Tuyển dụng Thư Ký Tổng Giám Đốc (Nhà Máy Diệu Thịnh) tại Hồ Chí Minh

• 1. Tiếp nhận, phân loại và cập nhật thông tin
• Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, đề xuất, báo cáo trình TGĐ.
• Phân loại theo mức độ ưu tiên (khẩn – quan trọng – theo dõi).
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ trước khi trình ký.
• Tóm tắt nội dung chính để TGĐ nắm nhanh.
• Tiếp nhận các thông tin cập nhật từ các phòng ban, chủ quản,...
• Kiểm tra, xác minh thông tin.
• Báo cáo cho TGĐ các thông tin ghi nhận và xác minh.
• Ghi nhận chỉ đạo của TGĐ.
• 2. Thư ký cuộc họp
• Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu TGĐ.
• Chuẩn bị, kiểm tra và rà soát các tài liệu, nội dung,… cần thiết cho buổi họp.
• Ghi chép và phát hành biên bản họp.
• Cập nhật bảng kê theo dõi công việc được thống nhất trong các cuộc họp.
• 3. Theo dõi & kiểm soát chỉ đạo TGĐ
• Tiếp nhận, ghi chú và truyền đạt thông tin chỉ đạo của TGĐ.
• Cập nhật, quản lý bảng kê công việc TGĐ giao.
• Theo dõi deadline từng phòng ban.
• Đôn đốc, hỗ trợ các phòng ban xử lý công việc.
• Báo cáo tình trạng hoàn thành (Đúng hạn / Trễ / Rủi ro).
• 4. Tổng hợp báo cáo
• Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các phòng ban.
• Chuẩn hóa báo cáo theo yêu cầu.
• Trình bày nội dung báo cáo cho TGĐ.
• 5. Xây dựng hồ sơ, tài liệu & kiểm soát tuân thủ
• Xây dựng quy trình, quy định theo yêu cầu TGĐ.
• Xây dựng tài liệu đối ngoại: hồ sơ năng lực, hồ sơ đầu tư, thỏa thuận,…
• Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu TGĐ.
• Cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thời gian xử lý.
• Kiểm soát tính tuân thủ quy định nội bộ.
• 6. Quản lý chi phí
• Lập và theo dõi ngân sách VP TGĐ.
• Giải trình thực hiện dự chi.
• Báo cáo chi phí định kỳ cho TGĐ, kịp thời nhắc nhở các khoản chi phí cận hạn mức, chưa hợp lý.
• 7. Đối ngoại
• Quản lý, theo dõi danh sách đối tác, khách hàng chiến lược của TGĐ.
• Nhắc nhở các dịp đặc biệt (ngày sinh, ngày thành lập,…) để TGĐ chúc mừng.
• Tháp tùng TGĐ các buổi đối ngoại theo yêu cầu.
• 8. Chuẩn bị các chuyến công tác TGĐ
• Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón,...
• Chuẩn bị lịch trình chi tiết.
• Quản lý chi phí công tác.
• 9. Quản lý nội dung truyền thông và hình ảnh cho TGĐ
• Chuẩn bị các nội dung phát biểu của TGĐ cho các sự kiện quan trọng: họp cổ đông, họp nội bộ, tất niên, ….
• Chuẩn bị thư chúc mừng, thư chúc Tết cho các dịp quan trọng.
• Nhắc nhở, chuẩn bị cho TGĐ xuất hiện ở các sự kiện quan trọng để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp.
• 10. Lưu trữ hồ sơ
• Lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ cá nhân của TGĐ.
• Lưu trữ, quản lý các hồ sơ quan trọng của công ty và của TGĐ.
• Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc: biên bản, văn bản soạn thảo, quy trình,…
• 11. Khác
• Tham gia hỗ trợ dịch thuật tài liệu, hồ sơ kỹ thuật khi cần.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Lãnh đạo phân công.

Yêu cầu công việc

• Ưu tiên Nữ, Ngoại hình ưa nhìn, độ tuổi 26 - 35.
• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Luật, Kinh tế, Marketing, Tài chính hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý lãnh đạo.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt.
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint).
• Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc hợp lý, khoa học.
• Tư duy logic, nhạy bén, làm việc độc lập.
• Kỹ năng ngoại giao, giao tiếp tốt.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ hành chính tốt.
• Chịu được áp lực công việc cao.

Quyền lợi được hưởng

• Lương, thưởng cạnh tranh.
• Thưởng tháng 13, thưởng Lễ, Tết, thưởng công đoàn.
• Review đánh giá xét điều chỉnh lương hàng năm.
• Được hoàn lại ngày phép năm chưa sử dụng.
• Được hỗ trợ tham gia bảo hiểm nhân thọ MB ageas cho nhân viên gắn bó.
• Được đào tạo về tư duy quản trị và định hướng trở thành người quản lý các đơn vị con trong tương lai.