Tuyển dụng Finance & Admin Specialist tại Tây Ninh

SUMMARY/ TÓM TẮT

Provide finance, accounting, HR administration, local administration, travel, employee documentation, training, communication, and on-site operational support for CMT-VN.

Hỗ trợ CMT-VN về tài chính, kế toán, hành chính nhân sự, hành chính địa phương, công tác, hồ sơ nhân viên, đào tạo, truyền thông và vận hành tại chỗ.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES/ NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Contract Administration/ Quản lý hợp đồng

• Coordinate contract preparation and review processes with the Purchasing team and suppliers.

Phối hợp với bộ phận Mua hàng và nhà cung cấp trong quá trình chuẩn bị và rà soát hợp đồng.

• Manage contract documentation, filing, tracking, renewal, and archiving.

Quản lý hồ sơ hợp đồng, lưu trữ, theo dõi, gia hạn và lưu hồ sơ.

• Translate contracts and related legal or commercial documents among Vietnamese, English, and Chinese where possible.

Khi có thể, hỗ trợ dịch hợp đồng và các tài liệu pháp lý hoặc thương mại liên quan giữa tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Trung.

• Ensure contract records are complete, accurate, and properly maintained.

Đảm bảo hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác và được duy trì đúng cách.

2. Accounts Payable/ Các khoản phải trả

• Record Accounts Payable (AP) transactions accurately and on time in the accounting system.

Ghi nhận các giao dịch phải trả (AP) chính xác và đúng hạn trong hệ thống kế toán.

• Review and verify supplier invoices and supporting documents for completeness and compliance.

Kiểm tra và xác minh tính đầy đủ, tuân thủ của hóa đơn nhà cung cấp và chứng từ hỗ trợ.

• Ensure invoices are paid on time according to the agreed payment terms and conditions.

Đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn theo các điều khoản và điều kiện thanh toán đã thỏa thuận.

• Maintain proper documentation for audit purposes.

Lưu giữ đầy đủ chứng từ phục vụ kiểm toán.

• Support month-end closing, account reconciliations, and AP aging review.

Hỗ trợ khóa sổ cuối tháng, đối chiếu tài khoản và rà soát tuổi nợ phải trả.

3. Tax Compliance/ Tuân thủ thuế

• Prepare and support monthly VAT declaration processes.

Chuẩn bị và hỗ trợ quy trình kê khai thuế GTGT hằng tháng.

• Reconcile VAT input and output balances with accounting records.

Đối chiếu số dư thuế GTGT đầu vào và đầu ra với sổ sách kế toán.

• Maintain tax-related documentation and support tax audits or inspections when required.

Duy trì hồ sơ liên quan đến thuế và hỗ trợ kiểm toán hoặc thanh tra thuế khi được yêu cầu.

4. Electronic Invoice Management/ Quản lý hóa đơn điện tử

• Issue and manage electronic invoices on time in compliance with local tax regulations and company procedures.

Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đúng hạn, tuân thủ quy định thuế địa phương và quy trình công ty.

5. Procurement and Office Administration/ Mua sắm và hành chính văn phòng

• Handle local purchasing activities for office supplies and administrative requirements.

Thực hiện mua sắm tại địa phương cho văn phòng phẩm và các nhu cầu hành chính.

• Monitor office supply usage and maintain adequate inventory levels.

Theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm và duy trì mức tồn kho phù hợp.

6. Petty Cash Management/ Quản lý tiền mặt quỹ nhỏ

• Manage petty cash transactions and maintain accurate petty cash records.

Quản lý các giao dịch tiền mặt quỹ nhỏ và duy trì hồ sơ chính xác.

• Review supporting documents for reimbursement and petty cash disbursements.

Kiểm tra chứng từ hỗ trợ cho các khoản hoàn trả và chi tiền quỹ nhỏ.

• Perform periodic petty cash reconciliation and reporting.

Định kỳ đối chiếu và báo cáo quỹ tiền mặt nhỏ.

7. Inventory Management/ Quản lý hàng tồn kho

• Maintain inventory records for production materials.

Duy trì hồ sơ tồn kho nguyên vật liệu sản xuất.

• Follow up inventory movements and ensure accurate stock balances.

Theo dõi biến động tồn kho và đảm bảo số dư tồn kho chính xác.

• Conduct periodic inventory counts and reconcile discrepancies.

Định kỳ kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu chênh lệch.

8. Expense Verification and Payment Processing/ Kiểm tra chi phí và xử lý thanh toán

• Review local expenses for accuracy, completeness, and compliance.

Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ của các chi phí địa phương.

• Verify supporting documentation and required approvals before payment processing.

Xác minh chứng từ hỗ trợ và các phê duyệt cần thiết trước khi xử lý thanh toán.

9. Administration, Travel and Expense Support/ Hỗ trợ hành chính, công tác và chi phí

• Assist with transportation, meal, and accommodation arrangements for CMT-VN employee business travel, visitors, and colleagues travelling from China to Vietnam, including apartment check-in, check-out, and temporary stay registration.

Hỗ trợ sắp xếp phương tiện đi lại, ăn uống và lưu trú cho chuyến công tác của nhân viên CMT-VN, khách đến thăm và đồng nghiệp từ Trung Quốc sang Việt Nam, bao gồm nhận phòng, trả phòng căn hộ và đăng ký tạm trú.

• Assist with visa applications for CMT-VN employees and support the China Administration team with work permit and temporary residence card applications for Chinese employees travelling to Vietnam. Coordinate with service providers and follow up on progress.

Hỗ trợ xin thị thực cho nhân viên CMT-VN và phối hợp với đội Hành chính Trung Quốc để làm giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên Trung Quốc sang Việt Nam; phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ và theo dõi tiến độ.

• Assist with purchasing, distributing, and recording administrative supplies; coordinate cleaning, courier, industrial park, and vendor matters; maintain contract documentation, verify expenses, and submit payment requests.

Hỗ trợ mua, cấp phát và ghi chép vật tư hành chính; phối hợp các vấn đề về vệ sinh, chuyển phát, khu công nghiệp và nhà cung cấp; duy trì hồ sơ hợp đồng, xác minh chi phí và gửi yêu cầu thanh toán.

10. Personnel Documentation and On-site Administrative Support/ Hỗ trợ hồ sơ nhân sự và thủ tục hành chính tại chỗ

• Assist with interview coordination and candidate reception, onboarding and offboarding document collection, employee record maintenance, and signing and filing arrangements for employment contracts, probation, and employee changes.

Hỗ trợ điều phối và tiếp đón ứng viên phỏng vấn, thu thập hồ sơ nhận việc và nghỉ việc, duy trì hồ sơ nhân viên, đồng thời sắp xếp ký và lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ thử việc và thay đổi nhân sự.

• Assist with daily tracking of attendance, leave, and headcount data; collect, check, and submit payroll inputs; follow up on data discrepancies and refer inquiries to the appropriate contact. Payroll calculations are handled by an external service provider.

Hỗ trợ theo dõi hằng ngày dữ liệu chấm công, nghỉ phép và nhân sự; thu thập, kiểm tra và gửi dữ liệu tính lương; theo dõi chênh lệch dữ liệu và chuyển các câu hỏi đến đầu mối phù hợp. Việc tính lương do nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài thực hiện.

11. Activities, Training and Communication Support/ Hỗ trợ hoạt động, đào tạo và truyền thông

• Assist with on-site arrangements for employee activities, training sessions, and meetings; communicate approved HR notices; and promptly relay employee questions to HR.

Hỗ trợ sắp xếp tại chỗ cho các hoạt động nhân viên, khóa đào tạo và cuộc họp; truyền đạt các thông báo HR đã được phê duyệt; và kịp thời chuyển câu hỏi của nhân viên đến HR.

• Coordinate required signatures and filing for training plans, attendance sheets, test papers, and related records. Prepare, print, and distribute job authorization cards based on confirmed qualification information.

Phối hợp việc ký xác nhận và lưu trữ kế hoạch đào tạo, bảng điểm danh, bài kiểm tra và các hồ sơ liên quan. Chuẩn bị, in và cấp thẻ xác nhận đủ điều kiện làm việc dựa trên thông tin năng lực đã được xác nhận.

• Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, Human Resources, or a related field.

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.

• At least 2 years of relevant experience in accounting, finance, HR administration, or office administration, preferably in a manufacturing or foreign-invested company.

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực kế toán, tài chính, hành chính nhân sự hoặc hành chính văn phòng; ưu tiên kinh nghiệm tại công ty sản xuất hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

• Working knowledge of Vietnamese accounting and tax regulations, accounts payable, invoice processing, and supporting documentation requirements.

Có kiến thức thực tế về quy định kế toán và thuế Việt Nam, các khoản phải trả, xử lý hóa đơn và yêu cầu về chứng từ hỗ trợ.

• Proficient in Microsoft Office, especially Excel; experience with SAP or another ERP/accounting system is preferred.

Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng SAP hoặc hệ thống ERP/kế toán khác.

• Good written and verbal communication skills in Vietnamese and English; a

Yêu cầu công việc

• Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, Human Resources, or a related field.

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.

• At least 2 years of relevant experience in accounting, finance, HR administration, or office administration, preferably in a manufacturing or foreign-invested company.

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực kế toán, tài chính, hành chính nhân sự hoặc hành chính văn phòng; ưu tiên kinh nghiệm tại công ty sản xuất hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

• Working knowledge of Vietnamese accounting and tax regulations, accounts payable, invoice processing, and supporting documentation requirements.

Có kiến thức thực tế về quy định kế toán và thuế Việt Nam, các khoản phải trả, xử lý hóa đơn và yêu cầu về chứng từ hỗ trợ.

• Proficient in Microsoft Office, especially Excel; experience with SAP or another ERP/accounting system is preferred.

Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng SAP hoặc hệ thống ERP/kế toán khác.

• Good written and verbal communication skills in Vietnamese and English; ability to communicate in Chinese is an advantage.

Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh; biết tiếng Trung là một lợi thế.

• Strong attention to detail, organization, confidentiality, and follow-up skills, with the ability to manage multiple priorities and coordinate effectively with internal teams and external service providers.

Cẩn thận, có kỹ năng tổ chức, bảo mật thông tin và theo dõi công việc tốt; có khả năng quản lý nhiều ưu tiên và phối hợp hiệu quả với các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.

Quyền lợi

• Thưởng: 13M
• Nghỉ phép có lương: Annual leave
• Xe đưa đón: Provide allowance
• Căn-tin: Provide allowance
• Khác: Five-day, eight-hour workweek