Tuyển dụng Chuyên Viên Dịch Vụ KH Và Chứng Từ Cấp Cao tại Hồ Chí Minh

Chúng tôi đang tìm kiếm Chuyên viên Dịch vụ Khách hàng & Chứng từ Cấp cao gia nhập đội ngũ Logistics & Freight Forwarding.
Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý và chăm sóc khách hàng được phân công, điều phối toàn bộ quá trình xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu, kiểm tra và xử lý chứng từ vận chuyển – hải quan, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Ứng viên phù hợp cần có kiến thức vững về nghiệp vụ giao nhận, khả năng giao tiếp tốt, tư duy xử lý vấn đề và đặc biệt là sự cẩn thận, chủ động trong công việc.

2. NHIỆM VỤ CHÍNH

A. Chăm sóc và quản lý khách hàng

• Là đầu mối liên hệ chính với các khách hàng doanh nghiệp (B2B) được phân công.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng liên quan đến dịch vụ, báo giá, lịch trình và tình trạng lô hàng.
• Chủ động cập nhật tiến độ, lịch tàu/chuyến bay, thời gian dự kiến và các vấn đề phát sinh cho khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các phản hồi, khiếu nại của khách hàng.
• Duy trì và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo yêu cầu của khách hàng được xử lý đầy đủ và đúng thời hạn.

B. Điều phối và theo dõi lô hàng

• Theo dõi và điều phối các lô hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn tất giao hàng.
• Phối hợp với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý, đơn vị vận tải, kho hàng và các đối tác liên quan.
• Theo dõi lịch tàu/chuyến bay, thời gian cắt máng, ETD/ETA, tình trạng hàng hóa và tiến độ giao nhận.
• Đảm bảo lô hàng được xử lý đúng quy trình, đúng yêu cầu của khách hàng và đúng thời hạn.
• Chủ động theo dõi và xử lý các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

C. Xử lý và kiểm soát chứng từ

• Chuẩn bị, kiểm tra và đối chiếu các chứng từ xuất nhập khẩu và vận chuyển, bao gồm:
  • Vận đơn đường biển (B/L)
  • Vận đơn hàng không (AWB)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói (Packing List)
  • Hướng dẫn gửi hàng (SI)
  • Xác nhận khối lượng toàn bộ hàng hóa (VGM)
  • Các chứng từ liên quan đến thủ tục hải quan
• Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và thống nhất của thông tin trên chứng từ.
• Đảm bảo chứng từ được chuẩn bị và gửi đúng thời hạn.
• Phối hợp với các bên liên quan để xử lý sai lệch hoặc thiếu sót chứng từ.
• Đảm bảo hồ sơ và quy trình thực hiện phù hợp với quy định xuất nhập khẩu hiện hành.

D. Xử lý sự cố và vấn đề phát sinh

• Chủ động phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình vận chuyển như:
  • Chậm tàu/chậm chuyến
  • Vấn đề liên quan đến hải quan
  • Sai lệch chứng từ
  • Vấn đề về hàng hóa hoặc giao nhận
  • Các phát sinh khác trong quá trình vận chuyển
• Kịp thời thông báo và đưa ra phương án xử lý phù hợp cho khách hàng và các bên liên quan.
• Chủ động phối hợp với các bộ phận/đối tác để hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dịch vụ.
• Báo cáo cấp trên đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền xử lý.

E. Hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên

• Hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên Junior trong các nghiệp vụ Customer Service và Documentation.
• Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới về quy trình và nghiệp vụ thực tế.
• Chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ đội nhóm trong quá trình xử lý công việc hàng ngày.
• Đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Yêu cầu ứng viên

• Có 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, Freight Forwarding, Customer Service hoặc Documentation.
• Có kiến thức tốt về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải.
• Hiểu rõ về Incoterms và các quy trình liên quan đến vận chuyển quốc tế.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh tốt, đặc biệt trong giao tiếp và trao đổi email công việc.
• Kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm và chủ động trong công việc.
• Có khả năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề và làm việc dưới áp lực cao.
• Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.
• Biết sử dụng CargoWise hoặc các phần mềm quản lý Logistics tương tự là một lợi thế.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp tốt với các thành viên trong đội nhóm.

Quyền lợi được hưởng

• Mức lương cạnh tranh, phù hợp với năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và chính sách của công ty.
• Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• Nghỉ phép năm và hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi theo chính sách công ty.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và có cơ hội phát triển.
• Được đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.