Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng Kiêm Chứng Từ (02 Năm Kinh Nghiệm) - Tiếng Anh Đọc Hiểu - Tại Hà Nội

1. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG & VẬN HÀNH LÔ HÀNG (CS):

• Tiếp nhận yêu cầu/booking của khách hàng; đặt chỗ với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý; xác nhận booking và theo dõi lịch tàu/lịch bay.
• Theo dõi lô hàng xuất – nhập (đường biển và đường hàng không) trong suốt quá trình vận chuyển; chủ động cập nhật tiến độ cho khách hàng và đại lý.
• Xử lý các vấn đề phát sinh: rớt tàu/hoãn chuyến, sai lệch số lượng, hư hỏng hàng hóa, phí lưu container/lưu bãi (DEM/DET), sai sót chứng từ...; phối hợp các bên đưa ra phương án và báo cáo Trưởng phòng.
• Pricing check giá: Tiếp nhận yêu cầu từ sales: Xin giá từ hãng tàu/hãng hàng không/đại lý.

2. NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ (DOCUMENTATION):

• Phụ trách chứng từ hàng xuất, hàng nhập: phát hành vận đơn (B/L, AWB), lệnh giao hàng (D/O), manifest, pre-alert và các chứng từ liên quan gửi khách hàng, hãng tàu và đại lý.
• Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ, đối chiếu với booking và yêu cầu của khách hàng; phát hiện, xử lý sai lệch trước khi phát hành.
• Làm chứng từ hàng giao door, hàng xuất ex-works.
• Theo dõi thanh toán của khách hàng để phát hành vận đơn phù hợp (original/surrendered/telex release) và giải phóng hàng đúng quy định.
• Kiểm tra debit note/hóa đơn của hãng tàu và đại lý
• Nhập dữ liệu lên hệ thống, lập bộ chứng từ chuyển kế toán theo dõi công nợ và thanh toán cho hãng tàu, đại lý.
• Lưu trữ hồ sơ lô hàng đầy đủ, đúng quy định của công ty, phục vụ tra soát và kiểm tra sau thông quan.

3. PHỐI HỢP VỚI ĐẠI LÝ VÀ ĐỐI TÁC NƯỚC NGOÀI:

• Liên hệ, trao đổi hằng ngày với đại lý Trung Quốc và các đại lý nước ngoài qua email/WeChat/hệ thống.
• Gửi và nhận pre-alert, theo dõi tiến độ xử lý lô hàng tại đầu nước ngoài.
• Đối soát cước và phụ phí, xử lý tranh chấp phát sinh với đại lý và hãng vận chuyển.

4. CÔNG VIỆC KHÁC:

• Lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu và các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại hoặc các ngành có liên quan.
• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm tại vị trí Chăm sóc khách hàng và/ hoặc Chứng từ trong công ty Logistics/Forwarder. Ưu tiên ứng viên đã đảm nhiệm cả hai mảng.
• Nắm vững nghiệp vụ: quy trình hàng xuất – nhập đường biển và đường hàng không, các loại vận đơn, Incoterms, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, local charges và các loại phụ phí.
• Tiếng Anh: bắt buộc – đọc hiểu, soạn thảo email và trao đổi công việc với đại lý nước ngoài. Có bằng cấp/ chứng chỉ là lợi thế.
• Tiếng Trung là lợi thế lớn (Công ty là liên doanh Việt Nam – Trung Quốc, thường xuyên làm việc với đối tác Trung Quốc).
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Outlook; có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý Forwarding là lợi thế.
• Cẩn thận, tỉ mỉ với số liệu và chứng từ; kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và xử lý tình huống tốt.
• Chủ động, chịu được áp lực công việc, có tinh thần trách nhiệm; làm việc độc lập tốt và phối hợp nhóm hiệu quả.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương: Từ 12 triệu VNĐ/ tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm) + Thưởng
• Thu nhập cạnh tranh, thưởng lễ, Tết, lương tháng 13; xét tăng lương định kỳ 01 lần/năm.
• Nghỉ lễ, phép, chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước (BHXH, BHYT, BHTN).
• Được đào tạo, nâng cao nghiệp vụ logistics và có cơ hội tiếp cận thị trường Việt Nam – Trung Quốc.
• Được tham gia các hoạt động ngoại khóa, du lịch công ty, tiệc cuối năm.
• Môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau; nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình từ đồng nghiệp và quản lý các cấp.
• Cơ hội thăng tiến theo quá trình phát triển của công ty.