Tuyển dụng Nhân Viên Hành Chính – Truyền Thông Nội Bộ Tại Hồ Chí Minh

1. Theo dõi công nợ & đối soát

• Thực hiện đối soát số liệu định kỳ với Partner.
• Theo dõi và cập nhật tình trạng công nợ, thanh toán.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý chênh lệch số liệu hoặc bổ sung chứng từ khi cần.
• Tổng hợp số liệu và báo cáo theo yêu cầu.

2. Soạn thảo & xử lý hồ sơ

• Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, phụ lục, biên bản, công văn, đề nghị thanh toán và các văn bản/hồ sơ khác theo mẫu có sẵn.
• Kiểm tra thông tin và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi trình ký.
• Thực hiện trình ký và theo dõi tiến độ ký duyệt hồ sơ.
• Tiếp nhận, hoàn thiện và chuyển giao hồ sơ đến các bộ phận liên quan sau khi ký.
• Theo dõi và bổ sung các hồ sơ còn thiếu khi cần thiết.

3. Quản lý & lưu trữ hồ sơ

• Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hợp đồng, phụ lục, biên bản, hồ sơ đối soát, thanh toán và các tài liệu liên quan.
• Quản lý hồ sơ bản cứng và dữ liệu điện tử khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
• Theo dõi thời hạn và tình trạng của các hợp đồng, phụ lục và hồ sơ liên quan.
• Đảm bảo hồ sơ, chứng từ được lưu trữ đầy đủ theo quy định của công ty.

4. Hỗ trợ hành chính – vận hành

• Hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ hành chính liên quan đến hoạt động của công ty.
• Phối hợp với các bộ phận nội bộ để hoàn thiện hồ sơ, chứng từ và các thủ tục cần thiết.
• Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo phân công của quản lý.

5. Truyền thông nội bộ (30%)

• Hỗ trợ triển khai các chương trình, sự kiện và hoạt động nội bộ của Công ty.
• Phối hợp chuẩn bị các hạng mục phục vụ sự kiện như danh sách tham gia, quà tặng, vật dụng, tài liệu và công tác hậu cần.
• Hỗ trợ soạn thảo và truyền tải các thông báo, nội dung liên quan đến chương trình và hoạt động nội bộ.
• Phối hợp với bộ phận liên quan trong quá trình tổ chức, đảm bảo chương trình được triển khai theo kế hoạch.
• Hỗ trợ ghi nhận hình ảnh, tư liệu và tổng hợp thông tin sau các chương trình/sự kiện.
• Tham gia đề xuất ý tưởng và hỗ trợ triển khai các hoạt động nhằm tăng sự kết nối, gắn kết thành viên và xây dựng văn hóa công ty.

Yêu cầu ứng viên

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí Admin, Operations Admin, Sales Admin hoặc các vị trí tương đương.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm và chủ động trong công việc.
• Có khả năng làm việc với số liệu và sử dụng tốt Excel/Google Sheets.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản, sắp xếp và quản lý hồ sơ.
• Có khả năng theo dõi nhiều đầu việc và đảm bảo đúng thời hạn.
• Có kỹ năng phối hợp công việc tốt với các bộ phận liên quan.
• Có khả năng đọc hiểu email, tài liệu tiếng Anh cơ bản là một lợi thế.
• Ưu tiên các bạn ở khu vực gần công ty.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập cạnh tranh, hấp dẫn.
• Tham gia đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
• Được tham gia đào tạo phát triển kỹ năng từ các Quản lý có chuyên môn.
• Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến rõ ràng.