Tuyển dụng Admin Executive/ Account Support tại Hồ Chí Minh

Về The Lumens:

Là một event agency trực thuộc hệ sinh thái vững mạnh của The A List, The Lumens tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên tư vấn và hiện thực hóa các sự kiện thương mại, giải trí cùng những không gian đa giác quan ấn tượng. Chúng tôi mang trong mình sứ mệnh kiến tạo một chuẩn mực trải nghiệm hoàn toàn mới, nơi mọi thứ bắt đầu từ ánh sáng và câu chuyện của thương hiệu được truyền tải, chạm đến khách hàng một cách trọn vẹn bằng mọi giác quan. Tại đây, mỗi chiến dịch không chỉ là một sự kiện, mà là một hành trình đánh thức cảm xúc.
 

1. Hỗ trợ Vận hành & Dự án (40%)

• Hỗ trợ Client & Account Management:
  • Hỗ trợ chuẩn bị Credential công ty, proposal, presentation, báo giá và các tài liệu trao đổi/làm việc với khách hàng, đối tác theo yêu cầu.
  • Hỗ trợ sắp xếp, chuẩn bị nội dung và điều phối các cuộc họp, workshop, chương trình làm việc với khách hàng và đối tác.
  • Phối hợp với các phòng ban nội bộ và các bên liên quan để đảm bảo công việc/dự án triển khai đúng yêu cầu và tiến độ cam kết.
• Theo dõi & Quản lý Tiến độ Vận hành:
  • Phối hợp với các team chuyên môn để theo dõi tiến độ triển khai công việc, tổng hợp tình hình thực hiện dự án.
  • Chủ động cập nhật các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành, đề xuất phương án xử lý kịp thời.
  • Hỗ trợ rà soát, chuẩn hóa và cải tiến quy trình phối hợp làm việc giữa Account team và các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

2. Trợ lý CEO & Hành chính Dự án (40%)

• Hỗ trợ Trợ lý CEO:
  • Quản lý, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và các chuyến công tác của CEO/Line Manager.
  • Chuẩn bị agenda, tài liệu, ghi chép biên bản họp (meeting minutes) và theo dõi các đầu việc (action items) sau họp của CEO với các team/đối tác.
  • Theo dõi và hỗ trợ xử lý các công việc, chỉ đạo phát sinh từ CEO/Line Manager.
• Hành chính & Chứng từ Dự án:
  • Soạn thảo, quản lý, xử lý và lưu trữ các văn bản hành chính, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ liên quan đến khách hàng/dự án.
  • Theo dõi các thủ tục hành chính phát sinh trong quá trình vận hành dự án và hoạt động chung của team.

3. Thu thập & Quản lý Thông tin (20%)

• Thu thập, cập nhật và tổng hợp dữ liệu về dự án, hoạt động kinh doanh và vận hành.
• Xây dựng báo cáo/dashboard định kỳ hoặc đột xuất phục vụ các buổi họp review và hoạch định chiến lược.
• Theo dõi, cập nhật, phân loại và lưu trữ hệ thống tài liệu, hồ sơ, báo cáo dự án một cách khoa học.
• Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật tuyệt đối các thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Marketing, Truyền thông hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm từ 6 tháng - 2 năm ở vị trí Account Support, Project Assistant, Operations Assistant hoặc Trợ lý (ưu tiên từng làm việc tại các Agency/công ty dịch vụ).
• Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt và phối hợp công việc giữa các phòng ban tốt.
• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc chỉn chu, tỉ mỉ và chịu được áp lực tiến độ.
• Sử dụng thành thạo Google Workspace / MS Office (đặc biệt là Google Slides/PowerPoint và Google Sheets/Excel).
• Tư duy chủ động, giải quyết vấn đề linh hoạt và bảo mật thông tin cao.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương cạnh tranh cùng thưởng theo hiệu quả công việc (Performance Bonus).
• 12 ngày phép năm, 01 ngày nghỉ sinh nhật và 01 ngày WFH mỗi tháng. Đối với cấp Quản lý: thêm 05 ngày Recovery Leave.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm sức khỏe cao cấp Bảo Việt.
• Tham gia các hoạt động nội bộ: Company Trip, Team Building, Year End Party và các chương trình Đào tạo & Phát triển (L&D).
• Chế độ phúc lợi dành cho các dịp đặc biệt như sinh nhật, kết hôn, thai sản và các sự kiện khác theo chính sách công ty.
• Đánh giá hiệu suất hằng năm cùng cơ hội xét tăng lương và thăng tiến.
• Hưởng các chế độ phúc lợi khác theo quy định của công ty.
• Môi trường làm việc năng động, sáng tạo và nhiều thử thách.
• Cơ hội phát triển toàn diện về chuyên môn và lộ trình nghề nghiệp.