Tuyển dụng Finance And Administration Officer tại Hồ Chí Minh

Key Responsibilities

Accounts Payable and Receivable
· Review invoices, contracts, payment requests, acceptance records and supporting documents.
· Maintain AP, AR, deposits, advances and reimbursements; prepare payment files and reconciliations.
· Follow up discrepancies with suppliers, customers, accountants and internal departments.

Loans and Financing
· Maintain loan agreements, drawdown records, repayment schedules and outstanding balances.
· Track principal, interest, fees, due dates and other obligations for each loan and tranche.
· Prepare payment advice, bank evidence and periodic financing summaries; reconcile balances with lenders.

Treasury and Banking
· Update bank transactions, cash balances and short-term payment schedules.
· Prepare domestic and international payment documentation and maintain bank statements and debit advices.
· Support cash-flow tracking and ensure payments are complete, accurate and timely.

Vendors and Document Control
· Collect vendor legal documents and support vendor KYC and onboarding.
· Classify quotations, contracts, purchase documents, acceptance records and invoices by vendor, vehicle, contract and accounting period.
· Maintain secure, complete and searchable electronic and physical filing systems.

Assets and Fleet Administration
· Maintain purchase, handover, disposal and ownership records for vehicles and other assets.
· Track insurance, inspection, registration and service expiry dates for the leasing fleet.
· Monitor repair, maintenance, insurance and operating costs by vehicle or contract.

Accounting Audit and Administration Support
· Submit monthly documentation to the accounting team and follow up missing or corrected documents.
· Prepare supporting records for financial reporting, audit and tax review; assist with bank, AP, AR, deposit and loan reconciliations.
· Prepare reports, meeting records and management documents, and follow up issues through completion.
--------------------------

Trách nhiệm công việc

Công nợ phải trả và phải thu
· Kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu và chứng từ liên quan.
· Theo dõi AP, AR, tiền đặt cọc, tạm ứng và hoàn ứng; chuẩn bị hồ sơ thanh toán và đối chiếu công nợ.
· Phối hợp xử lý chênh lệch với nhà cung cấp, khách hàng, kế toán và các bộ phận nội bộ.

Khoản vay và tài trợ
· Quản lý hợp đồng vay, hồ sơ giải ngân, lịch trả nợ và dư nợ.
· Theo dõi gốc, lãi, phí, ngày đến hạn và các nghĩa vụ của từng khoản vay và từng đợt giải ngân.
· Chuẩn bị Payment Advice, chứng từ ngân hàng và báo cáo khoản vay; đối chiếu số dư với bên cho vay.

Ngân quỹ và ngân hàng
· Cập nhật giao dịch ngân hàng, số dư tiền và lịch thanh toán ngắn hạn.
· Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trong nước và quốc tế; lưu trữ sao kê và giấy báo nợ.
· Hỗ trợ theo dõi dòng tiền và đảm bảo thanh toán đầy đủ, chính xác, đúng hạn.

Nhà cung cấp và quản lý chứng từ
· Thu thập hồ sơ pháp lý, hỗ trợ KYC và tiếp nhận nhà cung cấp.
· Phân loại báo giá, hợp đồng, chứng từ mua hàng, biên bản nghiệm thu và hóa đơn theo nhà cung cấp, xe, hợp đồng và kỳ kế toán.
· Duy trì hệ thống hồ sơ điện tử và bản cứng bảo mật, đầy đủ và dễ tra cứu.

Tài sản và quản trị đội xe
· Quản lý hồ sơ mua sắm, bàn giao, thanh lý và sở hữu của xe và các tài sản khác.
· Theo dõi thời hạn bảo hiểm, đăng kiểm, đăng ký và dịch vụ của đội xe cho thuê.
· Theo dõi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hiểm và vận hành theo từng xe hoặc hợp đồng.

Hỗ trợ kế toán kiểm toán và hành chính
· Gửi chứng từ hàng tháng cho kế toán và theo dõi việc bổ sung hoặc điều chỉnh chứng từ.
· Chuẩn bị hồ sơ phục vụ báo cáo tài chính, kiểm toán và thuế; hỗ trợ đối chiếu ngân hàng, AP, AR, tiền đặt cọc và khoản vay.
· Chuẩn bị báo cáo, biên bản họp và tài liệu quản lý; theo dõi các vấn đề đến khi hoàn tất.

Yêu cầu ứng viên

Requirements

· Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Auditing, Banking, Business Administration or a related field.

· Junior applicants with strong potential are welcome; candidates with 4–5 years of experience in finance administration, AP, treasury, loans or document control are preferred for the experienced level.

· Good Excel skills and confidence working with financial data, invoices, contracts and supporting documents.

· Strong organization, accuracy, confidentiality and deadline management.

· Proactive follow-up, clear communication and the ability to coordinate with vendors, banks, accountants and internal teams.

· English written and spoken is required.


Yêu cầu ứng viên

· Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Tài chính, Kế toán, Kiểm toán, Ngân hàng, Quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.

· Chào đón ứng viên junior có tiềm năng; ứng viên có 4–5 năm kinh nghiệm tài chính hành chính, AP, treasury, khoản vay hoặc quản lý chứng từ được ưu tiên cho cấp có kinh nghiệm.

· Sử dụng tốt Excel và tự tin làm việc với số liệu, hóa đơn, hợp đồng và chứng từ tài chính.

· Có khả năng tổ chức công việc, tính chính xác, bảo mật và quản lý thời hạn tốt.

· Chủ động theo dõi công việc; giao tiếp và phối hợp tốt với nhà cung cấp, ngân hàng, kế toán và các bộ phận nội bộ.

· Khả năng nói, viết Tiếng Anh là bắt buộc.

Quyền lợi được hưởng

Career Development and Benefits

· Net take-home income ranges from VND 8,000,000 – 18,000,000 per month.
· A defined path toward Senior Finance Officer and Finance Executive based on performance and capability.

· Salary reviews and increases aligned with results, expanded responsibilities and professional growth.

· Hands-on exposure to treasury, loans, cash flow, cost control, audit and management reporting.

· Opportunity to work directly with management, banks, auditors and domestic and international partners.

· Competitive salary based on experience, performance-based rewards and statutory insurance and leave benefits.

· A young, international and growing leasing and investment environment.


Cơ hội phát triển và quyền lợi

· Thu nhập thực nhận từ 8.000.000 – 18.000.000 VND/tháng. 

· Lộ trình phát triển rõ ràng lên Senior Finance Officer và Finance Executive dựa trên năng lực và kết quả công việc.

· Được xem xét tăng lương khi đạt kết quả tốt, tiếp nhận thêm trách nhiệm và phát triển năng lực chuyên môn.

· Được tiếp cận thực tế với ngân quỹ, khoản vay, dòng tiền, kiểm soát chi phí, kiểm toán và báo cáo quản trị.

· Có cơ hội làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, ngân hàng, kiểm toán và các đối tác trong nước, quốc tế.

· Mức lương cạnh tranh theo kinh nghiệm, thưởng theo hiệu quả và đầy đủ bảo hiểm, nghỉ phép theo quy định.

· Môi trường trẻ, quốc tế và đang phát triển trong lĩnh vực cho thuê và đầu tư.