Tuyển dụng Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư tại Hà Nội

Công tác văn thư – quản lý văn bản

Tiếp nhận, phân loại, vào sổ và trình xử lý các văn bản đến

Soạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản đi

Thực hiện cấp số văn bản, quản lý hệ thống số văn bản thống nhất toàn Công ty

Thực hiện đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định

Theo dõi luân chuyển, kiểm soát tiến độ xử lý văn bản

2. Công tác lưu trữ hồ sơ

Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu (bản cứng & bản mềm) khoa học, dễ tra cứu

Thực hiện số hóa tài liệu (scan, lưu trữ điện tử nếu có)

Quản lý thời hạn lưu trữ, tiêu hủy tài liệu theo quy định

Đảm bảo bảo mật thông tin, hồ sơ nội bộ

3. Công tác cổ đông

Quản lý danh sách cổ đông, hồ sơ cổ đông

Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cổ đông

Hỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông, họp HĐQT (chuẩn bị tài liệu, biên bản…)

Lưu trữ hồ sơ pháp lý liên quan đến cổ đông, vốn góp

4. Công tác liên quan đến hoạt động quản lý hệ thống

• Đề xuất và triển khai kế hoạch duy trì, cải tiến hoạt động quản lý hệ thống của Công ty
• Rà soát hệ thống các quy trình, quy chế của Công ty đảm bảo kịp thời tham mưu, đề xuất, điều chỉnh cải tiến, sửa ododir phù hợp thực tế
• Phối hợp cùng ban ISO thực hiện các công tác đánh giá, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng
• Phối hợp với các đơn vị liên quan lên kế hoạch đào tạo hệ thống chính sách đang áp dụng cho CBCNV trong công ty;
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi đào tạo hệ thống Quy định, Quy trình, Quy chế...
• 5. Công việc hành chính khác
• Quản lý công văn nội bộ, thông báo hành chính
• Hỗ trợ kiểm tra tuân thủ quy trình hành chính tại các đơn vị
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên

Trình độ

Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Luật, Quản trị…

Kinh nghiệm

Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên đã làm tại công ty sản xuất / công ty có quy mô > 500 nhân sự

Kiến thức & Kỹ năng

• Nắm vững quy định về công tác văn thư – lưu trữ
• Hiểu biết cơ bản về pháp lý doanh nghiệp, công tác cổ đông
• Thành thạo Word, Excel (quản lý số liệu, hồ sơ)
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý hồ sơ tốt
• Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin cao