Tuyển dụng Nhân Viên Admin Bộ Phận Kinh Doanh tại Hồ Chí Minh

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
Thực hiện các nghiệp vụ hỗ trợ kinh doanh, quản lý dữ liệu trên hệ thống, theo dõi hồ sơ xe, đối soát công nợ và hoàn thiện thủ tục báo bán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng nhóm Admin nhằm đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra thông suốt, chính xác theo quy định của Công ty & Nhà cung cấp (NCC).

II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

1. Quản trị Dữ liệu & Hệ thống (30%)
• Nhập thông tin khách hàng tiềm năng và khách mua xe lên hệ thống nội bộ của công ty và hệ thống của NCC hàng ngày.
• Cập nhật chi tiết dữ liệu báo cáo NCC (Họ tên, SĐT, số khung, số máy, giá bán, số hóa đơn, ngày giao xe...).
• Báo cáo tình hình khách hàng tiềm năng đến Showroom và tham gia theo dõi các chương trình bốc thăm trúng thưởng theo yêu cầu từ hãng.

2. Quản lý Hồ sơ & Công nợ (30%)
• Tiếp nhận và quản lý hồ sơ xe gốc/sao y ngay sau khi bộ phận kho xác nhận nhập xe.
• Kiểm tra tình trạng công nợ, đối soát điều kiện tài chính để đề xuất xuất hóa đơn kịp thời.
• Theo dõi sát sao các trường hợp đã xuất hóa đơn nhưng chưa hoàn tất thủ tục (chậm giải ngân, vướng thủ tục ngân hàng/cá nhân) để đôn đốc TVBH xử lý.
• Lấy hồ sơ xe trao đổi với các đại lý khác và hoàn thiện chứng từ Claim (Retail, Fleet) cho NCC.

3. Theo dõi Vận hành & Vận chuyển (15%)
• Theo dõi tiến độ lệnh xuất xe, cập nhật thời gian xe nhập thực tế lên hệ thống nội bộ và hệ thống hãng.
• Tiếp nhận thông tin sự cố từ kho (xe lỗi, trầy xước, chậm vận chuyển) để làm việc với bên vận chuyển và NCC xử lý.
• Thu thập và lưu trữ các chứng từ nghiệp vụ: Phiếu yêu cầu PDI, Phiếu yêu cầu giao xe.

4. Báo bán & Kích hoạt Bảo hành (15%)
• Kiểm tra danh sách khách hàng đã giao xe, thực hiện báo bán trên hệ thống nhà máy đúng thời điểm để giữ các chương trình khuyến mãi (CTKM).
• Kích hoạt chế độ bảo hành cho khách hàng ngay sau khi hoàn tất thủ tục báo bán thành công.

5. Tổng hợp Thưởng & Nhân sự (10%)
• Lập bảng tính thưởng, hoa hồng cho TVBH và Trưởng phòng bán hàng theo chính sách kinh doanh hiện hành.
• Báo cáo tình hình nhân sự và năng suất bán hàng của từng TVBH theo yêu cầu định kỳ của NCC.
• Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo điều động của Trưởng nhóm Admin và GĐKD.

III. TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN:

1. Trách nhiệm:
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu nhập lên hệ thống của Công ty và NCC.
• Đảm bảo việc báo bán đúng hạn để bảo vệ quyền lợi khuyến mãi cho khách hàng và công ty.
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng và chính sách giá/thưởng nội bộ.

2. Quyền hạn:
• Yêu cầu TVBH cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ và xác nhận thanh toán để hoàn thiện hồ sơ.
• Đề xuất dừng xuất hóa đơn hoặc dừng giao xe nếu khách hàng chưa đủ điều kiện công nợ/hồ sơ theo quy trình.

Yêu cầu ứng viên

IV. TIÊU CHUẨN
Kiến thức chuyên môn:
• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học khối ngành Kinh tế, Kế toán, Tài chính hoặc Quản trị kinh doanh.
• Kinh nghiệm: Ít nhất 02 năm ở vị trí Sales Admin trong ngành ô tô (Ưu tiên người đã làm cho các hãng xe điện/VinFast).

1. Kỹ năng làm việc:
o Thành thạo tin học văn phòng (Excel) và có khả năng học hỏi nhanh các phần mềm quản lý (DMS, CRM, Bravo).
o Kỹ năng sắp xếp hồ sơ khoa học, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
o Tỉ mỉ, cẩn thận với các con số và chứng từ.

2. Thái độ
• Thái độ: Trung thực, trách nhiệm, chịu khó và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.

3. Chế độ báo cáo
• Hàng ngày: Cập nhật dữ liệu khách hàng và trạng thái xe lên hệ thống.
• Hàng tuần: Báo cáo tình hình công nợ hồ sơ xe và danh sách xe chờ báo bán.
• Hàng tháng: Tổng hợp bảng thưởng kinh doanh và báo cáo nhân sự cho NCC.

Quyền lợi được hưởng