Document Controller / Nhân viên Quản lý Tài liệu

The project:

This is a complex, large scale, production facility project that includes warehouse, office, and staff amenities working with an amazing client and talented Mace team. This project will be of incredibly high-quality standards in a heavily regulated environment, suiting people with similar project experience that operate with the highest integrity and professionalism.

Dự án:

Đây là một dự án cơ sở sản xuất phức tạp, quy mô lớn, bao gồm nhà kho, văn phòng và các tiện ích cho nhân viên, được thực hiện cùng một khách hàng tuyệt vời và đội ngũ Mace đầy tài năng. Dự án này sẽ được triển khai theo các tiêu chuẩn chất lượng cực kỳ cao trong một môi trường được quản lý nghiêm ngặt, phù hợp với những người có kinh nghiệm ở các dự án tương tự và luôn làm việc với sự chính trực và tính chuyên nghiệp cao nhất.

You’ll be responsible for:

• Manage project information in line with Mace procedures, ensuring accuracy and quality across all documentation.

• Oversee system onboarding, access, and permissions for internal teams and external partners.

• Maintain distribution groups and document matrices to support efficient information flow.

• Ensure core processes, including RFIs and in-app reporting, operate effectively.

• Coordinate document assignment and system updates to maintain structured control.

• Contribute to Mace’s net-zero goals through proactive carbon-aware practices.

Bạn sẽ chịu trách nhiệm:

• Quản lý thông tin dự án theo đúng quy trình của Mace, đảm bảo tính chính xác và chất lượng của toàn bộ tài liệu dự án

• Quản lý việc khởi tạo tài khoản, cấp quyền truy cập và phân quyền hệ thống cho các nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài.

• Duy trì các nhóm phân phối (distribution groups) và ma trận quản lý tài liệu (document matrices) nhằm hỗ trợ luồng thông tin hiệu quả.

• Đảm bảo các quy trình cốt lõi, bao gồm Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) và báo cáo trên hệ thống, được vận hành hiệu quả.

• Điều phối việc phân công tài liệu và cập nhật hệ thống nhằm duy trì công tác kiểm soát tài liệu một cách có hệ thống.

• Đóng góp vào mục tiêu phát thải ròng bằng 0 (Net Zero) của Mace thông qua việc chủ động áp dụng các thực hành giảm phát thải carbon trong công việc.

Yêu cầu công việc

You’ll need to have:

• Strong written and verbal communication skills.

• Previous experience in administrative support or document control roles.

• Strong working knowledge of Aconex or similar project information systems.

• Skilled in managing construction documentation with accuracy, compliance, and efficient information workflows.

Yêu cầu ứng viên cần có:

• Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng văn bản và lời nói.

• Có kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực hỗ trợ hành chính hoặc kiểm soát tài liệu (Document Control).

• Có kiến thức và kinh nghiệm sử dụng Aconex hoặc các hệ thống quản lý thông tin dự án tương đương.

• Thành thạo trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu xây dựng, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định và vận hành hiệu quả quy trình quản lý thông tin.

Quyền lợi

• Nghỉ phép có lương: Paid Leave.