Trợ Lý Team Công Nghệ Kiêm Thư Ký CEO (Ưu Tiên Ứng Viên Từng Làm Việc Với Team IT)

1. Thông tin chung

• Chức danh: Trợ lý Team Công nghệ kiêm Thư ký CEO
• Bộ phận: Team Công nghệ / Phòng Giám đốc
• Báo cáo trực tiếp: CEO
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian

2. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ CEO trong công tác điều phối, quản lý lịch trình, tổng hợp thông tin và theo dõi tiến độ các công việc được giao; đồng thời hỗ trợ Team Công nghệ trong công tác quản lý đầu việc, kết nối thông tin giữa các bên và đảm bảo công việc được triển khai đúng kế hoạch.

3. Mô tả công việc

A. Công tác thư ký, trợ lý CEO

• Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác và các cuộc hẹn của CEO.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, nội dung làm việc và các thông tin cần thiết phục vụ cuộc họp.
• Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; ghi nhận nội dung, kết luận, đầu việc, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
• Theo dõi, đôn đốc các phòng ban và cá nhân thực hiện công việc theo chỉ đạo của CEO; cập nhật tiến độ và báo cáo các vấn đề phát sinh.
• Tổng hợp báo cáo từ các bộ phận, xây dựng báo cáo quản trị, bảng theo dõi công việc và tài liệu phục vụ công tác điều hành.
• Soạn thảo email, thông báo, biên bản họp, văn bản và các tài liệu theo yêu cầu.
• Tiếp nhận, phân loại và điều phối thông tin giữa CEO với các phòng ban, đối tác và các bên liên quan.
• Thực hiện các công việc phát sinh theo chỉ đạo của CEO.

B. Hỗ trợ vận hành Team Công nghệ

• Theo dõi kế hoạch công việc, tiến độ dự án và các đầu việc của Team Công nghệ theo phân công.
• Phối hợp với các thành viên trong team và các phòng ban liên quan để cập nhật yêu cầu, thống nhất thời hạn và xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai.
• Tổng hợp thông tin về tình trạng dự án, các vấn đề tồn đọng, rủi ro và nội dung cần xin ý kiến quản lý.
• Theo dõi danh sách công việc, deadline, mức độ ưu tiên và kết quả thực hiện; nhắc việc và cập nhật tiến độ định kỳ.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp nội bộ, ghi nhận yêu cầu công việc và theo dõi việc thực hiện các kết luận sau cuộc họp.
• Hỗ trợ quản lý tài liệu dự án, quy trình, yêu cầu nghiệp vụ và các thông tin liên quan của Team Công nghệ.
• Phối hợp với các bộ phận để làm rõ yêu cầu, đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ và hạn chế sai lệch trong quá trình triển khai.

C. Công tác hành chính và bảo mật thông tin

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ, tài liệu, dữ liệu công việc theo hệ thống.
• Đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác và đúng đối tượng.
• Bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến CEO, hoạt động điều hành, nhân sự, dự án và dữ liệu nội bộ của Công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng công việc theo phân công.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Trợ lý Giám đốc, Thư ký CEO, Trợ lý dự án, Project Coordinator, PMO hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường công nghệ, phần mềm, chuyển đổi số hoặc doanh nghiệp có nhiều dự án liên phòng ban.
• Có khả năng tổng hợp thông tin, lập báo cáo, ghi biên bản họp và theo dõi tiến độ công việc tốt.
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office hoặc Google Workspace; có khả năng xây dựng bảng theo dõi công việc và báo cáo bằng Excel/Google Sheets.
• Có tư duy logic, khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.
• Giao tiếp tốt, chủ động phối hợp, có khả năng trao đổi với cả cấp quản lý và nhân sự chuyên môn.
• Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động, có tinh thần theo sát công việc đến khi hoàn thành.
• Có tính bảo mật cao, tác phong chuyên nghiệp và khả năng thích nghi với môi trường làm việc có tốc độ triển khai nhanh.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Được làm việc trực tiếp với CEO, tiếp cận hoạt động điều hành và phối hợp triển khai các dự án quan trọng của Công ty.
• Có cơ hội phát triển năng lực quản trị, điều phối dự án và vận hành doanh nghiệp.
• Được cung cấp công cụ và điều kiện cần thiết phục vụ công việc.
• Hưởng các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép và quyền lợi khác theo quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.