Tuyển dụng Trợ lý Ban Giám Hiệu tại Hà Nội

2. Mô tả công việc 

2.1. Hỗ trợ chiến lược và công tác điều hành

• Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin, số liệu và báo cáo từ các phòng, ban, khoa, viện, trung tâm để cung cấp cơ sở thông tin phục vụ công tác quản trị, điều hành và ra quyết định của Ban Giám hiệu.
• Nghiên cứu, tổng hợp tình hình hoạt động của Nhà trường trên các lĩnh vực trọng yếu; nhận diện những vấn đề phát sinh, khó khăn, vướng mắc và các nội dung cần Ban Giám hiệu xem xét, chỉ đạo.
• Tham gia xây dựng, cụ thể hóa các định hướng, chủ trương của Ban Giám hiệu thành kế hoạch hành động, nhiệm vụ và lộ trình triển khai.
• Theo dõi, cập nhật tiến độ thực hiện các kế hoạch, chương trình, dự án và nhiệm vụ trọng tâm theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu; kịp thời báo cáo những nội dung chậm tiến độ hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến kết quả chung.
• Chủ động nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả phối hợp và tối ưu hóa hoạt động điều hành của Nhà trường.
• Chuẩn bị báo cáo phân tích, báo cáo chuyên đề, tài liệu tham mưu và các nội dung phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám hiệu.
• Thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát, đánh giá và tổng hợp thông tin theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

2.2. Quản lý thông tin và điều phối công việc giữa Ban Giám hiệu với các đơn vị

• Là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp và chuyển tải thông tin giữa Ban Giám hiệu với các phòng, ban, khoa, viện, trung tâm và các đơn vị trực thuộc Nhà trường.
• Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, kết luận và nhiệm vụ của Ban Giám hiệu; phối hợp với các đơn vị liên quan để làm rõ nội dung công việc, đầu mối thực hiện, thời hạn và kết quả cần đạt.
• Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình hình thực hiện các nhiệm vụ được Ban Giám hiệu giao; tổng hợp kết quả, báo cáo tiến độ và đề xuất hướng xử lý đối với các nhiệm vụ tồn đọng.
• Chủ động kết nối các đơn vị có liên quan để thúc đẩy tiến độ xử lý công việc, đảm bảo thông tin được trao đổi đầy đủ, chính xác và kịp thời.
• Tổng hợp các kiến nghị, đề xuất, khó khăn và vướng mắc từ các đơn vị để báo cáo Ban Giám hiệu xem xét, chỉ đạo.
• Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động nội bộ theo phạm vi nhiệm vụ được giao và thẩm quyền được ủy quyền.
• Duy trì hệ thống theo dõi công việc, quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ phục vụ hoạt động điều hành của Ban Giám hiệu.

2.3. Tổ chức, điều phối các cuộc họp và sự kiện cấp cao

• Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp giao ban, họp chiến lược, họp chuyên đề và các buổi làm việc quan trọng của Ban Giám hiệu.
• Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp; xác định thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và các điều kiện tổ chức cần thiết.
• Chủ động liên hệ với các đơn vị liên quan để thu thập thông tin, báo cáo, tài liệu và đề xuất nội dung cần trao đổi trước cuộc họp.
• Nghiên cứu, tổng hợp và chuẩn bị tài liệu, báo cáo, nội dung thuyết trình, đề dẫn và các thông tin cần thiết phục vụ Ban Giám hiệu tại các cuộc họp, hội nghị và sự kiện.
• Ghi nhận, tổng hợp các ý kiến trao đổi, kết luận và chỉ đạo của Ban Giám hiệu; phối hợp hoàn thiện biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp theo phân công.
• Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các kết luận và nhiệm vụ sau cuộc họp; tổng hợp kết quả báo cáo Ban Giám hiệu.
• Phối hợp tổ chức các sự kiện quan trọng, chương trình đối nội, đối ngoại và hoạt động cấp cao của Nhà trường; đảm bảo công tác chuẩn bị và điều phối được thực hiện chuyên nghiệp, hiệu quả.

2.4. Hỗ trợ xây dựng chính sách và phát triển tổ chức

• Tham gia nghiên cứu, rà soát và đề xuất xây dựng, sửa đổi, bổ sung các chính sách, quy định, quy trình quản trị nội bộ theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
• Phối hợp với các phòng, ban, khoa, viện và đơn vị chuyên môn trong quá trình nghiên cứu, xây dựng và triển khai các chương trình đổi mới quản trị, nâng cao hiệu quả vận hành Nhà trường.
• Tham gia các dự án, chương trình cải tiến tổ chức, phát triển nguồn nhân lực và nâng cao chất lượng quản trị theo phân công.
• Theo dõi, đánh giá tình hình triển khai các chính sách, chương trình và kế hoạch phát triển tổ chức; tổng hợp kết quả, nhận diện các vấn đề cần điều chỉnh.
• Nghiên cứu mô hình quản trị, phương thức vận hành và các giải pháp tổ chức phù hợp nhằm cung cấp thông tin tham khảo, đề xuất cho Ban Giám hiệu.
• Phối hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự và các đơn vị liên quan trong việc triển khai các nhiệm vụ về tổ chức bộ máy, nhân sự, văn hóa và phát triển tổ chức theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

2.5. Hỗ trợ công tác đối nội, đối ngoại và quan hệ cấp cao

• Hỗ trợ Ban Giám hiệu trong việc chuẩn bị nội dung, tài liệu và kế hoạch làm việc với các cơ quan quản lý, tổ chức, doanh nghiệp, đối tác và cá nhân trong nước, quốc tế.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác đón tiếp, tổ chức các buổi làm việc, hội nghị và sự kiện có sự tham gia của lãnh đạo Nhà trường.
• Chuẩn bị nội dung phát biểu, bài trình bày, thông tin giới thiệu và các tài liệu phục vụ hoạt động đối nội, đối ngoại của Ban Giám hiệu.
• Theo dõi các nội dung trao đổi, cam kết và nhiệm vụ phát sinh sau các buổi làm việc; phối hợp với đơn vị chuyên môn để cập nhật tình hình triển khai.
• Duy trì mối quan hệ phối hợp với các đầu mối liên quan nhằm đảm bảo hoạt động kết nối, trao đổi thông tin và triển khai công việc được thông suốt.

2.6. Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt và công việc theo ủy quyền

• Tiếp nhận, nghiên cứu và xử lý các nhiệm vụ đặc biệt, nhiệm vụ đột xuất hoặc các vấn đề có tính chất nhạy cảm theo chỉ đạo của Hiệu trưởng.
• Tham gia các tổ công tác, ban chỉ đạo, nhóm dự án hoặc chương trình trọng điểm của Nhà trường theo quyết định phân công.
• Đại diện Ban Giám hiệu tham gia trao đổi, làm việc với các đơn vị trong phạm vi được ủy quyền; tiếp nhận thông tin, tổng hợp kết quả và báo cáo lại Ban Giám hiệu.
• Chủ động phối hợp với các đơn vị để giải quyết công việc phát sinh, đảm bảo tuân thủ đúng định hướng, chỉ đạo và phạm vi thẩm quyền được giao.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng và Lãnh đạo Nhà trường.

3. Yêu cầu 

3.1. Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên; ưu tiên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Kinh tế, Luật, Quan hệ quốc tế, Quản lý giáo dục hoặc các ngành có liên quan.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, trình độ tương đương IELTS 6.0 trở lên; có khả năng đọc hiểu tài liệu, soạn thảo văn bản và giao tiếp trong các tình huống công việc. 
• Ưu tiên ứng viên có trình độ Thạc sĩ hoặc đã tham gia các chương trình đào tạo về quản trị, quản lý và điều hành tổ chức.
• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực trợ lý điều hành, tham mưu tổng hợp, quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án hoặc các vị trí có tính chất tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo, Ban Tổng Giám đốc, Ban Giám hiệu hoặc lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục, trường đại học hoặc các tổ chức có quy mô và cơ cấu quản trị phức tạp.

3.2. Kiến thức và kỹ năng

• Có kiến thức tổng quan về quản trị tổ chức, quản trị điều hành, xây dựng kế hoạch và quản lý hoạt động của tổ chức.
• Có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin, xử lý số liệu và xây dựng báo cáo quản trị.
• Có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý tiến độ và điều phối nhiều nhiệm vụ đồng thời.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo kết luận, nội dung thuyết trình và các tài liệu phục vụ công tác điều hành.
• Có kỹ năng giao tiếp, làm việc với lãnh đạo cấp cao và phối hợp với nhiều đơn vị, bộ phận.
• Có khả năng nhận diện vấn đề, tư duy hệ thống, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp xử lý.
• Có kỹ năng tổ chức, điều phối cuộc họp, hội nghị, sự kiện và các chương trình làm việc quan trọng.
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel và PowerPoint; ưu tiên ứng viên có kh

  Yêu cầu công việc

  3. Yêu cầu 

  3.1. Trình độ và kinh nghiệm

  • Tốt nghiệp Đại học trở lên; ưu tiên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Kinh tế, Luật, Quan hệ quốc tế, Quản lý giáo dục hoặc các ngành có liên quan.
  • Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, trình độ tương đương IELTS 6.0 trở lên; có khả năng đọc hiểu tài liệu, soạn thảo văn bản và giao tiếp trong các tình huống công việc. 
  • Ưu tiên ứng viên có trình độ Thạc sĩ hoặc đã tham gia các chương trình đào tạo về quản trị, quản lý và điều hành tổ chức.
  • Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực trợ lý điều hành, tham mưu tổng hợp, quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án hoặc các vị trí có tính chất tương đương.
  • Ưu tiên ứng viên từng làm việc trực tiếp với Ban lãnh đạo, Ban Tổng Giám đốc, Ban Giám hiệu hoặc lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục, trường đại học hoặc các tổ chức có quy mô và cơ cấu quản trị phức tạp.

  3.2. Kiến thức và kỹ năng

  • Có kiến thức tổng quan về quản trị tổ chức, quản trị điều hành, xây dựng kế hoạch và quản lý hoạt động của tổ chức.
  • Có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin, xử lý số liệu và xây dựng báo cáo quản trị.
  • Có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý tiến độ và điều phối nhiều nhiệm vụ đồng thời.
  • Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, báo cáo, tờ trình, thông báo kết luận, nội dung thuyết trình và các tài liệu phục vụ công tác điều hành.
  • Có kỹ năng giao tiếp, làm việc với lãnh đạo cấp cao và phối hợp với nhiều đơn vị, bộ phận.
  • Có khả năng nhận diện vấn đề, tư duy hệ thống, phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp xử lý.
  • Có kỹ năng tổ chức, điều phối cuộc họp, hội nghị, sự kiện và các chương trình làm việc quan trọng.
  • Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel và PowerPoint; ưu tiên ứng viên có khả năng khai thác các công cụ quản lý công việc, phân tích dữ liệu và ứng dụng công nghệ trong quản trị.

  3.3. Phẩm chất và thái độ

  • Có ý thức bảo mật cao, tuyệt đối giữ bí mật các thông tin, tài liệu và nội dung trao đổi nội bộ của Ban Giám hiệu; không tiết lộ, chia sẻ hoặc sử dụng thông tin ngoài phạm vi nhiệm vụ được giao.
  • Có khả năng nhận diện và xử lý thận trọng các thông tin nhạy cảm, đặc biệt là thông tin liên quan đến chiến lược, nhân sự, tài chính, tổ chức và các quyết định quản trị của Nhà trường.
  • Tư duy logic, nhạy bén, có khả năng nhìn nhận vấn đề ở góc độ tổng thể và hệ thống.
  • Chủ động, trách nhiệm, quyết đoán trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
  • Tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp khéo léo, ứng xử linh hoạt và phù hợp với môi trường làm việc cấp quản lý.
  • Có khả năng chịu áp lực cao, thích ứng nhanh với những thay đổi và yêu cầu công việc đột xuất.
  • Có tinh thần hợp tác, khả năng kết nối và tạo dựng sự phối hợp hiệu quả giữa các cá nhân, đơn vị.
  • Trung thực, khách quan, giữ vững nguyên tắc và có ý thức bảo mật thông tin nội bộ.

  Quyền lợi

  • Thưởng: Thưởng trong các dịp lễ Tết
  • Chăm sóc sức khoẻ: Đóng BHXH theo quy định Nhà nước, khám sức khoẻ hàng năm
  • Cơ hội du lịch: Du lịch nghỉ mát hàng năm
  • Khác: Hưởng mức lương và thu nhập cạnh tranh theo năng lực Ưu đãi học Thạc sĩ tại trường, hỗ trợ chi phí học Tiến sĩ.