Tuyển dụng Facilities Officer ( 6 months contract) tại Hồ Chí Minh

TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KPI)

• Đảm bảo công tác tổng hợp, lưu trữ và quản lý hồ sơ gốc bao gồm các giấy tờ pháp lý liên quan đến các tòa nhà có hệ thống, đầy đủ và chính xác.
• Chịu trách nhiệm chính khi liên hệ, phối hợp và đôn đốc Nhà thầu/ nhà cung cấp (NCC), chuyên viên kỹ thuật – kiến trúc, nhân viên giám sát và cơ sở khi triển khai hồ sơ thi công đúng quy trình, quy định tài chính và theo dõi, thực hiện xuyên suốt các hồ sơ giai đoạn báo giá, ký HĐ, nghiệm thu – thanh toán.
• Tiếp nhận các thông tin sửa chữa nhỏ, hư hỏng đột xuất tại cơ sở. Chuyển thông tin đến bộ phận xử lý phù hợp và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kịp thời, hiệu quả.
• Thực hiện, quản lý công viêc hành chánh của phòng Dự Án đối với văn phòng trung tâm: chấm công, đối chiếu ngân sách, tổng hợp đề xuất văn phòng phẩm, tổ chức họp giao ban định kỳ, lưu trữ hồ sơ, công chứng hồ sơ có liên quan chính xác, đúng thời hạn.
• Quản lý tài sản lưu kho của phòng Dự án và kết hợp với bộ phận khác tái sử dụng hiệu quả
• Thiết lập, theo dõi và cập nhật ngân sách phù hợp, chi tiết, chính xác
• Liên hệ và thực hiện các hướng dẫn thủ tục cùng các cơ quan hữu quan để hoàn tất thủ tục cơ sở vật chất (CSVC): điện, nước, môi trường… khi cần thiết chính xác,theo đúng qui trình.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC

• 1. Tổng hợp, lưu trữ và quản lý hồ sơ lưu (hồ sơ mềm và hồ sơ giấy), kho cơ sở vật chất bao gồm:
• Hồ sơ pháp lý tòa nhà văn phòng trung tâm (VPTT) và các cơ sở
• Hồ sơ tư vấn, thi công, hoàn công đã được Ban Giám Đốc (BGĐ) duyệt
• Hồ sơ tài sản lưu kho của phòng Dự án

2. Liên hệ các bên để thực hiện và triển khai hồ sơ thi công

• Kiểm tra sự phù hợp của hợp đồng thi công và các tài liệu khác liên quan
• Thông báo lịch thi công cho nhà thầu và cơ sở theo dõi
• Tổng hợp, cung cấp hồ sơ thi công cho giám sát và Quản lý cơ sở (QLCS)
• Kiểm tra, hướng dẫn nhà thầu làm hồ sơ báo giá,HĐ, nghiệm thu, thanh quyết toán, bảo hành.

3. Thiết lập, theo dõi và quản lý ngân sách

• Tổng hợp, báo cáo với trưởng phòng ngân sách theo định kỳ
• Đối chiếu ngân sách thực thi với ngân sách theo kế hoạch được BGĐ phê duyệt
• Đối chiếu ngân sách cùng phòng kế toán vào mỗi tháng
• 4. Thực hiện, quản lý công việc hành chánh của phòng với hoạt động văn phòng trung tâm:
• Tổng hợp lịch chấm công, lịch làm ngoài giờ
• Soạn thảo các văn bản/ công văn cho các đối tác, cơ quan hữu quan, biên bản họp…
• Liên hệ các cơ quan hữu quan trong việc giấy tờ hành chánh như: công chứng, hồ sơ xin cấp phép/chuyển đổi tên sử dụng
• Tổng hợp, quản lý văn phòng phẩm phòng Dự án

5. Công việc khác

• Liên hệ mời thầu cho các công trình thi công.
• Tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện các dự án, các công tác sửa chữa nhỏ theo SLA.
• Tư vấn cấp quản lý trong công tác liên quan đến chuyên môn. (Kiểm tra dự toán và báo giá của nhà thầu).
• Đảm nhiệm các công việc khác khi được phân công.
• QUYỀN HẠN
• Trực tiếp làm việc cùng nhà cung cấp về hướng dẫn quy trình thực hiện
• Tạm ngưng và báo cáo cấp trên cùng giải quyết khi nhà thầu thực hiện sai yêu cầu về pháp lý gây ảnh hưởng nghiêm trọng
• Liên hệ QLCS, nhân viên yêu cầu hỗ trợ công việc
• Yêu cầu tất cả các bộ phận trong cơ sở/Phòng ban sử dụng trang thiết bị đúng quy định, giữ gìn khi sử dụng.
• Báo cáo trực tiếp với QLCS/Trưởng phòng ban những hành vi cố tình vi phạm khi sử dụng các trang thiết bị hoặc không giữ gìn, bảo quản khi sử dụng
• Tạo mối quan hệ với nhiều nhà thầu và nhà cung cấp trang thiết bị bên ngoài để tăng hiệu quả công việc
• Tham gia các khóa đào tạo nội bộ.
• A.
• Yêu cầu chung
• Giới tính                     : Nam/ nữ
• Tuổi                             : 22- 40
• Bằng cấp                    : Cao đẳng/ Đại học
• Chuyên môn             : Quản trị Hành Chánh Văn Phòng hoặc các ngành liên quan đến xây dựng, Quản lý dự án.
• Kinh nghiệm             : Trên 2 năm kinh nghiệm, ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng,    quản lý dự án
• Trình độ Anh văn    : chứng chỉ B trở lên
• Trình độ Vi tính       : Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng, biết sử dụng autocad để tính dự toán, kiểm tra khối lượng theo bản vẽ.
• B.
• Yêu cầu về kỹ năng
• Có kỹ năng quản lý, lưu trữ hồ sơ có hệ thống.
• Chủ động, độc lập trong quản lý công việc và
• Có khả năng theo dõi, đôn đốc công việc của đối tượng khác
• Giao tiếp hiệu quả, chuyên nghiệp với các đối tượng khác nhau: nhân viên, cấp quản lý, nhà cung cấp,…
• Có kỹ năng đàm phán
• Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống
• C.
• Yêu cầu về thái độ
• Có tinh thần trách nhiệm cao
• Thẳng thắn, trung thực và liêm chính.
• Tuân thủ kỉ luật
• Chịu khó
• Tháo vát, hoạt bát, nhanh nhẹn và linh hoạt.
• Biết hợp tác tốt cùng các đối tượng khác nhau.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và tinh thần làm việc hướng đến kết quả.

D.     Phúc Lơi

• Mức lương hấp dẫn tương ứng với năng lực
• Xét lương thưởng hằng năm theo quy định công ty
• Được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của luật hiện hành
• Miễn giảm 50% học phí tối đa 02 con (các khoản phí khác như tiền ăn, phí xe đưa đón, chi phí sách giáo khoa, đồng phục, hoạt động ngoại khóa, phí kiểm tra đầu vào, v.v... vẫn được áp dụng theo quy định)
• Hỗ trợ cơm trưa, cấp đồng phục; tham quan du lịch hằng năm; quà sinh nhật và thưởng các dịp lễ, Tết theo chính sách Công ty.
• Được làm việc môi trường chuyên nghiệp.