an toàn học viên; quản lý sự cố theo cấp độ, thời hạn thông báo, phân quyền xử lý và báo cáo.
• Giám sát chất lượng thực thi tại lớp và trải nghiệm học tập; phối hợp R&D/Academic và Quản lý Giáo viên để xử lý vấn đề chương trình, giáo viên và tiến độ học tập.
• Thiết lập nhịp điều hành ngày/tuần/tháng; xử lý ngoại lệ và bảo đảm các cơ sở đạt chuẩn tối thiểu trước khi mở bán hoặc tiếp nhận thêm học viên.

5. Trải nghiệm, chăm sóc khách hàng và Student Success

• Xây dựng bộ quy chuẩn giao tiếp, tần suất và kịch bản tương tác với phụ huynh; chuẩn hóa công tác tổ chức checkpoints, họp phụ huynh và báo cáo tiến bộ học tập định kỳ.
• Thiết lập và giám sát các chỉ số SLA về CSKH: thời gian phản hồi đầu tiên, thời gian xử lý dứt điểm khiếu nại, tỷ lệ hài lòng sau xử lý.
• Xây dựng hệ thống quản trị học viên thành công (Success Cases) và Mạng lưới Cựu học viên (Alumni); phối hợp với Marketing/Sales chuyển hóa thành các tài sản truyền thông (testimonial, referral)

6. Quản trị Mở mới Chuỗi, Chuyển giao & Nâng chuẩn Cơ sở

• Xây dựng và thực thi Quy trình chuẩn hóa mở mới (Readiness Checklist): từ thiết kế vận hành, mua sắm trang thiết bị, hạ tầng CNTT đến tuyển dụng/đào tạo nhân sự trước khai trương.
• Phối hợp Kinh doanh/Marketing triển khai khai trương; chịu trách nhiệm khả năng phục vụ, lịch trial/lớp, onboarding và trải nghiệm tại điểm mới.
• Tuyển dụng/đào tạo đội ngũ vận hành ban đầu; thiết lập checklist go-live, tiêu chí bàn giao và hỗ trợ tăng cường trong 30–90 ngày đầu.
• Thực hiện audit sau mở mới, đóng các điểm chưa đạt chuẩn và chuyển giao đầy đủ cho tuyến quản lý thường xuyên.

7. Phát triển đội ngũ nhân sự & Năng lực Đội ngũ Vận hành

• Thiết kế cơ cấu khối vận hành HO–vùng–cơ sở; xây dựng JD, định biên, KPI/OKR, năng lực, lộ trình nghề nghiệp và cơ chế thu nhập trong phạm vi được duyệt.
• Dự báo nhu cầu, tuyển dụng, onboarding, đào tạo/tái đào tạo, coaching và đánh giá hiệu suất đội ngũ vận hành trên toàn hệ thống.