Tuyển dụng Senior Admin Executive tại Hồ Chí Minh

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chúng tôi đang tìm kiếm vị trí Admin Accounting chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý hồ sơ sổ sách, chứng từ, hóa đơn, chi phí vận hành văn phòng và theo dõi doanh thu - chi tiêu định kỳ của công ty trong lĩnh vực Digital Media. Nhân sự ở vị trí này sẽ là cầu nối phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nội bộ (Media, Sales,...), đối tác bên ngoài và đơn vị dịch vụ kế toán/thuế.

1. Quản lý Hồ sơ, Sổ sách, Hóa đơn & Chi phí Văn phòng (35%)

• Tập hợp, kiểm tra tính hợp lệ và sắp xếp, lưu trữ toàn bộ chứng từ, hợp đồng, hóa đơn đầu vào/đầu ra (bao gồm cả hóa đơn/invoice chạy Ads nước ngoài như Facebook, Google, Zalo...).
• Phối hợp gửi chứng từ, hóa đơn và sao kê ngân hàng cho đơn vị dịch vụ kế toán bên ngoài (MBA); hỗ trợ cung cấp hồ sơ khi cần.
• Quản lý và theo dõi các khoản chi phí vận hành văn phòng, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị và các dịch vụ hành chính phát sinh.
• Phối hợp với bộ phận Sales/Media để kiểm tra hồ sơ, dự thảo hợp đồng, chứng từ kèm theo trước khi trình ký.

2. Báo cáo Chi tiêu, Doanh thu & Quản lý Thu chi (35%)

• Theo dõi, tổng hợp và lập Báo cáo Chi tiêu & Doanh thu định kỳ (theo tuần/tháng/quý) gửi cho Ban Giám đốc và công ty mẹ (Đài Loan).
• Kiểm tra và tổng hợp số liệu chi phí quảng cáo (Cost Media) do đội Media cập nhật để đối soát hiệu quả chiến dịch.
• Quản lý và thực hiện kiểm tra hồ sơ thanh toán (Payment Application), lên lệnh thanh toán chi phí/vendor trên hệ thống ngân hàng.
• Theo dõi bảng kế hoạch dòng tiền (Cashflow) và cập nhật dữ liệu doanh thu dự báo (Pipeline) định kỳ.
• Theo dõi, kiểm tra số liệu tính lương, thưởng, phụ cấp hàng tháng và hoa hồng cho nhân viên/Cộng tác viên.

3. Quản lý Công nợ & Phối hợp Phòng ban (20%)

• Theo dõi chi tiết công nợ phải thu của khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp/Vendor.
• Phối hợp với bộ phận Sales và làm việc với người đối thoại bên phía đối tác/khách hàng để nhắc nhở, đốc thúc thu hồi công nợ quá hạn.
• Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp với các phòng ban nội bộ để giải quyết các phát sinh liên quan đến chi phí, chứng từ và thủ tục hành chính.

4. Công việc Phát sinh (10%)

• Hỗ trợ chuẩn bị các thủ tục, hồ sơ giấy tờ khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng.
• Thực hiện các công việc hành chính - hỗ trợ vận hành khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.

Yêu cầu ứng viên

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm:
• Có từ 2 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Admin Kế toán, Kế toán nội bộ, hoặc Admin Quản lý chi phí/hồ sơ.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Agency, Quảng cáo số (Digital Marketing/Media).
• Kỹ năng chuyên môn & Yêu cầu cốt lõi:
• Tính trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao với số liệu/hồ sơ.
• Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc, đặc biệt là Excel cao cấp (thành thạo các hàm Vlookup, Index/Match, Pivot Table, xử lý và tính toán dữ liệu lớn).
• Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian khoa học, chịu được áp lực tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp làm việc nhóm/phòng ban tốt.
• Ngoại ngữ (Điểm cộng): Tiếng Anh giao tiếp công việc tốt (để báo cáo và trao đổi với đại diện công ty mẹ) hoặc biết tiếng Trung là một lợi thế.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương cạnh tranh theo năng lực (Gross: 13,000,000 - 18,000,000 VND), xét tăng lương hàng năm.
• Thưởng quý, thưởng tháng 13+ hấp dẫn theo hiệu quả kinh doanh của công ty.
• Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật và gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp PVI.
• Tham gia các hoạt động teambuilding, tiệc tất niên, khám sức khỏe định kỳ do công ty tổ chức.
• Môi trường làm việc năng động, văn minh, tiếp xúc với quy trình chuẩn quốc tế.