Tuyển dụng Chuyên Viên Mua Hàng Quốc Tế tại Hà Nội

1. Phân tích thị trường và lập kế hoạch mua hàng

• Thu thập, phân tích thông tin thị trường EU, xu hướng giá và khả năng cung ứng của từng nhóm nguyên liệu.
• Theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến giá mua như mùa vụ, tỷ giá, cước vận chuyển, chính sách thương mại và biến động nguồn cung.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh, Kế hoạch, Kho và Kế toán để xác định nhu cầu mua hàng.
• Xây dựng kế hoạch mua hàng theo forecast, tồn kho, lead time, MOQ, ngân sách và dòng tiền.
• Đề xuất thời điểm mua, số lượng mua và phương án dự phòng nguồn cung.

2. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp EU

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới tại thị trường châu Âu.
• Thu thập và kiểm tra hồ sơ năng lực, tiêu chuẩn chất lượng, chứng nhận và khả năng cung ứng của nhà cung cấp.
• Thực hiện lấy mẫu, báo giá, so sánh và đánh giá các phương án mua hàng.
• Xây dựng, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp hiện hữu.
• Phát triển nguồn cung thay thế cho các nhóm nguyên liệu quan trọng nhằm giảm rủi ro phụ thuộc.

3. Đàm phán và quản lý hợp đồng

• Trực tiếp giao dịch, trao đổi và đàm phán bằng tiếng Anh với nhà cung cấp EU.
• Đàm phán giá, MOQ, thời gian giao hàng, Incoterms, phương thức thanh toán, tiêu chuẩn chất lượng, bảo hành và xử lý khiếu nại.
• Soạn thảo, kiểm tra và theo dõi hợp đồng ngoại thương, đơn đặt hàng, phụ lục và các thỏa thuận liên quan.
• Đảm bảo các điều khoản mua hàng bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro cho Công ty.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng, hạn mức tín dụng và nghĩa vụ của các bên.

4. Quản lý đơn hàng quốc tế

• Thực hiện quy trình mua hàng từ đề nghị mua, lấy báo giá, phê duyệt, phát hành PO đến theo dõi thanh toán và nhận hàng.
• Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói, lịch tàu, ETD, ETA và thời gian hàng về kho.
• Chủ động cập nhật các thay đổi, chậm trễ hoặc rủi ro có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
• Phối hợp với forwarder, hãng tàu, đơn vị vận chuyển và bộ phận Chứng từ – Hải quan.
• Kiểm soát chi phí mua hàng, cước vận chuyển và các chi phí phát sinh.

5. Kiểm soát chứng từ và tuân thủ nhập khẩu

• Kiểm tra tính chính xác, thống nhất và đầy đủ của: Hợp đồng ngoại thương; Purchase Order/Proforma Invoice; Commercial Invoice; Packing List; Bill of Lading/Air Waybill; Certificate of Origin; Certificate of Analysis/Certificate of Quality; Hồ sơ kiểm dịch, an toàn thực phẩm và chứng từ chuyên ngành theo từng mặt hàng.
• Phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến HS Code, xuất xứ, chất lượng và thông quan hàng hóa.
• Đảm bảo hồ sơ mua hàng và nhập khẩu đáp ứng quy định pháp luật và quy trình nội bộ.

6. Quản lý chất lượng và khiếu nại nhà cung cấp

• Phối hợp với QA, Kho và các bộ phận liên quan kiểm tra chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa.
• Tổng hợp bằng chứng và làm việc với nhà cung cấp khi xảy ra hàng thiếu, hàng lỗi, hư hỏng hoặc không đạt tiêu chuẩn.
• Đàm phán phương án đổi hàng, bù hàng, giảm giá hoặc bồi thường.
• Theo dõi việc xử lý khiếu nại đến khi hoàn tất.
• Định kỳ đánh giá nhà cung cấp theo chất lượng, giá, tiến độ, dịch vụ và mức độ hợp tác.

7. Báo cáo và quản lý dữ liệu

• Cập nhật đầy đủ dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, PO, tiến độ giao hàng và lịch thanh toán trên hệ thống.
• Lập báo cáo mua hàng, biến động giá, chi phí, tiến độ đơn hàng và hiệu quả nhà cung cấp.
• Cảnh báo sớm các rủi ro có thể gây thiếu hàng, tăng chi phí hoặc chậm giao hàng.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình và tối ưu tổng chi phí mua hàng.

Yêu cầu ứng viên

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, Xuất nhập khẩu, Logistics, Supply Chain hoặc ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Có tối thiểu 4-5 năm kinh nghiệm mua hàng quốc tế.
• Đã mua nguyên liệu thực phẩm, nguyên liệu bia, nước giải khát hoặc hàng FMCG.
• Có kinh nghiệm trực tiếp giao dịch và đàm phán với nhà cung cấp tại EU.
• Có kinh nghiệm quản lý đơn hàng nhập khẩu từ đặt hàng đến khi hàng về kho.

Ngoại ngữ

• Tiếng Anh tối thiểu TOEIC 750 hoặc IELTS 6.5, ưu tiên TOEIC 800/IELTS 7.0 trở lên.
• Có khả năng độc lập thực hiện email, họp, đàm phán, rà soát hợp đồng và xử lý khiếu nại bằng tiếng Anh.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc thường xuyên với đối tác châu Âu.

Kiến thức chuyên môn

• Am hiểu quy trình mua hàng quốc tế và hợp đồng ngoại thương.
• Nắm được Incoterms 2020, phương thức thanh toán quốc tế và quy trình logistics nhập khẩu.
• Có kiến thức về chứng từ, hải quan, xuất xứ và kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
• Có khả năng phân tích giá, tổng chi phí nhập khẩu và đánh giá nhà cung cấp.
• Có tư duy quản trị rủi ro về nguồn cung, tỷ giá, thanh toán và vận chuyển.
• Ưu tiên có chứng chỉ CIPS, CPSM hoặc các chứng chỉ về mua hàng, đàm phán và quản lý dự án.

Kỹ năng

• Đàm phán