Tuyển dụng Trợ Lý Điều Hành tại Hồ Chí Minh

Theo dõi và đôn đốc tiến độ các công việc, dự án và nhiệm vụ của các phòng ban theo phân công của Director.
Theo dõi các action items sau các cuộc họp, cập nhật người phụ trách, thời hạn hoàn thành và follow-up đến khi công việc hoàn tất.
Chủ động nhắc việc, cập nhật tiến độ và cảnh báo các công việc có nguy cơ chậm deadline.
Kết nối và phối hợp với các Trưởng phòng/Bộ phận để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
Hỗ trợ Director theo dõi các công việc liên phòng ban và các vấn đề cần phối hợp xử lý.

Báo cáo & tổng hợp dữ liệu

Tổng hợp tình hình công việc hàng ngày/tuần/tháng và báo cáo trực tiếp cho Director.
Theo dõi và tổng hợp các chỉ số KPI, tiến độ dự án, doanh thu, forecast, POC, công nợ và các chỉ số quản trị khác theo yêu cầu.
Chuẩn bị báo cáo quản trị, dashboard và các báo cáo phân tích phục vụ việc theo dõi và ra quyết định.
Kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban trước khi trình báo cáo.
Chủ động phát hiện các điểm bất thường, vấn đề tồn đọng và đưa ra cảnh báo cho Director.

Quản lý cuộc họp & lịch làm việc

Quản lý và sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của Director.
Chuẩn bị agenda, tài liệu và các nội dung cần thiết trước cuộc họp.
Ghi nhận biên bản, các quyết định và action items sau cuộc họp.
Theo dõi và cập nhật tình trạng thực hiện các nội dung đã thống nhất.

Chuẩn hóa & cải tiến

Chuẩn hóa các template báo cáo, biểu mẫu theo dõi công việc và công cụ quản lý nội bộ.
Đề xuất cải tiến cách thức theo dõi, tổng hợp và báo cáo công việc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Ứng dụng các công cụ AI để hỗ trợ tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu, xây dựng báo cáo và nâng cao hiệu suất công việc.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Director.

Yêu cầu ứng viên

Kinh nghiệm

• Có từ 2–5 năm kinh nghiệm ở một trong các vị trí:
  • Executive Assistant / Personal Assistant cho CEO/Director;
  • Admin Assistant / Management Assistant;
  • Project Coordinator / PMO;
  • Business Operations;
  • Sales Operations;
  • Business Analyst / Reporting;
  • Hoặc các vị trí tương đương có tính chất điều phối, tổng hợp và báo cáo.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong công ty công nghệ, phần mềm hoặc môi trường có nhiều phòng ban/dự án.

Kỹ năng chuyên môn

• Có khả năng xây dựng và trình bày dashboard, báo cáo quản trị.
• Sử dụng tốt PowerPoint để trình bày báo cáo và thông tin tổng hợp.
• Có kinh nghiệm sử dụng các công cụ quản lý công việc như Jira, CRM/Salesforce, Microsoft Teams, Slack hoặc các công cụ tương đương.
• Có khả năng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và chuyển thành báo cáo ngắn gọn, dễ hiểu.
• Có khả năng sử dụng AI trong công việc và chủ động tìm hiểu các công cụ AI mới.

Kỹ năng & tố chất

• Tư duy logic, hệ thống và định hướng kết quả.
• Có khả năng quản lý nhiều công việc và làm việc với nhiều phòng ban cùng lúc.
• Giao tiếp tốt, phối hợp hiệu quả với các cấp quản lý và nhân viên.
• Chủ động, quyết liệt trong việc follow-up, có khả năng bám sát công việc đến khi hoàn thành.
• Có khả năng phát hiện vấn đề, xác định mức độ ưu tiên và chủ động báo cáo.
• Cẩn thận, trách nhiệm, bảo mật thông tin và có khả năng chịu áp lực công việc.

Ngoại ngữ

• Tiếng Anh khá, có khả năng:
  • Đọc hiểu email, tài liệu và báo cáo bằng tiếng Anh;
  • Trao đổi các vấn đề công việc cơ bản bằng tiếng Anh;
  • Tổng hợp và trình bày thông tin khi cần thiết.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương Thỏa Thuận
• Chế độ đãi ngộ đầy đủ: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài.
• Đào tạo nội bộ & hỗ trợ phát triển kỹ năng trong quá trình làm việc.
• Cơ hội thăng tiến rõ ràng, lộ trình phát triển sự nghiệp tại công ty.
• Teambuilding, du lịch hàng năm, hoạt động nội bộ phong phú
• Được hưởng lương tháng 13 theo chính sách chung của công ty
• Được khám sức khỏe định kỳ